Для наглядного представления и ознакомления с имеющимися на хранении архивными документами каждый архив организует выставки и экспозиции.
Во время работы выставок организуются экскурсии. Сопроводительный текст составляется работником, подготовившим выставку. Текст должен быть увязан с экспонатами выставки.
На базе выставок могут проводиться научно-практические, методические и информационные мероприятия (конференции, семинары, «круглые столы»).
Информация об открытии выставок передается по радио и телевидению. Информация может быть дана в форме объявления, статьи с изложением краткого содержания выставки.
В целях обобщения опыта организации и работы по демонстрации выставок ведется книга отзывов и предложений для посетителей. При изучении отзывов учитываются пожелания, конкретные предложения по той или иной теме.
Для учета форм использования документов в архивном учреждении заполняется «Карточка учета форм использования документов» .
В целях сохранения и накопления опыта все основные документы по организации и проведению выставок могут быть сформированы в специальное дело, которое вносится в номенклатуру дел архивного учреждения. В него включаются: тематический и экспозиционный планы, фотографии общего вида выставки, негативы и копии документов, тексты лекций, информация об открытии выставки, рецензии и отзывы о выставке, справка о месте экспонирования выставки, сведения о количество посетителей и др.
