Документационное обеспечение менеджмента

Документационное обеспечение менеджмента является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

В документационном обмене ЗАО Рестайл" в соответствии с организационной структурой задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

В ЗАО «Рестайл» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления.

Офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.

Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется программным обеспечением Office 2010 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

В ЗАО «Рестайл» ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ЗАО «Рестайл» представлены в таблице 2.

Таблица 2. — Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками:

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ЗАО «Рестайл» дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Работа с внутренней документацией в ЗАО «Рестайл» состоит из следующих этапов:

• 1) получение указания на разработку;
• 2) подготовка проекта документа;
• 3) согласование (визирование);
• 4) передача адресату;
• 5) отметка о доставке;
• 6) выдача (оформление) резолюций;
• 7) постановка на контроль;
• 8) отчет об исполнении;
• 9) помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.

Работа с внутренней документацией производится в ЗАО «Рестайл» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ЗАО «Рестайл» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры HewlettPackardLaserJet и DeskJet, настольные сканеры HewlettPackardScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ЗАО «Рестайл» используются следующие документы:

• 1. Приказы по личному составу (внутренние);
• 2. Документы к приказам по личному составу — трудовые книжки, заявления (входящие);
• 3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие);
• 4. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие);
• 5. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие).

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих — медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих — на справки о работе и заработной плате.

В целом документационное обеспечение в организации ЗАО «Рестайл» достаточно развито.