Делопроизводство в управлении персоналом в ГП Типографии МСЗН

Государственное предприятие Типография Министерства социальной защиты населения РФ, именуемое в дальнейшем Предприятие, создано в соответствии с распоряжением Совета Министров РСФСР от 17 декабря 1949 г. № 3491-р и переведено на полный хозяйственный расчет приказом Министерства социального обеспечения РСФСР № 1−1309 от 17 октября 1990 г. Учредителем Предприятия является Министерство социальной защиты РФ. Целью создания Предприятия повышения финансовой эффективности использования государственного имущества, а также внедрение новых видов услуг для предприятий и граждан и получение прибыли. Для достижения этой цели Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

• — выпуск книжно-журнальной продукции, пенсионных удостоверений, бланков и иной документации для обеспечения потребностей Министерства социальной защиты населения РФ и других организаций;
• — осуществление всех видов типографских и полиграфических работ, в том числе с использованием собственной и арендованной технической базы;
• — выполнение типографских работ, связанных с изданием научных произведений, произведений литературы и искусства на основе договоров с авторами (лицами, владеющими авторскими правами) и издательскими организациями;
• — выполнение дизайнерского проектирования, выполнение художественно-оформительских работ, создание и размещение рекламных материалов;
• — организация и проведение стажировок, осуществление различных программ обучения, повышения квалификации;
• — коммерческо-посредническая деятельность.

Поскольку ГП Типография МСЗН является малым предприятием на нем не существует специализированной службы по управлению персоналом. Организацией процесса управления персоналом занимается руководитель ГП Типографии МСЗН. Кадровую работу выполняет ответственный за ее ведение сотрудник — зам. главного бухгалтера. Общая численность персонала предприятия 28 человек.

В состав документации входят такие документы: приказ о приеме на работу, личная карточка, приказ о предоставлении отпуска, приказ о прекращении трудового договора. Приказ о приеме на работу применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отвечающим за ведение кадровой документации. Первым этапом подготовки приказа является составление проекта и его визирование лицом, ответственным за прием. Далее руководитель предприятия дает свое заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и предполагаемая продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями и оплатой, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарной безопасности и другие отметки проставляются на оборотной стороне формы. После с подписанным руководителем приказом под расписку знакомится работник. На последнем этапе в работе над приказом о принятии на работу он используется как основание для заполнения личной карточки и внесения отметки о зачислении в трудовую книжку.

На основе приказа о приеме на работу, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома об окончании образовательного учреждения и других документов заполняется личная карточка работника.

Если у вновь поступившего работника нет трудовой книжки, то ее заводят пишут дату поступления работника на данное предприятие, название предприятий, на какую должность принят работник, а при увольнении заполняется дата увольнения с данного предприятия.

На каждого работника заводится «личное дело», документы в нем располагаются в определенном порядке. Внутренняя опись документов дела, исполнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу на определенную должность. В дальнейшем по мере формирования в личное дело подшиваются документы:

• — характеризующие изменение анкетных и биографических данных (например, копия свидетельства о браке);
• — характеризующие профессиональные и личные качества работника (например, характеристики, отзывы, резюме, аттестационные листы).

Перед началом нового календарного года на ГП Типографии МСЗН составляется график отпусков. В нем отражается распределение отпусков работников на предстоящий календарный год. За две недели до отпуска работник пишет заявление на предоставление ему отпуска. Приказ о предоставлении отпуска заполняется в одном экземпляре. Документ подписывается начальником подразделения и руководителем организации. В личной карточке делаются соответствующие отметки на основании приказа о предоставлении отпуска, а бухгалтерия производит расчет заработной платы.

В типографии МСЗН пользуются квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. В нем указаны квалификационные характеристики должностей работников, функции и должностные обязанности которых связаны со становлением и развитием рыночных экономических отношений.

При оформлении увольнения работника применяется приказ о прекращении трудового договора. Подписывается начальником подразделения и руководитель предприятия. На основании приказа бухгалтерией производится расчет с работником причитающейся ему суммы выплат.