Стиль делового письма

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

• 1. Участники делового общения, преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;
• 2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
• 3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
• 4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
• 5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

• 1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
• 2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
• 3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;
• 4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
• 5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;
• 6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.

Цель большинства документов — заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.

Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок — устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, несущих дополнительный смысл.

Требование лаконичности или краткости текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Языковые особенности деловых писем Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул, т. е. устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:

• — Сообщаем, что в период с… по…;
• — Сообщаем, что по состоянию на…;
• — Направляем Вам согласованный…;
• — Просим Вас рассмотреть вопрос о…,
• — Проверкой установлено, что…;
• — В связи с отсутствием финансовой помощи…;
• — В связи со сложной экономической ситуацией…;
• — В соответствии с Вашим письмом…;
• — В порядке проведения совместной работы…;
• — В соответствии с протоколом…;
• — В подтверждение нашей договоренности…;
• — В целях укрепления ответственности… и т. д.

Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

• — Гарантируем возврат кредита в сумме…,
• — Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…,
• — Контроль за выполнением возлагается…

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.