Первичные документы. 
Бухгалтерский учет на железнодорожном транспорте

Понятие первичный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее правовое (доказательное) значение. Показатели документа должны раскрывать содержание и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации учета, анализа, и составления отчетности.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы :

• 1. Оправдательные документы. К этим документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т. п. Данные документы отражают факт совершения операции и соответственно информация содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
• 2. Организационнораспорядительные. Это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. п. Организационно-распорядительные документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.
• 3. Документы бухгалтерского оформления. Эти документы заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Информация данных документов также заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный характер и оправдательный характер, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т. п. Первичные документы оформляются на бланках типовых форм или в специально разработанных формах.

Документы должны иметь юридическую силу, то есть содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; дату; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностных лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровка.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на компьютере или пишущей машинке).

В них не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений; ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускаются ни какие исправления.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• — арифметически (подсчет сумм);
• — по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• — по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

После приемки первичного информация с этого документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающаяся возможность его повторного использования. Например при ручной обработке документов на документе проставляется дата записи в учетный регистр. Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено», или «Оплачено» с указанием даты.

Унифицированными (типовыми) принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций в организациях независимо от форм собственности, отрасли народного хозяйства и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря ним достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однообразных хозяйственных операций. По общепризнанной методологии ведения документации для любой организации в современных условиях можно выделить три вида документопотока (структуры информационного обмена): входящие, внутренние, исходящие.

Среди таких форм первичных документов различают межотраслевые (междуведомственные) и обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений и рекомендованных как образцы, на основании которых организации могут разрабатывать собственные формы документов с учетом специфики их деятельности. Последние принято называть также специализированными, соответствующими отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным организациям.

Для первичных учетных документов установлен состав отдельных реквизитов, с тем, чтобы обеспечить их доказательность. К их числу отнесены: наименование документа (формы), код формы; дата составления; место составления (наименование хозяйственного субъекта, который сформирован документ или от имени которого он составлен); содержание хозяйственной операции; количественная характеристика хозяйственной операции в натуральном и денежном выражение; наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформления хозяйственной операции; личные подписи или иные знаки, идентифицирующие лицо, совершившее операцию.

Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно установленным правилам (отчеты — 5 лет, вспомогательные регистры и большинство первичных документов-3 года, лицевые счета работников предприятия — 75 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у предприятий может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим законодательством.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью и печатью, отпечатать) и снять с их копии.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результат работы этой комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы должны быть включены дополнительные реквизиты:

первичные документы составляются средствами, которые обеспечивают сохранность записей в них в течение длительного времени;

• — ошибки в первичных документах исправляют так, чтобы можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;
• — нельзя оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств Республики Казахстан и законодательством Казахстана.

В финансово — бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы т.д.

Номера документам присваивают в порядке возрастания цифр, начиная обычно с начала календарного года. Документам, к которым приходится часто обращаться (договоры, гарантийные письма и др.) присваивают регистрационный индекс, включающий в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости — число и месяц его составления.

От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из неё. Записи в первичных документах производятся чернилами (пастой шариковых ручек) с помощью пишущих средств, средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Поэтому запрещаются записи простым карандашом.

В бухгалтерии процесс обработки принятых от исполнителей документов предполагает три этапа таксировку, группировку, контировку.

Таксировка — пересчет в стоимостной показатель наличия, поступления и выбытия тех или иных ценностей путем умножения цены за единицу на их количество. Эта операция осуществляется в самом первичном документе.

Группировка — подбор первичных документов, однородных по своему экономическому содержанию, для упрощения последующей их обработки. Результатом обработки является составление накопительных и /или группировочных ведомостей. В условиях автоматизации учета ведомости получают в любом сочетании автоматизированным путем исходя из целей управления.

Контировка — указание корреспонденции между счетами. В отдельных документах с этой целью предусмотрены специальные колонки на лицевой стороне.

Корреспонденцию счетов оформляют в соответствии с Генеральным планом счетов бухгалтерского учета финансовохозяйственной деятельности субъектов. В дальнейшем хозяйственные операции отражают в текущем учете на синтетических и аналитических счетах, после чего документы сдают в архив.