Планирование фестивальной деятельности

Организационный процесс при участии в фестивале делится на три этапа:

• · предфестивальная работа.
• · работа на фестивале.
• · работа после фестиваля.

Даже если дата проведения фестиваля еще очень далеко, подготовку к нему следует начинать заранее.

Необходимо составить план сроков выполнения работ. В плане сроков должны быть отражены все виды деятельности, в зависимости от конкретных задач, в четкой временной последовательности. Разработке плана предшествует составление подробного перечня необходимых действий с параллельной оценкой сроков, требующихся для выполнения каждого из этих действий в отдельности. [8].

Важным этапом для подготовки таких действий являются исследования целевой аудитории фестиваля, как прямое, так и опосредованное. Исследованию подлежат все этапы воздействия коммуникации: от узнавания и запоминаемости брендов до формирования отношения к конкретному мероприятию.

Под целевой аудиторией фестиваля понимаются потенциальные зрители, которые либо уже являются потребителями данного вида искусства, завсегдатаями фестиваля, либо потенциально готовые стать зрителями, либо участниками в силу сформировавшейся у них потребности.

Подобное определение целевой аудитории предполагает интересную, разнообразную и разножанровую фестивальную афишу, широкий спектр представленных в ней направлений. Немаловажное значение играет выбор руководителей, ответственных за качество организации, и участников фестиваля, привлечение «звезд». «Звезда» — это, безусловно, самый вожделенный символ для любого фестиваля. О присутствии на мероприятии известных личностей следует позаботиться заранее. [8].

Огромное влияние на успешность проведения фестиваля оказывает время его проведения, длительность, дата. Дату мероприятия нужно выбирать с большим вниманием, необходимо постараться избежать пересечения фестиваля с более значимыми событиями.

На этапе предфестивальной работы очень важно не допустить срыва запланированных мероприятий. Для этого нужно очень четко понимать, в чем заключаются контрольные функции менеджера по связям с общественностью. Дело в том, что отмена или откладывание запланированных мероприятий, о которых было заявлено на этапе планирования, приводит к подрыву имиджа всей организации. Если же дело пущено на самотек, положительного результата добиться невозможно.

Итогом всей предварительной работы должно стать «Положение о фестивале», в котором указывается название фестиваля, цели его проведения, возраст участников, четко формулируются конкурсные задания, разъясняются условия и, возможно, объявляется о награде победителю.

После того как «Положение» составлено, работа организатора должна быть направлена на практическую реализацию сразу нескольких задач.

Во-первых, организатор должен найти будущих участников фестиваля. Во время этой кампании можно применять как массовую, так и индивидуальную работу, можно использовать приглашения, листовки, стенды, радио, телевидение, Интернет — выбор средств зависит от масштабности конкурса и от традиций каждого конкретного организатора. Главное — сделать так, чтобы желающих было много.

Во-вторых, организатор должен позаботиться о наличии материалов и инструментов, технической обеспеченности, комфортных условий размещения участников и гостей, то есть всего того, что необходимо для проведения мероприятия. Возможно, что материальное обеспечение должен взять на себя сам участник, но в этом случае данный вопрос должен быть оговорен в условиях конкурсной программы.

В-третьих, организатор должен пригласить для оценки результатов конкурсной работы компетентное жюри. Поскольку понимание этих категорий у разных людей разное, и абсолютно объективной оценки при подведении итогов конкурса быть не может, результат всегда, в определенной мере зависит от чьего-то субъективного мнения, личного вкуса. Но, тем не менее, существуют способы снизить эту опасность. Для этого нужно:

• 1. Никогда не доверять судействовать конкурсную программу одному человеку, число членов жюри должно быть от 3 до 7.
• 2. Никогда не приглашать в жюри людей, не имеющих собственного опыта в деятельности, которую предстоит оценить.
• 3. Никогда не полагаться на людей, лично заинтересованных в результате. Соблюдение хотя бы этих трех правил может значительно повысить объективность оценки.
• 4. Организатор конкурсной программы должен заранее решить вопрос о награждении победителей, об эмоциональной и материальной оценке труда участников.

Организатор на финальном этапе своей работы должен решить десятки организационно-содержательных проблем:

• · способы распространения билетов на фестиваль.
• · определение сроков проведения предварительного просмотра.
• · определение стилистики оформления помещения.
• · обеспечение технической базы.
• · организация счетной комиссии.
• · и многое другое. [2]

Фестиваль проводится либо с целью коммуникации с целевой аудиторией: либо непосредственной (зрители, участники), либо опосредованной через средства массовой информации (создание позитивного впечатления о проведенном фестивале у тех, кто по тем или иным причинам не смог лично на нем присутствовать). Поэтому во время проведения фестиваля (этап «работа на фестивале») от организаторов требуется создание всех условий, как для участников мероприятия, так и для работы журналистов.

Под работой после фестиваля подразумевается работа с последствиями мероприятия.

Во-первых, идея фестиваля должна быть концептуальной, то есть способной жить долго, обрастая смыслами и ожиданиями аудитории. Компания должна стремиться сделать мероприятие со своей историей, мифами и легендами. Это будет интересно не только клиентам и СМИ, но и самому организатору.

Во-вторых, необходимо следить за тем, чтобы мероприятие было не просто благотворительным подарком человечеству, а таким подарком, на котором стоит логотип. Таким образом, в сознании потребителей эмоциональное удовольствие от участия в мероприятии будет сливаться с образом бренда.

В-третьих, нужно постараться, чтобы подобные специальные мероприятия проходили регулярно и были ожидаемы.

фестиваль мероприятие рекламный общественность.