Организация итогового учета расчетов по заработной плате

Итоговый учет является заключительным этапом учетного процесса. Это самый трудоемкий этап учетного процесса, так как на этом этапе формируется большое количество отчетных форм и сроки предоставления их строго регламентированы.

Объектами организации итогового учета являются: учетные номенклатуры, носители учетной информации и их движение. На формирование учетных номенклатур оказывает влияние многие факторы:

• а) периодичность составления отчетности:
  • — периодическая отчетность;
  • — годовая отчетность;
• б) содержание отчетности:
  • — бухгалтерская отчетность;
  • — статистическая;
  • — налоговая;
  • — прочая;
• в) характер отчетности:
  • — внешняя (жестко регламентированные);
  • — внутренняя (показатели разработанные предприятием самостоятельно исходя из потребностей анализа, для принятия решений; они лежат в основе показателей внешней отчетности). Как правило, показатели внутренней отчетности могут выражаться в натуральных, относительных величинах, а не только в стоимостных;

При формировании учетных номенклатур необходимо учитывать конкретные задачи каждого подразделения.

На этапе итогового учета применяются следующие носители информации:

• 1) отчетные формы;
• 2) расчетные (вспомогательные) таблицы для составления отчетности форм. Например, для составления отчетности по персонификации, составления формы 1-ДФ, таблица взаимосвязи показателей.
• 3) пояснения к отдельным показателям отчетности.

Для получения показателей отчетности требуется заранее продуманная система движения носителей информации на этапе итогового учета.

Важными элементами организации данного этапа учета является сведения о периодичности, сроках предоставления ответственных лицах.

В отличие от предыдущих этапов учета на итоговом этапе объекты организации будут иметь свои особенности. Так, учетные номенклатуры представляют собой показатели отчетных форм. На их формирование оказывают влияние многие факторы:

— размер предприятия;

— периодичность составления, в ООО «Сталекс» формируют показатели разных форм отчетности ежемесячно, ежеквартально и раз в год;

— в зависимости от пользователя выделяют финансовую, статистическую, налоговую отчетность, отчетность в фонды социального страхования.

Отчетность заполняется на основании ведомостей, журналов-ордеров, главной книги, регистров аналитического учета, кадровой документации.

Для своевременного составления отчетных форм в ООО «Сталекс» целесообразно разработать табель форм (Приложение С), который позволит не задерживать работу Главного бухгалтера.

Рассмотрим показатели отчетности в части оплаты труда.

Информация о задолженности предприятия перед работниками по выплате заработной платы содержится в балансе (Приложение Т) в разделе 4 «Текущие обязательства». Здесь же, в статье «Текущее обязательства по страхованию» отражается сумма задолженности по общеобязательному государственному социальному страхованию (ЕВС). Дебиторская задолженность ФВПТ отражается в стр. 210 «Прочая текущая дебиторская задолженность» Информация для отражения в балансе формируется из главной книги по сальдо счетов 66 «Выплаты работникам», 641 «Расчеты с бюджетом по налогу на доходы», 65 «Расчеты по страхованию» в разрезе субсчетов.

В отчете о финансовых результатах формы № 2 (Приложение Т) предприятие отражает расходы на оплату труда и отчисления на социальные мероприятия как элементы операционных расходов. Для этого используется аналитика счета 92 «Административные расходы» и 93 «Расходы на сбыт».

ООО «Сталекс» также подает статистическую отчетность. Рассмотрим назначение и порядок представления этих форм отчетности. Форма № 1-предпринимательство «Отчет об основных показателях деятельности предприятия», годовая, подается предприятием не позже 20 февраля органу государственной статистики по месту нахождениям. В Отчете об основных деятельности предприятиях за год в разделе 5 «Численность работников и оплата их труда» отображается: середнеучетная численность штатных работников; средняя численность внештатных работников; численность неоплачиваемых работников; отработанные штатными работниками учетного состава человеко-часы; численность штатных работников, которые работают на условиях неполного рабочего времени; фонд оплаты труда персонала, в том числе не списочного состава.

В статистической отчетности по труду формы № 1-пв (месячная) в первом разделе «Численность работающих и фонд оплаты труда» отражается информация о средней численности персонала в эквиваленте полной занятости (строка 1010), в строке 1040 — среднеучетная численность штатных работников. В строке 1020 предприятие показывает фонд оплаты труда всего персонала. В строке 1070 — фонд оплаты труда штатных работников. В этом же разделе находит отражение сумма налога на доходы физических лиц, отработанное время штатными работниками. Информация подается раздельно за месяц и нарастающим итогом с начала года. Во втором разделе приводится информация о задолженности по выплате заработной плате.

В № 1-ПВ срочная — квартальная «Отчет по труду» отражается фонд заработной платы штатных работников за период с начала года, определенный согласно Инструкции № 5 по статистике заработной платы. Фонд заработной платы разбивается на основной фонд и дополнительный фонд. Фонд дополнительной зарплаты разбивается на надбавки и доплаты к тарифным ставкам и окладам, премии и вознаграждения, компенсации всех видов отпусков, а также материальная помощь имеющая систематический характер. А также отражаются суммы пособий по общеобязательному государственному социальному страхованию, из них оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет собственных средств предприятия. В следующих разделах отражаются показатели по количеству и фонду оплаты труда отдельных категорий работников, показатели относительного деления работников по размерам заработной платы, а также движения рабочей силы: количество принятых и уволенных штатных работников.

В форме № 3-ПВ срочная — полугодовая «Отчет о использовании рабочего времени» в первом разделе показывается общий фонд рабочего времени и в том числе отработанный, фонд времени по временной нетрудоспособности, ежегодные (основные и дополнительные) отпуска учебные отпуска. Во втором разделе подается информация о заключении коллективного договора.

Форма 6 — ПВ «Отчет о количестве работников их качественный состав и профессиональное обучение», годовая, составляется до 20 числа месяца следующего за отчетным годом. Имеет 3 разделы: 1. Численность работников за качественным составом; 2. Подготовка кадров за отчетный год; 3. Повышение квалификации за отчетный год.

Статистическую отчетность в ООО «Сталекс» составляет главный бухгалтер, а подписывает главный бухгалтер и директор.

Ежеквартально ООО «Сталекс» обв’язано предоставлять налоговый расчет (1 ДФ). Если в отчетном периоде не начислялись доходы и не выплачивал доходы, то налоговый расчет за такой период не предоставляется. Налоговый расчет составляется в двух экземплярах. Денные для заполнения Формы 1ДФ находятся в лицевом счете. Порядок заполнения следующий:

В графе 1 «№ п/п» отражается порядковый номер каждой заполняемой строки.

В графе 2 «Индентификационный номер» указывается десятиразрядный индентификационный номер физического лица, о котором в расчете предоставляется информация.

В графе 3а «Сумма начисленого дохода» отражается полный начисленый доход, без вычета налога с доходов физических лиц, сбора в ПФУ или взносов в ФСС. В случае начисления дохода, его отражение в графе 3а обязательно, независимо от того выплачены такие доходы или нет.

В графе 3 «Сумма выплаченого дохода» отражается сумма фактически выплаченого дохода. Графа 3 заполняется только при выплате доходов в отчетном периоде. Если в отчетном периоде доходы физическому лицу не начислялись и не выплачивались, то данные по такому лицу в расчет не включаются.

В графе 4а «Сумма начисленого налога» отражается сумма начисленого и удержаного налога с дохода налогоплательщика, начисленого согласно действующему законодательству.

В графе 4 «Сумма перечисленого налога» отражается сумма налога, фактически перечисленная в бюджет.

В графе 5 «Признак дохода» указывается признак выплачиваемого дохода.

Графы 6 «Дата принятия на работу» и 7 «Дата увольнения с работы» заполняется только для тех физических лиц, которые меняли место работы в отчетном периоде.

Графа 8 «Признак налоговой социальной льготы» заполняется для физических лиц, имеющих льготы по налогу по месту получения основного дохода.

Комплект отчетности в Пенсионный фонд по системе персонификованого учета состоит из таких форм: индивидуальные ведомости о застрахованном лице (ІНДАНІ); список лиц, которые работают или работали у страховальщика в отчетном периоде; список оснований, которые дают право застрахованным лицам на использование специального стажа для назначения пенсии; ярлык пачки документов первичной отчетности.

Комплект отчетности к системе персонификованого учета подается страховальщиками в электроном виде и обязательно в бумажном виде с подписью руководителя и печатью страховальщика.

Форма ІНДАНІ заполняется страховальщиком отдельно на каждое застрахованое лицо. Данные для составления отчета находятся в лицевом счете.

Ответственность за составление и предоставление отчетов ООО «Сталекс» в первую очередь несет руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Отчет о начисленных взносах, и расходах, связанных с общеобязательным государственным социальным страхованием в связи с временной потерей трудоспособности по форме Ф4-ФСС з ТВП в ООО «Сталекс» составляют в 2 экземплярах, один из которых подается не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом органам Фонда по месту регистрации. Заполняют отчет нарастающим итогом с начала года.

К Отчету при необходимости также прилагают «Отчет про путевки на санаторно-курортное лечение и путевки в детские оздоровительные учреждения» (форма Ф14)-это приложение к Отчету по форме Ф4-ФСС з ТВП. Его составляют исключительно тогда, когда в отчетном квартале был остаток путевок на начало или конец периода, были получены, выданы путевки или проводили другие операции с путевками. Ф14 заполняют за каждый квартал отдельно и подают в орган Фонда вместе с отчетом Ф4-ФСС з ТВП. Информацию для заполнения этого отчета работодатели берут из Книги учета путевок в санаторно-курортные заведения по форме Ф13-ФСС з ТВП.

Расчетную ведомость о начислении Страховальщик имеет право прислать Отчет на адрес Фонда почтой с уведомлением о вручении, но не позже чем за 10 дней до окончания граничного срока предоставления отчетности. Он также может сдавать Отчет в электронной форме.

С 01.01.11 г. ООО «Сталекс» подает в органы ПФУ Отчет о суммах начисленного единого социального взноса по форме приложения 4. Отчет состоит из титульного листа и 9 таблиц. Из них обязательно заполняют таблицы 1 и 6.

Первой заполняется таблица 6 (сведения о доходах застрахованных лиц), данные из которой автоматически попадают в таблицу 1 (сведения о начисленном ЕСВ). В таблице 6 отражается сумма больничных отдельно за каждый месяц болезни с кодом категории застрахованного лица. В таблице 1 вся сумма больничных войдет в общую сумму дохода за месяц. Но при этом в таблице 1 вручную придется заполнить строку 1.3 (оплата первых пяти дней нетрудоспособности), поскольку в таблице 6 такие суммы отдельно не выделяются.

Годовое обобщение данных выделенных в отдельный комплекс организационных работ, обуславливается тем, что по результатам года предприятиям необходимо сформировать пакет отчетности форм, разных по содержанию и срокам предоставления, а следовательно и участием различных исполнителей.

Период работ по составлению годовой отчетности охватывает несколько месяцев. С точки зрения организации, целесообразно разбить этот период на несколько этапов:

• 1. проведение годовой инвентаризации — октябрь начало февраля;
• 2. сверка данных учета и отчетности за предыдущих 11 месяцев — декабрь;
• 3. формирование показателей отчетных форм — январь — февраль;
• 4. заключительный: предоставление отчетных форм пользователям — январь — февраль.

Сроки проведения годовой инвентаризации расчетов по заработной плате в ООО «Сталекс» в «Приказе об организации бухгалтерского учета и учетной политике предприятия» не установлены. Проведению годовой инвентаризации в ООО «Сталекс» должно предшествовать создание приказа о проведении годовой инвентаризации. Проект приказа готовит главный бухгалтер. В приказе указываются объекты, сроки, состав инвентаризационной комиссии, порядок оформления результатов инвентаризации. Однако, отсутствие сроков проведения инвентаризации, приказов за предшедствующие года, дает возможность предположить о том, что такие инвентаризации на данном предприятии не проводятся, что является существенным нарушением требований Положения об инвентаризации № 69.

Целесообразно к приказу разработать график по проведению годовой инвентаризации по предприятию, в т. ч. график по инвентаризации расчетов по заработной плате (Приложение У). На основе вышеуказанных документов должны быть разработаны приказы о проведении инвентаризации в структурных подразделениях предприятия.

На заключительном этапе — отчетность предоставляется пользователям в соответствии с законодательством. Отчетность в 2-х экземплярах предоставляется пользователям как правило главным бухгалтером ООО «Сталекс», но может предоставляться и другим бухгалтером по поручению главного бухгалтера в сроки в соответствии с законодательством. Помарки и подчистки в налоговой и финансовой отчетности не допускаются. В статистической отчетности возможное исправление ошибок корректурным способом. Финансовая отчетность предоставляется вместе со статистической отчетностью в органы статистики. Отчетность предоставляется пользователям в электронном или печатном виде.

После анализа состояния организации расчетов по оплате труда на этапе итогового учета в ООО «Сталекс» следует отметить следующие недостатки:

• — отсутствие табеля форм внешней отчетности, это приводит к несвоевременной подаче отчетов, так как бухгалтера не всегда помнят сроки подачи отчетов;
• — отсутствие установленных сроков проведения и графиков проведения инвентаризации в целом по предприятию, в т. ч. и расчетов по заработной плате.