Рекомендации по организации pr-мероприятий для салона — парикмахерской «креатив»

Этапы реализации PR-мероприятия

На основе изученного теоретического материала, а также проведенных исследований предлагаем рекомендации по организации PR-мероприятий для салона — парикмахерской «Креатив».

Предлагается общий алгоритм организации PR-мероприятия для салона — парикмахерской «Креатив». Он состоит из нескольких последовательных этапов: определение целей и задач мероприятия; разработка сценария мероприятия; подготовка мероприятия; определение бюджета; проведение мероприятия; оценка результата.

При формировании, прежде всего, необходимо определить цели и задачи. Цели должны формулироваться в терминах, доступных пониманию всех, кто будет работать над их осуществлением, и быть приемлемыми для них. Кроме того, цели должны быть ясны и конкретны. Определение целей выполняет следующие функции. Во-первых, они являются схемой коммуникаций. Во-вторых, цели определяют прогнозируемые результаты.

Таким образом, целями PR-мероприятий являются повышение уровня знания о салоне и услугах, оказываемых там и создание благоприятного имиджа салону «Креатив». Для достижения цели необходимо решить следующие задачи: ознакомить целевую аудиторию с услугами салона; поддерживать желание преображаться, при этом сохранять в сообщениях рациональные доводы в пользу того, что это доступно, потому что услуги предоставляются по приемлемым ценам; создать эмоциональную связь между клиентами и салоном, повышая доверие к специалистам салона.

Разработка сценария. Чтобы избежать ошибок, необходимо создать сценарий мероприятия. Сценарий должен четко соответствовать целям и выполнять поставленные задачи. Затем требуется четко ориентироваться на свою аудиторию, что они уже знают и что хотят узнать, что их может заинтересовать. После этого стоит начать планирование мероприятие: распределение ключевых ролей, отработка участия каждого сотрудника; подготовка информационного материала. Не следует забывать важного правила: если ошибка закралась на ранней стадии проекта, то она сильнее влияет на весь проект и приносит больший вреда потом. Необходимо быть внимательным на начальном этапе.

Подготовка мероприятия. В начале, следует определиться с датой и временем проведения. Начало и конец рабочей недели не дают полной отдачи. Начало недели требуется для организации и планирования работы. Конец недели чаще планируется для отдыха. К тому же у многих людей после трудовой недели накапливается усталость и ухудшается восприятие новой информации. Проведение PRмероприятия в выходные или праздничные дни может значительно сократить число пришедших участников. Наиболее удобным временем являются, как правило, середина рабочей недели. Непосредственное время проведения лучше запланировать на вторую половину дня. Примерно с 16 до 20 часов.

На мероприятие следует пригласить: руководителей и работников, находящихся вблизи предприятий и организаций; жителей из расположенных вокруг жилых районов; руководителей и представителей местной администрации; руководителей и представителей контролирующих организаций; представителей прессы.

Рассылка приглашений. Рассылка осуществляется заранее, для того, чтобы у приглашенных была возможность спланировать свое время и посетить данное мероприятие. Для своевременной рассылки следует заключить договор с почтовым отделением или курьерской службой, либо подключить своих сотрудников, знакомых (в целях экономии средств). Для дополнительного информирования населения о предстоящем мероприятие используются местные газеты; информационные плакаты, расклеиваемые вблизи ближайших остановок общественного транспорта, магазинов, крупных жилых комплексах.

Перед началом мероприятия обязательно требуется украсить салон в соответствии с тематикой мероприятия, спланировать меню фуршета и закупить все необходимое, назначить ответственных за фуршет, за оформление салона, за развлекательную программу (если она планируется). Далее целесообразно провести репетицию предстоящего мероприятия.

Определение бюджета. Основные затраты на проведение PR-мероприятия: подготовка, печать, рассылка приглашений; подготовка, изготовление информационного материала, подарков, сувенирной продукции и т. д.; закупка продуктов для фуршета; закупка украшений для оформления помещения. Если мероприятие устраивается посредством специального агентства, то организация платит за услуги, исходя из затраченного времени привлеченных специалистов.

Проведение PR-мероприятия включает следующие шаги. Встреча и регистрация приглашенных гостей (откуда они пришли, как получили приглашение). Это необходимо для последующей оценки эффективности рассылки приглашений. Официальная часть, на которой освещается тема мероприятия. Неофициальная часть включает общение с гостями, фуршет, развлекательную программу.

Оценка результатов — это завершающий этап PR-мероприятия. Поскольку процесс подготовки охватывает определенный период времени, и требуют усилий разных сотрудников, необходимо заранее определить формы контроля, отчетности, ответственных за нее лиц и методы, которыми будет оцениваться эффективность. Нужен координатор, который соберет отчеты о проделанной работе и вовремя проследит, как баланс между тратами и прибылью меняется в сторону увеличения доходов и динамики роста. Об эффективности PR-мероприятия, можно судить по числу пришедших гостей, из числа приглашенных, увеличившихся посетителей, по количеству положительных отзывов.

В нашей стране существует тенденция работать в авральных ситуациях. Планирование рекламных PR-мероприятий позволит равномерно распределить работу по их подготовке. Расходы и расписание закладывается в годовой план работы компании. Материальные средства в этом случае минимизируются, поскольку распределены на год. Можно в спокойном темпе подготовить рекламные материалы, зарезервировать деньги, написать сценарий, подготовить персонал, написать речи, купить сувениры и подарки, подготовить банкет. При таком подходе не требуется «отрыва от производства» сотрудников, помощь сторонних организаций. Мероприятие превращается из тягостного затратного действа в интересный, улучшающий атмосферу в коллективе и имидж компании во вне, PR-проект. Ни у кого не будет ощущения, что акция проведена просто ради «галочки».

Таким образом, тщательно подготовленное и спланированное PR-мероприятие поможет избежать ошибок, накладок и достигнуть поставленных целей.