Основные компоненты для создания учётного программного продукта в соответствии с отраслевыми и региональными требованиями

Рассмотрим возможность использования программного продукта для составления отчётности по МСФО в строительстве.

Важнейшим фактором при выборе информационной системы является ее функциональность. Под функциональностью понимается способность автоматизированной системы выполнять набор функций, которые определены в ее технических характеристиках и удовлетворяют потребностям пользователей. Все учетные системы предъявляют повышенные требования к функциональности, поскольку бухгалтерский учет довольно сложный процесс и оперирует большим количеством данных. Если пользователю необходимо получить отчетность по МСФО, то требования к функциональности учетной системы повышаются.

Системы автоматизации финансового учета, представленные на отечественном рынке, условно можно разделить на три группы: многофункциональные ERP-системы зарубежных поставщиков, системы для средних предприятий зарубежных поставщиков и отечественные программные решения для средних и малых предприятий.

Блок функциональности по автоматизации учета по МСФО развит слабо и обычно не входит в стандартную комплектацию систем. В свете планируемого перехода большинства российских компаний на обязательное ведение учета по МСФО ситуация постепенно меняется к лучшему, разработчики учитывают потребности клиентов в новых версиях своих продуктов.

Лучший показатель того, что система пригодна для целей автоматизации учета по МСФО в условиях России, — успешные проекты, реализованные именно в нашей стране. Процесс выбора программного обеспечения лучше всего организовать как отдельный мини-проект. Нужно оценить, насколько формализованы бизнес-задачи, стоящие перед компанией, и составить перечень требований к будущей системе автоматизации, которые позволят достичь поставленных целей.

Требования к программному обеспечению формируются в основном под влиянием двух групп факторов: используемый способ ведения учета по МСФО и особенности бизнеса и структуры компании. Особенности бизнеса и структуры компании предъявляют общие требования к системе независимо от того, по каким стандартам в ней ведется учет. Поэтому далее подробно будут рассмотрены только способы ведения учета по МСФО в информационной системе и требования к программному продукту, позволяющие данные способы реализовать.

Можно выделить три способа ведения учета по МСФО в информационной системе: параллельный учет, трансляция данных, трансформация данных.

При параллельном учете отражение всех хозяйственных операций осуществляется одновременно в двух базах данных: по российским стандартам и по МСФО. Такой способ обычно является самым дорогостоящим и применяется российскими компаниями крайне редко.

Трансляция данных — организация учета по МСФО осуществляется в отдельной базе данных. Учет хозяйственных операций выполняется в одной базе данных по национальным стандартам (база-источник), затем каждая операция переносится (транслируется) в базу по МСФО (база-приемник). Различают следующие типы трансляции в зависимости от валют, используемых в базе по национальным стандартам и МСФО:

«один к одному». Этот тип трансляции предназначен для передачи информации между базами данных при условии идентичности используемых валют (если национальная валюта и операционная совпадают);

исторический, когда трансляция операций производится по курсу на дату совершения операции;

средневзвешенный, когда применяется средняя величина курса за период;

текущий — трансляция производится по курсу на дату ее осуществления;

оригинальный (исторический). Этот тип трансляции позволяет перекладывать суммы хозяйственных операций по курсу, который был указан непосредственно в самой операции (например, в счете на оплату);

задаваемый пользователем. Позволяет пользователю вручную назначить курс трансляции по счетам.

Требования к программному обеспечению Мультивалютность — это способность программы отражать каждую операцию в трех типах валют: валюте операции (валюте, в которой осуществлялась данная хозяйственная операция); национальной (первичной) валюте (в которой компания ведет учет в стране местонахождения компании, например для России — это рубли) и операционной (вторичной) валюте (по которой осуществляется учет хозяйственных операций внутри компании). При занесении операций в систему и их отражении по счетам бухгалтерского учета производится автоматический пересчет в национальную и операционную валюты согласно введенным ранее курсам пересчета.

Учет неденежных активов по историческому курсу. Для мультивалютного программного обеспечения важно иметь механизмы ведения учета по историческому курсу в операционной валюте для различных объектов учета (основные средства, нематериальные активы, склад, РБП, капитальные вложения и другие). Это позволяет вести учет по курсу на дату валюты покупки, без погрешностей в учете.

Переоценка текущих активов (пассивов). Данная возможность необходима при переоценке в операционной валюте текущих активов (пассивов) (поставщики, клиенты, денежные средства и т. д.) по курсу на дату формирования отчетности. К основным требованиям к системе по переоценке можно отнести:

возможность выбора режима переоценки: по каждой открытой операции (по которой разрешено редактирование проводки; после процедуры закрытия операции внести изменения или исправление в данную проводку нельзя, а можно сделать только корректирующую проводку), по бухгалтерским субсчетам и финансовым аналитикам, по контрагентам;

возможность автоматического повторения проводок по переоценке в следующем периоде.

Расшифровка трансляционных прибылей и убытков. Эта опция очень полезна в случае применения трансляции данных. В процессе трансляции суммы операций учета компании пересчитываются согласно принятому типу трансляции. В результате образуется погрешность пересчета (трансляционные прибыли или убытки), то есть расхождения в учете, которые необходимо отделять от обычных прибылей и убытков в результате деятельности компании. Расшифровкой трансляционных прибылей и убытков всегда интересуются аудиторы при проверке отчетности по МСФО.

Генератор финансовой отчетности позволяет настраивать различные формы отчетности по желанию пользователя системы.

Мультиязычный интерфейс дает возможность работать с программой и использовать интерфейс одновременно на нескольких языках. Это может быть особенно полезно, если компания имеет в составе дочерние подразделения или управляющую организацию за рубежом либо если в компании работают иностранные специалисты. У этой фунции также есть отрицательная сторона — все названия элементов системы (счетов, журналов, аналитики) необходимо вводить на двух (или нескольких языках), что увеличивает трудозатраты в момент настройки системы.

Подготовительные мероприятия перед началом работ по автоматизации учета по МСФО Подготовительные мероприятия по автоматизации учета по МСФО начинаются с построения методологии, которая включает:

анализ отличий МСФО от национальных стандартов с учетом специфики деятельности компании. Эта процедура нужна для оценки фронта работ в конкретной компании, занимающейся тем или иным бизнесом в условиях определенной экономической среды. Как правило, поставщики программных решений имеют наработки для разных отраслей производства, которые необходимо проверить на соответствие национальным и международным стандартам;

разработку порядка учета хозяйственных операций по МСФО. Для этого нужно выделить операции под параллельный учет, трансляцию или трансформацию. Данная процедура подразумевает формирование регламента переноса данных из российского учета в МСФО, разработку структуры первичных документов, назначение ответственных за ввод и контроль операций, проверку результатов операций;

разработку плана счетов по МСФО. План счетов настраивается в зависимости от индивидуальных особенностей компании и предполагаемых пользователей финансовой отчетности, необходимой степени прозрачности;

разработку финансовой аналитики с учетом организационного деления компании и контрагентов, с которыми компания работает.

Как правило, переход на МСФО требует изменения существующих бизнес-процессов, а следовательно, установленной в компании системы документооборота, поскольку увеличивается аналитическая нагрузка на первичные документы, появляются дополнительные звенья в цепочке движения-утверждения документов.

Необходимо сформировать в компании определенную учетную дисциплину: определить сроки подготовки первичных документов в бумажном и электронном виде, четко распределить обязанности и установить субординацию в части отражения хозяйственных операций в системе. Чтобы снизить трудозатраты финансового отдела, необходимо делегировать часть полномочий в другие службы и наладить своевременный доступ всех заинтересованных пользователей к первичным данным в системе. Это позволит избежать двойного документооборота.

При выборе системы учета следует понимать, что автоматизировать все процедуры и расчеты, связанные подготовкой отчетности по МСФО, нецелесообразно, а иногда невозможно. Например, расчет уровня обесценения неденежных активов производится за рамками системы, а в системе уже отражается результат этих расчетов, то есть корректируется стоимость активов согласно новому уровню.

Для обеспечения современного уровня подготовки отчетности в каждой компании должна быть установлена собственная модификация программного обеспечения в зависимости от способа ведения учета, специфики бизнеса и юридического статуса компании и других факторов. В каждом случае должен быть найден разумный баланс между желаниями и требованиями к программному обеспечению, с одной стороны, и возможностями компании, с другой стороны.

При этом названные программные продукты должны совмещаться со специализированными — «строительными» — версиями 1С.

Конфигурации «1С:Подрядчик строительства. Версия 1.4» и «1С:Подрядчик строительства. Версия 2.3» являются совместными разработками фирмы «1С» и фирмы «ИМПУЛЬС-ИВЦ», представляют собой конфигурации для компоненты «Бухгалтерский учет» системы программ «1С:Предприятие 7.7» и могут использоваться только совместно с этой компонентой (версии Стандартная, ПРОФ, для SQL).

1С:Подрядчик строительства. Версия 1.4.

Программа «1С:Подрядчик строительства 1.4» предназначена для автоматизации деятельности небольших предприятий и организаций, выполняющих функции подрядчика строительства. Конфигурация позволяет автоматизировать основные участки управления подрядчика строительства: комплексный учет строительно-монтажных работ, выполняемых собственными силами и с привлечением субподрядных организаций по каждому объекту строительства, отраслевой учет движения производственных запасов, бухгалтерский и налоговый учет деятельности подрядчиков строительства.

Программу «1С:Подрядчик строительства 1.4» могут использовать:

малые и средние подрядчики строительства;

организации, оказывающие услуги по уборке мусора и озеленению;

ремонтные организации;

организации, монтирующие системы отопления и кондиционирования.

Краткая характеристика конфигурации 1С: Подрядчик строительства 1.4:

Учет СМР в разрезе объектов строительства и видов затрат с отражением этапов выполнения строительных контрактов в виде актов выполненных работ с использованием унифицированных печатных форм №КС-2, №КС-3.

Раздельный учет строительно-монтажных работ в составе себестоимости и в составе выручки в части работ, выполненных собственными силами и силами сторонних подрядных организаций.

Учет субподрядных работ по объектам и субподрядчикам. Организация балансового учета движения ТМЦ, передаваемых субподрядным организациям для выполнения СМР.

Учет ремонтно-строительных работ в разрезе заказов по вопросам состояния заказов, составления простейших смет, контроля по выполнению заказов, определения объемов требуемых трудовых и материальных ресурсов.

Обмен данными с конфигурацией 1С: Зарплата и кадры.

Учет взаиморасчетов с бюджетом, поставщиками, субподрядчиками, покупателями и заказчиками с выводом универсальных Актов сверки.

Формирование журнала-ордера № 6 по поставщикам и субподрядчикам, ведомости № 5с по заказчикам. Проведение двусторонних и трехсторонних взаимозачетов по счетам расчетов с контрагентами.

Отраслевой учет производственных запасов: складской учет материалов по материально-ответственным лицам, учет спецодежды, спецоснастки, инвентаря и оборудования. Автоматизированное формирование материального отчета, отраслевых унифицированных форм: отчет по спецодежде и инвентарю, личные карточки учета спецодежды и инвентаря.

Организация оперативного учета в разрезе материально-ответственных лиц или мест хранения на забалансовых счетах учета спецодежды, спецоснастки, инвентаря на протяжении всего срока полезного использования, учет возврата, списания и повторной выдач бывших в употреблении ТМЦ.

Организация оперативного учета малоценных основных средств в разрезе элементов и мест хранения (материально-ответственных лиц) на протяжении всего срока полезного использования.

Учет продукции, работ, услуг выпускаемых (выполняемых) посредством вспомогательного производства как для внутренних потребностей предприятия, так и для сторонних организаций.

Учет списания расходов по эксплуатации строительных машин и механизмов по объемам отработанных машино-часов на каждом объекте выполнения.

Возможность перевода ТМЦ из категории материалов в категорию товаров в целях последующей продажи, реализация материалов на сторону непосредственно со счетов учета материалов.

Ведение налогового учета одновременно с бухгалтерским (проводки по бухгалтерским документам одновременно отражаются и на счетах налогового учета).

Возможность проведения анализа состояния налогового учета путем сопоставления с бухгалтерскими данными.

Составление обязательной ежеквартальной и годовой бухгалтерской и налоговой отчетности.

1С:Подрядчик строительства. Версия 2.3.

Программный продукт «1С:Подрядчик строительства 2.3» предназначен для автоматизации средних и крупных строительных организаций, а также строительных трестов, имеющих структурные подразделения. Применяется в работе финансового, бухгалтерского, частично планового и сметного отделов. Может использоваться в:

Головной строительной организации (тресте);

Строительном управлении (СУ);

Управлении механизации (УМ);

Автотранспортном управлении (АТУ);

Управлении производственно-технологической комплектации (УПТК).

Для автоматической передачи данных между территориально удаленными подразделениями используется отдельная программа «Управление распределенными информационными базами» (поставляется отдельно).

Краткая характеристика конфигурации 1С: Подрядчик строительства 2.3:

• · Планирование финансовых потоков. Регистрация графиков платежей по заказчикам и поставщикам.
• · Учет СМР в разрезе объектов строительства и видов затрат с отражением этапов выполнения строительных контрактов в виде актов выполненных работ с использованием унифицированных печатных форм №КС-2, №КС-3.
• · Раздельный учет строительно-монтажных работ в составе себестоимости и в составе выручки в части работ, выполненных собственными силами и силами сторонних подрядных организаций.
• · Учет услуг заказчика, генподрядчика с возможностью расчета их объема как по проценту от СМР, так и прямыми суммами.
• · Учет субподрядных работ по объектам и субподрядчикам. Организация балансового учета движения ТМЦ, передаваемых субподрядным организациям для выполнения СМР.
• · Учет работы автотранспорта, как для внутренних потребностей подрядного предприятия, так и для оказания транспортных услуг сторонним организациям.
• · Учет движения денежных документов в виде талонов на горюче-смазочные материалы.
• · Наличие заполненного справочника видов автотранспорта и соответствующих норм расхода топлива и прочих ГСМ. Автоматизированный расчет расхода ГСМ на основании отработанных данных по пробегу, выполнению транспортной работы в разрезе путевых листов. Формирование отчетов по работе автотранспорта в виде типовых форм: личная карточка водителя, карточка учета расхода горючего, ведомость учета ГСМ.
• · Учет рабочего времени водителей в разрезе времени транспортной работы, простоя, ремонта в целях получения исходных данных для начисления заработной платы водителям.
• · Учет неотфактурованных поставок.
• · Учет взаиморасчетов с поставщиками, субподрядчиками, покупателями и заказчиками с выводом универсальных Актов сверки. Формирование журнала-ордера по поставщикам и субподрядчикам, ведомости по заказчикам. Проведение двусторонних и трехсторонних взаимозачетов по счетам расчетов с контрагентами.
• · Внутрихозяйственные расчеты по счету 79 по учету: текущих операций, выделенного на филиалы имущества, налогов, задолженностей (авансов) по сторонним контрагентам. Формирование актов сверки по филиалам с детальной аналитикой состояния внутрихозяйственных расчетов. Расчет и распределение сумм налога на прибыль, подлежащих уплате в местные и региональные бюджеты по местонахождению структурного подразделения.
• · Учет товарных и финансовых векселей (поступление, выдача, продажа, индоссамент, проценты, дисконт).
• · Подробный учет себестоимости строительной продукции.
• · Отраслевой учет производственных запасов: складской учет материалов по материально-ответственным лицам, учет спецодежды, спецоснастки, инвентаря и оборудования. Автоматизированное формирование материального отчета, отраслевых унифицированных форм: отчет по спецодежде и инвентарю, личные карточки учета спецодежды и инвентаря.
• · Организация оперативного учета в разрезе материально-ответственных лиц или мест хранения на забалансовых счетах учета спецодежды, спецоснастки, инвентаря на протяжении всего срока полезного использования, учет возврата, списания и повторной выдач бывших в употреблении предметов.
• · Учет продукции, работ, услуг выпускаемых (выполняемых) посредством вспомогательного производства.
• · Сравнительный анализ объектов строительства, динамика показателей по объектам, анализ затрат по работам, выполненным собственными силами и с привлечением субподрядных организаций. Анализ оплаты заказчиком принятых этапов выполнения строительных контрактов. Анализ оплаты субподрядных работ в разрезе объектов строительства.
• · Составление обязательной ежеквартальной и годовой бухгалтерской и налоговой отчетности