Стоимостные факторы выставочной деятельности

Планирование участия в выставке предполагает своевременное составление бюджета и оценку эффективности выставочной деятельности. При первом участии в выставке прогноз затрат может представлять определенные сложности, но точный учет затрат после первого участия в выставке сразу же поможет составить более точную смету затрат при участии в последующих выставках. Учет всех затрат по окончании выставки и соотнесение их с результатами выставки (примерно через 6 месяцев) позволяет сделать окончательный вывод об эффективности произведенных затрат.

Общая стоимость участия в выставке складывается из следующих основных статей затрат:

аренда стенда, плата за электроэнергию и т. д. (основная статья затрат);

монтаж и оснащение стенда;

обслуживание стенда, реклама и пользование средствами связи;

транспортные издержки, стоимость удаления отходов;

заработная плата и командировочные занятых на стенде сотрудников;

прочие затраты.

По данным исследований в среднем, независимо от типа выставочных мероприятий, примерно 15% всех затрат составляет арендная плата за стенд, около 5% - эксплуатационные расходы: плата за электроэнергию и т. д. На монтаж, оснащение и оформление стенда приходится 39%, на обслуживание стенда и пользование средствами связи — около 12%, на транспорт и удаление отходов — около 3%. Заработная плата и командировочные составили 21%, прочие затраты — около 5% (рисунок 1.1).

Исследования показывают, что доля арендной платы за квадратный метр стенда снижается с увеличением размеров предприятия и размеров стенда, а доля затрат на монтаж, пользование средствами связи и сервисное обслуживание увеличивается. Так, затраты на монтаж и оформление стенда для фирм с числом штатных работников до 9 человек составляют в среднем 24%, а для предприятий с численностью занятых более 2500 человек — около 43%. На стендах площадью менее 25 м² доля монтажных затрат составляет 21%, а на стендах площадью более 250 м2 — 46%. Доля заработной платы и командировочных на квадратный метр площади стенда снижается с увеличением размеров стенда, при этом лишь незначительно уменьшаясь с увеличением размеров предприятия (по численности занятых).

На региональных и местных выставках доля арендной платы за м2 площади стенда значительно выше, чем на крупных международных выставках — в диапазоне от 26% до 10%. Противоположная тенденция характерна для затрат на монтаж стенда — в диапазоне от 25% до 50%. В среднем, сумма затрат в пересчете на квадратный метр площади стенда составляет примерно 36 000 руб. (возможны отклонения в ту и другую сторону в зависимости от типа выставки, размеров предприятия по численности занятых и размеров стенда).

Рисунок 1.1 — Структура затрат по участию в выставках (средние показатели для всех типов выставок)

Так, в зависимости от размеров предприятия затраты на квадратный метр площади стенда могут составлять от 18 000 руб. для предприятий менее чем с 9 штатными работниками до 43 000 руб. для предприятий с числом занятых более 2500 человек. Применительно к размерам стенда затраты могут составлять от 24 400 руб. (площадь стенда менее 100 м2) до 34 000 руб. (площадь стенда более 250 м2).

Сравнение типов выставочных мероприятий показало, что затраты по участию в выставке в пересчете на квадратный метр для всех предприятий-участников международных выставок промышленного оборудования составляют от 20 000 руб. до 30 000 руб. К верхней границе этого диапазона тяготеют выставки, на которых значительную роль играют расходы на презентацию экспонатов (необходимость высокой технической вооруженности в соответствующих отраслях), или выставки, выполняющие функцию ведущих в своей отрасли. Наименьшие затраты характерны, соответственно, для тех отраслевых выставок, где затраты на технические средства презентации сравнительно невелики. Диапазоны затрат по участию в выставках потребительских товаров составляют 15 000−28 000 руб. за квадратный метр выставочной площади на международных ярмарках потребительских товаров для посетителей-специалистов и, соответственно, 15 000−480 000 руб. за квадратный метр на международных выставках потребительских товаров для широкой публики. Наиболее высокие затраты характерны для автомобильных выставок и выставок бытовой электроники.

Все названные стоимостные факторы характеризуют, прежде всего, те предприятия, которые участвовали в опросе в рамках исследования. При сравнении и планировании сметы приведенные значения могут служить, конечно же, лишь ориентировочными показателями и в отдельных случаях значительно расходиться с фактическими затратами конкретных предприятий-участников выставки.

Мультипликативный эффект от выставочно-ярмарочной деятельности — это влияние развития выставочно-ярмарочной деятельности на устойчивый рост спроса на продукцию и услуги соответствующих отраслей, увеличение объемов продаж и чистого объема налоговых поступлений в бюджеты различных уровней, а также на развитие отраслей инфраструктуры и других смежных отраслей, включая социально-экономический эффект в этих отраслях.

Экономическая эффективность — определяет прирост реальных доходов предприятий и финансовых поступлений в бюджеты различных уровней вследствие реализации программ или мероприятий в области выставочно-ярмарочной деятельности. Эффективность выставочной деятельности подтверждается сравнительными характеристиками выставок с другими способами продвижения (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 — Сравнительная эффективность инвестиций в продвижение продукции предприятия.

Принятие решения о финансировании выставочных мероприятий принимаются руководителям предприятий на основании сравнительной эффективности различных маркетинговых инструментов (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 — Сравнительная эффективность различных маркетинговых инструментов.

Смета расходов на участие в выставке представлена в таблице 1.1.

Таблица 1.1 — Примерная смета расходов на участие в выставке.

Возможно иное оформление сметы, ориентируясь на перечень затрат, обозначенных в налоговом кодексе РФ.