Документирование процесса создания и передачи произведения

Все стадии создания произведения необходимо документировать (письменно оформленное и подписанное автором-сотрудником задание либо подробное описание в авторском договоре заказа требований к произведению, акты сдачи-приемки произведения по авторскому договору).

Процедура передачи произведений заказчику должна быть прописана в договоре. При этом договором может быть предусмотрена обязанность автора осуществить доработку произведения по указанию заказчика. Главное правило: передаваемое произведение должно точно идентифицироваться актами или приложениями к договору. Если произведение передается в ознакомительных целях (например, при участии в тендере), следует указывать имя автора либо наименование фирмы с проставлением значка копирайта ©. Также у правообладателя должен остаться экземпляр переданного произведения с распиской и печатью принимающей стороны. Экземпляры произведений целесообразно снабдить пометкой «только для ознакомления» или «только для участия в тендере». Отдельно следует остановиться на электронных средствах коммуникаций. На практике очень часто произведения литературы, произведения графики и дизайна, музыкальные произведения и другие передаются посредством электронной почты. Такой способ передачи произведения можно использовать только после подписания акта или приложения к авторскому договору (в договоре можно предусмотреть, что автор обязуется передать заказчику произведение в цифровой форме в течение определенного срока с момента подписания акта или приложения). Если автор или агентство по договору не передали заказчику право на переработку произведения, следует воздержаться от передачи исходных файлов (программ Corel Draw, Adobe Photoshop — для произведений графики и дизайна; Sonar, Cubase — для музыкальных произведений и т. д.) в целях предупреждения несанкционированной переработки произведения.