Требования к служебным документам

Они регламентируются государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Сокращение документации и уменьшение трудоемкости ее составления являются сегодня одной из актуальных задач для всех учреждений, организаций, предприятий. Один из путей ее эффективного решения — унификация и стандартизация документов как пот форме, так и по содержанию, выработка единых научно обоснованных правил подготовки документов, разработка и внедрение государственных стандартов на документы. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).М:2001г.

Под унификацией документов понимается приведение их к единообразию формы. Это означает установление оптимального числа необходимых реквизитов, из которых складывается документ; определение форматов бумаги, применяемой для оформления документов; установление постоянного расположения реквизитов расположения реквизитов на бумаге.

Под стандартизацией документов понимается установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста и т. д.), которые называются реквизитами.

В государственном стандарте перечислены следующие возможные реквизиты:

• 1. Государственный герб.
• 2. Эмблема организации или предприятия.
• 3. Изображение правительственных наград.
• 4. Коды.
• 5. Наименование министерства или ведомства.
• 6. Наименование учреждения, организации или предприятия.
• 7. Наименование структурного подразделения.
• 8. Адресат.
• 9. Резолюция.
• 10. Гриф учреждения.
• 11. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номера телефона, факса, номер банковского счета.
• 12. Название вида документа.
• 13. Дата.
• 14. Индекс (номер документа).
• 15. Ссылки на индекс и дату входящего документа.
• 16. Место составления или издания.
• 17. Отметка о контроле.
• 18. Заголовок к тексту.
• 19. Текст.
• 20. Отметка о наличии приложения.
• 21. Подпись.
• 22. Гриф согласования.
• 23. Отметка о заверении копий.
• 24. Визы.
• 25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
• 26. Отметка о поступлении.
• 27. Печать.
• 28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
• 29. Гриф ограничения к доступу документа.

В соответствии с государственными стандартами административные документы составляются на бумаге стандартного размера (ГОСТ Р 6.30−97УСД) А4 (210*297мм) и А5 (148*210мм).

ГОСТ устанавливает также размер полей:

• — поля с левой стороны — 35 мм;
• — поля с правой стороны — не менее 8 мм;
• — верхнее поле — 20 мм;
• — нижнее поле — 20 мм.

Указание автора — обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных (официальных) документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия.

В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. Бланк представляет лист бумаги с напечатанным на нем названием учреждения, предприятия, организации. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии, оттиснут штемпелем, отпечатан на машинке. Незаполненные бланки являются документом строгой отчетности и хранятся у ответственного лица.

В бланке, в соответствии с требованиями стандартов указываются:

• · Герб страны;
• · Эмблема организации или предприятия;
• · Изображение правительственных наград;
• · Наименование министерства или ведомства;
• · Полное наименование учреждения, организации или предприятия (в скобках сокращенное, или таковое имеется);
• · Наименование структурного подразделения;
• · Адрес учреждения;
• · Название вида документа или место на него;
• · Дата;
• · Индекс;
• · Ссылки на индекс и дату входящего документа;
• · Место составления документа.

Каждое учреждение, организация, предприятие должны иметь два вида бланков — бланки для служебных писем и бланки для всех других видов документов. Применение бланки повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.

Все служебные документы формата А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь некоторые документы на формате А5, извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа. В нем кратко и точно в одной фразе должно быть отражено основное содержание документа. Например: «О контроле за принятием решения»; «О поставке товара по контракту». Для документов сложных по содержанию, составляются подзаголовки.

Заголовок помещается в левом верхнем углу документа. Заголовок значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение между исполнителями, контроль за сроками исполнения, поиск нужного документа в деле и помогает правильному распределению документов в дела.

Адресование документа. На многих видах служебных документов, и прежде всего на документах, отправляемых в учреждения, указывается адресат, т. е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. Адресат располагается в правом углу документа. В адресате названия учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже.

Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя. Который будет рассматривать документ, следует адресовать корреспонденцию конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя в дательном.

Датирование документ. Каждый документ имеет дату. Она относится к обязательным реквизитам документа. Даты, проставляемые на документе, могут иметь различное назначение. Так дата, проставляемая в бланке, должна быть датой подписания документа. Однако нередко дату в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления. В таких случаях дата подписания и дата отправки документа должны совпадать. Для официальных документов существует также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вхождения документа в силу.

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документе проставляют также дату написания резолюций, даты ознакомления с документом, визирования, контроля исполнения и т. д.

Дата служит поисковым признаком и используется для ссылки на документ. В состав даты входят число, месяц, год.

Наиболее рациональным следует признать обозначение всех частей даты арабскими цифрами:

• 08.03.2002. -8 марта 2002 г.
• 15.07.2002. -15 июля 2002 г.
• 21.12.2002. -21 декабря 2002 г.

Состав удостоверения документа. К способам удостоверения документа относят подписания, проставления печати, утверждение. Это придает документу юридическую силу. Подпись — обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, все распорядительные и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ направляется по нескольким адресам, в вышестоящие инстанции и неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в делах учреждения, а рассылается копии.

Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падет на несколько лиц. Например, на протоколах — подписи председателя и секретаря; на аттестатах — подписи директора школы, заведующего учебной частью, учителей; на договорах — подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными и материальными ценностями, — подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т. д. Как правило, все случаи проставления нескольких подписей оговариваются в специальных инструкциях.

Нормативными актами предусмотрена необходимость утверждения некоторых видов документов. Например, требуют утверждения уставы, положения об учреждениях и их структурных частях, расписания, инструкции, некоторые протоколы и д.р. Утверждение документа производится после его подписания. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций. Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, его расшифровки и даты. Располагается гриф в правом верхнем углу.

Приложения. Нередко служебные документы имеют приложения. Обычно приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Отметки на документах. На документе, поступившем в учреждение, проставляется регистрационный штамп. По государственному стандарту штамп ставится в правом нижнем углу первого листа документа. Регистрационный штамп включает: название учреждения, организации, предприятия, в которое поступил документ, дату получения и регистрационный номер.

Порядок и характер исполнения документа указываются в резолюции. Она должна отражать отношение руководителя к вопросу, затронутому в документе, и указывать порядок его решения.

Место для резолюции определено стандартом в правом верхнем углу. Резолюция должна быть подписана и датирована. Написание резолюций на отдельных листочках и прикрепление их к документу недопустимо. Отметка о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещаются на полях слева.

После исполнения документа на нижнем поле лицевой стороны справа должна быть проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка должна содержать краткую справку об исполнении или указание на посылку ответного документа «В дело» (и указание номера по номенклатуре), в которое данный документ подшивается.