Торговая и складская документация

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

• 1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
• 2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
• 3. Товарная книга.
• 4. Заказ-заявка.
• 5. Договор поставки.
• 6. Журнал регистрации заказов покупателей.
• 7. Карточка неудовлетворенного спроса.
• 8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.
• 9. Счет-фактура.
• 10. Упаковочный ярлык.
• 11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.
• 12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.
• 13. Товарно-транспортная накладная.
• 14. Пропуск на въезд (выезд) на © территорию предприятия.
• 15. Заявка на автотранспортные перевозки.
• 16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.
• 17. Карточка учета инвентарной тары.
• 18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.
• 19. Карточка учета исполнения договоров поставки.
• 20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продукции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.

Инвентаризационный ярлык (форма № инв.-2) применяется для учета фактического наличия продукции на складе в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись.

Сличительные ведомости составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).

Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных.

Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.

В случае получения продукции ненадлежащего качества изготовителю направляется уведомление о вызове.

В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправителю), указывается:

наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

основные недостатки, обнаруженные в продукции;

время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);

количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

Унифицированные формы первичной документации по учету продукции включают:

Доверенность (формы № М-1 и № М-2а):

применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой поставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);

служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту и подтверждает право данного лица на получение продукции.

Реквизиты доверенности:

номер и дата выдачи;

срок действия (определяется возможностями получения и вывоза продукции);

наименования и адреса плательщика и получателя (получателя доверенности);

банковские реквизиты плательщика;

наименование поставщика;

должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;

номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска продукции.

Причины, по которым доверенность считается недействительной:

доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;

доверенность имеет поправки и помарки;

не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверенности;

окончился срок действия доверенности;

поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.

Приходный ордер (форма № М-4) — документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводи тельных товарно-транспортных документов поставщиков.

Акт о приемке материалов (форма № М-7) — применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) — документ, на основании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска продукции:

для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции;

для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения продукции внутри организации между материально ответственными лицами различных структурных подразделений.

Комплектовочные ведомости выписываются на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу, применяются для контроля над отпуском этих изделий на тех предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции. Комплектовочная ведомость содержит перечень мест с указанием их количества.

Ведомости (карты) использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется для учета отпуска продукции:

структурным подразделениям своей, организации, расположенным за пределами ее территории. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение продукции, заполненной в установленном порядке;

сторонним организациям. Накладная оформляется отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия иди лиц, им на то уполномоченных.

Карточка учета материалов (форма № М-17):

применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;

заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;

ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) применяется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.

Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобождения тары, а о весе тары из-под влажной продукции — немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указывается также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.

Реквизиты Акта о недостаче продукции:

• а) наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
• б) дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, — причины несвоевременной приемки, время их возникновения и устранения;
• в) фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
• г) наименования и адреса отправителя (изготовителя) и поставщика;
• д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
• е) дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной' (коносамента);
• ж) дата отправки продукции со станции (пристани, порта) отправления или со склада отправителя;
• з) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия транспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
• и) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевозчиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;
• к) условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими измерительными приборами, поверенными в установленном порядке;
• л) состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция — отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;
• м) при выборочной проверке продукции — порядок отбора продукции для проверки с указанием основании выборочной проверки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);
• н) реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами; общий вес продукции — фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, фактический и по трафарету на таре (упаковке);
• о) транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
• п) способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер);
• р) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недостачи;
• с) точное количество и стоимость недостающей продукции.;
• т) заключение о причинах и месте образования недостачи.

Реквизиты Акта о ненадлежащем качестве продукции:

условия хранения на складе получателя;

состояние упаковки в момент осмотра;

наличие упаковочных листов и пломб;

количество и полное наименование продукции;

подробное описание обнаруженных недостатков и их характеристика;

перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;

заключение

о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.

Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.

Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку — директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику.

Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упакованному предмету или коробке. В упаковочном листе указываются:

порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;

содержимое коробки;

место и дата производства упаковки;

указания по следованию продукции (груза);

контактный телефон получателя;

адрес и данные физического (юридического) лица, являющегося получателем продукции (груза).

Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:

заборный лист;

расходная накладная и др.

Потребителю могут быть предоставлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:

ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции;

отчет по срокам годности продукции;

ежедневный отчет о приеме продукции на склад;

ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада;

особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;

отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соответствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);

отчет о переупакованной бракованной продукции;

отчет об уничтожении бракованной продукции;

отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке);

отчет по наличию пустых поддонов.

Рассмотрим некоторые из них.

Ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции включает в себя следующую информацию:

баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;

все поступления продукции на склад за рабочий день;

все отгрузки продукции за рабочий день;

новый баланс остатка продукции, включающий в себя продукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);

остаток продукции, имеющейся в наличии на складе.

Отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:

предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;

сроки годности по каждому наименованию продукции;

список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней).

Ежедневный отчет о приеме продукции на склад содержит следующую информацию:

все поступления продукции за день;

сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, подписанный представителем склада и водителем);

сведения и копии документов, сопровождающих продукцию.

Ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:

все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;

все заказы, находящиеся в процессе комплектации;

сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;

копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке.