Унифицированные системы документации, применяемые в бухгалтерии

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Ряд функций управления является типовыми, т. е. присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, организационно-распорядительная деятельность, бухгалтерский учет и отчетность, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, предприятий, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Кроме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации.

Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

Бухгалтерии в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации. Это прежде всего:

система первичной учетной документации;

система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

система расчетно-денежной документации;

система организационно-распорядительной документации.

Их разработчиками были Министерство статистики и анализа, Министерство финансов, Национальный банк, Государственный комитет по архивам и делопроизводству.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Были утверждены типовые междуведомственные формы первичной учетной документации по учету личного состава, использованию рабочего времени, расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, основных средств, сырья и материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работы строительных машин и механизмов, результатов инвентаризации, кассовых операций и др.

Эти формы используются не только в бюджетных, но и в организациях других видов собственности.

Кроме того министерства (ведомства) разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательные для применения в учреждениях, организациях, предприятиях данного ведомства.

Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации.

В ст. 9 «Закона о бухгалтерском учёте и отчётности» указано: «Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по типовым формам, утверждённым Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков — Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утверждённым республиканскими органами государственного управления, подчинёнными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учётом и отчётностью организаций соответствующих отраслей экономики».