Организация договорной работы с поставщиками товаров

Основой хозяйственных взаимоотношений между поставщиками и покупателями товаров является договорная работа.

Единствен-ным видом хозяйственного договора, используемого при организации договорных отношений с поставщиками в ЧУП «Гомельская универсальная база» является договор поставки. Этот правовой документ, который регулирует взаимоотношения поставщика и покупателя по поставке товаров и является единственным юридическим фактом, на основании которого возникает обязательство по поставке.

Основные этапы договорной работы:

• · подготовка к заключению договора;
• · заключение договора;
• · исполнение договора;
• · анализ договора после его исполнения.

Подготовкой проекта договоров занимается поставщик. Типовой договор поставщик (с которым налажены долгосрочные хозяйственные связи) высылает ЧУП «Гомельская универсальная база» в двух экземплярах, который анализируют в течении 5 дней товаровед и юрист.

Заключение

договора. Поступающие от поставщиков коммерческие предложения регистрируется в специальном журнале. Заместитель директора по коммерческой работе ЧУП «Гомельская универсальная база» определяет состав функциональных подразделений, с которыми необходимо согласовать данное предложение, анализирует коммерческое предложение по срокам поставки, условиям оплаты, формам отгрузки, транспортным условиям. Кроме того, назначает конкретного исполнителя из числа сотрудников торгового отдела для ведения работ по заключению и исполнению договора. Коммерческие работники ЧУП «Гомельская универсальная база» не всегда участвуют в разработке проектов договоров совместно с предприятиями-изготовителями, а заключают договоры на тех условиях, которые им предлагают поставщики, тем самым еще на начальном этапе торговля упускает возможность предусмотреть выгодные для себя позиции. При принятии условий договора, договор подписывается. Второй экземпляр договора направляется обратно поставщику. Однако, в случае несогласия со всеми пунктами договора протокол разногласия. Так, сотрудников ЧУП «Гомельская универсальная база» не удовлетворяли некоторые пункты в договоре с ОАО «Бархим», были внесены исправления в договор и высланы поставщику. ОАО «Бархим» принял редакцию договора покупателя; ОАО «Бархим» направил покупателю протокол согласования подписанный, то значит, договор считается заключенным. При подготовке и рассмотрении протокола разногласий специалистами, визирующими их, проверяется соответствие их хозяйственным и экономическим интересам предприятия.

При принятии условий договора, договор подписывается директором. Второй экземпляр договора направляется обратно поставщику. Договор считается действительным и принимается к исполнению, если стороны пришли к согласию по условиям договора.

При заключении и оформлении договоров существенными условиями являются: предмет договора — наименование товара, количество товаров, цена товаров и порядок расчетов, цель приобретения продукции.

В ЧУП «Гомельская универсальная база» ведется учет договоров автоматизировано, при этом используется программа «1 С: Предприятие», что позволяет вести график платежей поставщикам продукции и не нарушать основные условия договоров — сроки расчетов.

Регистрация договоров ведется в журнале. Эффективность договорной работы ведется при ее анализе. ЧУП «Гомельская универсальная база"по итогам каждого квартала, полугодия и года в целом обобщает и анализирует исполнение договоров. По итогам анализа издается распоряжение, составляются планы мероприятий по совершенствованию договорной работы.

Рассмотрим условия поставок некоторых поставщиков синтетических моющих средств в таблице 4.1 (приложение П-С).

Все договора из трех основных частей.

• · вводная часть — содержит следующие положения: наименование договора; дата его подписания; полное фирменное наименование сторон; название сторон по договору; наименование должности, фамилия, имя, отчество лиц, подписавших договор.
• · основная часть — предмет договора; обязанности и права сторон; срок выполнения обязательств; ответственность сторон; место исполнения; срок действия договора; основания досрочного расторжения и изменения договора; дополнительные условия.
• · заключительная часть содержит: реквизиты сторон; подписи представителей сторон; печати предприятий; указания на приложения.

Анализируя данные таблицы 4.1, стоит отметить, что наиболее важными условиями при заключении договоров являются: порядок доставки товаров, порядок оплаты транспортных расходов, порядок оплаты товаров. Проведя анализ данной таблицы можно сделать вывод о том, что в 2 договорах нет спецификации товаров, качество товаров у всех поставщиков соответствует нормативным актам, действующим на территории Республики Беларусь, поставка товара осуществляется транспортом поставщика и за его счет.

Таблица 4.1 — Условия поставок по договорам с поставщиками синтетических моющих средств ЧУП «Гомельская универсальная база» за 2009;2011 гг.

Примечание — Источник: составлено автором по данным прил. У, Ф, Х.

Произведем оценку договоров с позиций выгодности и для покупателя и для поставщика (таблица 4.2).

Таблица 4.2 — Характеристика условий договоров, заключенных ЧУП «Гомельская универсальная база» и поставщиками за 2009;2011 гг.

Примечание — Источник: составлено автором по данным прил. У, Ф, Х.

Из данного анализа видно, что договора являются долгосрочными и выгодных позиций со стороны поставщика больше, чем для покупателя. С одной стороны, это и положительно — поставщик диктует свои правила заключения договоров, однако, покупатели могут отказаться на этих условиях от дальнейших услуг поставщиков и оформляют в случае несогласия по каким-либо пунктам протоколы разногласий.

Договор с ОАО «Бархим» является годовым, а с ООО «БЗПИ» и ООО «Совсервич" — краткосрочным. В рассмотренных договорах указаны все существенные условия договора. Также следует отметить, что структура договоров выдержана — имеется вступительная часть, основная и заключительная, а также в договоре преду-смотрены все рекомендуемые разделы кроме раздела «Страхование». Во всех договорах указаны требования к качеству товара. Отрицательно следует оценить отсутствие в договорах согласованной спецификации, а ведь именно спецификация — это уточненное и конкретизированное требование торгового пред-приятия к изготовителю в отношении структуры ассортимента и качества подлежащих поставке товаров, предъявленного на основе изучения покупательского спроса.

Также следует отметить, что в 3 договорах не указана ответственность поставщика, она предполагается согласно действующему законодательству. В то же время в Положении о поставках товаров в Республике Беларусь указана ответственность поставщика за недоставку, недопоставку, поставку не в ассортименте, а ответственность за просрочку сроков поставки не указывается.

Качество товаров у всех поставщиков подтверждено свидетельством о государственной регистрации, что все поставщики имеют статус юридического лица.

Условия доставки товаров и оплаты транспортных расходов достаточно выгодны. Положительными моментами является то, что доставка синтетических моющие средств и оплата транспортных расходов осуществляется поставщиком, т. е. расходы по доставке предусмотрены в себестоимости продукции.

Недостатком следует считать, что в договоре с поставщиками не указаны сроки поставки продукции после подачи заявки покупателем, что может отрицательно сказаться на выполнении поставщиком своих обязательств по срокам доставки товаров и не выводными являются условия оплаты.

Таким образом, можно сделать вывод, что договора составлены полно и правильно. Контроль за исполнение договорных обязательств на базе возлагается на юриста. К стороне, нарушившей условия договора, применяются штрафные санкции, компенсирующие все потери. Все споры, возникающие в процессе хозяйственной деятельности, рассматриваются в хозяйственных судах Республики Беларусь.

Таким образом, можно сказать, что в целом договорная работа в ЧУП «Гомельская универсальная база» ведется на должном уровне и отвечает требованиям защиты экономических интересов организации. Такое положение обусловлено во многом достаточной работой специалистов ЧУП «Гомельская универсальная база» в этом направлении и подготовленностью специалистов торговли к современным условиям.