Системы документации в управлении. 
Процессы документирования

Документационное обеспечение — это комплекс документов, которые необходимы для нормального функционирования предприятия.

Документирование — это процесс создания документов.

Документация — это совокупность однородных за функциональным назначением и взаимоувязанных документов.

На предприятиях, как правило, используют такие виды документации:

• 1) нормативно техническая — комплексы международных стандартов, например Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Унифицированная система документации (УСД);
• 2) проектная — документы, которые используют при проектировании предприятия — строительные нормы и правила, нормы технологического проектирования и др.;
• 3) конструкторская (техническая) в виде графических (чертежи, схемы) и текстовых (технические задания, условия, паспорта, правила эксплуатации торгово-технологического оборудования) документов;
• 4) производственная (технологическая) — технологические карты, схемы.

Информация об основной деятельности предприятий содержится в организационно — распорядительной документации, которую используют для оформления распорядительноисполнительной деятельности аппарата управления.

Этот вид документации предусматривает организационные документы (уставы, положения, правила, инструкции), распорядительные (приказы, распоряжения) и справочно-информационные документы (письма, справки, отчеты, сведения, и тому подобное). Кроме того, в предприятиях создают специальные виды документации, которые отображают специфические функции управления, например кадровую, бухгалтерскую и др.

Для оформления организационно предписывающих документов используют специальные бланки.

Бланк — это стандартный лист бумаги с постоянной информацией и местом для переменной информации.

Большинство организационно — распорядительных документов оформляют на бланках. На чистых листах бумаги можно составлять второстепенные документы, которые не выходят за пределы предприятия.

Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ из документирования, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру работы с ними.

На каждом предприятии или в учреждении используют два вида бланков — для писем и общий бланк для оформления других видов организационно предписывающих документов.

При составлении и оформлении документов используют реквизиты.

Реквизит — элемент официального документа, например, дата, адресат, индекс, подпись и др. Совокупность размещенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

К реквизитам документа относятся:

• — Государственный герб Украины;
• — эмблема предприятия;
• — изображение наград;
• — код предприятия, учреждения;
• — код документа;
• — название министерства или ведомства;
• — название предприятия;
• — название структурного подразделения;
• — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа (абонентского телеграфа), факса, телефона, счета в банке;
• — название вида документа;
• — дата;
• — индекс;
• — ссылка на индекс и дату документа, который поступает; место составления или издания;
• — гриф ограничения доступа к документу;
• — адресат;
• — гриф утверждения;
• — резолюция;
• — заглавие к тексту;
• — обозначение о контроле;
• — текст;
• — обозначение о наличии приложения;
• — подпись;
• — гриф согласования;
• — визы;
• — печать;
• — обозначение о заверении копий;
• — фамилия исполнителя и номер его телефона;
• — обозначение о выполнении документа и направлении его в дело;
• — обозначение о перенесении данных на машинный носитель;
• — обозначение о поступлении.

Следует различать понятие «реквизиты документа» и «реквизиты предприятия». Реквизиты предприятия — данные об авторе документа, его адрес, телефон и др., отображенные на бланке документа. Не все реквизиты предприятия могут быть отображены на бланке.

Часть реквизитов (постоянные) наносят на бланки при их изготовлении (Государственный герб Украины, эмблема, названия министерства, ведомства, предприятия). Переменные реквизиты (адрес, индекс, дата, текст, подпись, но др.) записывают в бланк в процессе его заполнения, то есть при составлении и оформлении документу.

Бланки, характерным признаком которых является дополнительный реквизит «название должности», используют в предприятиях при оформлении писем, указаний, служебных записок и других документов, которые подписывает лицо, должность которого отвечает реквизиту.

Как правило, печатным способом документы готовят специальные технические работники, которые руководствуются соответствующими правилами и рекомендациями. Рассмотрим правила оформления реквизитов документа. управленческий документ деятельность оформление.

Код формы документа по Классификатору управленческой документации (КУД) проставляют на основе раздела этого классификатора «Унифицирована система организационно предписывающей документации» (класс 200 000), где приведены названия форм документов, которые используются при решении ряда управленческих заданий, и их кодов. Структура кода документа состоит из кодов системы (два знака), подсистемы (один знак), управленческого задания, для решения которого создается документ (один знак), а также кода формы документа, который составляет. кода названия документа (два знака) и порядкового номера формы в пределах конкретного названия документа (один знак). Код состоит из восьми знаков, из которых семь помечают код формы документа, а восьмой — защитный, и проставляют его на основе специальной методики.

Например, в кодовом поле документа проставлен код 28 311 IX:

• 02 — код системы документации (организационнораспорядительная документация);
• 8 — код подсистемы документации (документация по оценки трудовой деятельности);
• 3 — код управленческого задания (оформление поощрений);
• 11 — код названия документа (приказ);

I — порядковый номер формы в пределах одного названия документа (приказ);

X — вместо этого знака проставляют защитный код.

Название вида документа должно отвечать названиям, установленным действующими нормативными актами. Этот реквизит помечают только на общем бланке. Распространенной ошибкой при оформлении названия является применение разных словосочетаний, например, «Приказ по министерству», «Приказ министерства», «Приказ министра», «Распоряжения заместителя директора по производства» и др. Следует отмечать в именительном падеже название вида документа (приказ, распоряжение, указание) независимо от того, кто его подписал, — руководитель или другое уполномоченное должностное лицо. Название вида документа должно отвечать действующему классификатору управленческих документов. Название должности указывают в соответствии с реквизитом «подпись» .

Дата — один из обязательных реквизитов, которые обеспечивают юридическую силу документа. Датой приказа, письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, указания, распоряжения, является дата их подписания; постановления и решения — дата принятия их коллегиальным органом; устава, отчета, инструкции, плана, — дата утверждения; акта, протокола, — дата зафиксированного в нем события, которое, как правило, совпадает с датой составления настоящих документов.

Элементы даты помечают арабскими цифрами на одной строке в такой последовательности: день, месяц, год (05.01.2008). Допускается при оформлении дать сначала отмечать год, потом месяц и день месяца (2008.01.07). Дату проставляет лицо, которое подписывает (утверждает) или регистрирует документ.

Гриф «Ограничения доступа к документу» оформляют согласно соответствующему специальному положению и размещают выше от реквизитов «адресат» или «гриф утверждения» на месте, предусмотренному формуляром-образцом.

Адресатом документа может быть предприятие, его структурное подразделение, конкретное должностное или частное лицо. Как правило, документ адресуют предприятию или в его структурное подразделение без указания должностей и фамилий, например: Министерство связи Украины, Планово-экономическое управление или Завод «Маяк» .

Гриф утверждения. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действия на определенный круг предприятий, должностных лиц и граждан. Документ утверждается оформлением реквизита «гриф утверждения», который содержит такие элементы; слово «УТВЕРЖДАЮ», название должности лица, которое утверждает документ (включая название предприятия, если оно не входит в состав реквизитов бланку), личную подпись и ее расшифровку, дату:

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода Подпись В. Д. Петренко 26.03.2008.

Если документ утверждается приказом, постановлением или другим предписывающим актом, используется другая форма грифу:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министерства культуры Украины

26.06.2007.

Дополнение и исправление в утвержденный документ можно вносить только с разрешения лица, которое его утверждало.

Резолюция отображает результат рассмотрения документа руководителем, содержит указания относительно его выполнения.

По большей части документ имеет одну резолюцию. Последующие резолюции нужны, если детализируют порядок выполнения документа или уточняют его исполнителя.

Исполнителями в резолюции отмечают не структурные подразделения, а должностные лица, которые, как правило, непосредственно подчиненные ее автору. Ответственным за выполнение является лицо, отмеченное первым. Перечень других лиц (соисполнителей) свидетельствует о требовании руководителя вовлечь их в выполнение документа.

Заглавие к тексту начинается с указания управленческого действия, потом называют объект, на который его направляют. Используется конструкция с предлогом «о» и отглагольным существительным. Например, «Об организации семинара программистов в институте математики», «Об изменении порядка оплаты труда служащих» .

Текст включает основную содержательную часть документа. Он должен быть логическим, четким, информационно вместительным, убедительным и аргументированным, а аргументация и выводы — объективными.

Сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для машинной обработки дает возможность унификация текстов — установление единственной формы языкового выражения, которая точнее всего передает содержание управленческих ситуаций или действий, которые регулярно повторяются.

Логическому и оперативному восприятию текста документа способствует его рациональная структура. Структура текста документа — последовательное размещение составных частей, которые раскрывают содержание документа в соответствии с его функциональным назначением.

Тексты документов, которые составляют от имени руководителя, как правило, готовят подчиненные. Однако конфиденциальные и особенно важны документы, доклады и некоторые другие документы, руководитель по большей части составляет сам.

При составлении текста документа следует использовать основные законы логического мышления — тождественности, противоречий, исключенного третьего, достаточного основания.

Подпись. Формой выражения законности и юридической силы документа является его удостоверение, то есть заполнение реквизита «подпись» .

Управленческий документ подписывает и утверждает руководитель предприятия или должностное лицо, которое его замещает, в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.). Документы, которые составляет комиссия, подписывают все члены комиссии; решение (постановления, протоколы) коллегиальных органов — председатель и секретарь.

Гриф согласования. Целью согласования документов является повышение их качества, непротиворечивости, обоснованности содержания, оформления и т. п. за счет учета рекомендаций соответствующих должностных.

Выделяют две формы согласования документов:

• — внутреннее (с подразделами и должностными лицами предприятия);
• — внешнее (с другими предприятиями).

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», названия должностного лица (включая название предприятия), с которым документ согласовывают, личной подписи, ее расшифровывания, и дать.

Внутреннее согласование проекта документа — это его визирование.

Виза состоит из личной подписи лица, которое визирует документ и даты.

Печать ставят на документах, которые нуждаются в особенном удостоверении их истинности (юридической силы). Печати бывают гербовые и простые (без изображения Государственного гербу Украины). Простые печати могут иметь разную форму: круглую, квадратную, треугольную, их ставят на копиях документов, которые выходят за пределы предприятия, размноженных экземплярах предписывающих документов при их рассылке, справках, с места работы и др.

Фамилия исполнителя, номер его служебного телефона размещают на всех экземплярах документу на лицевой или, если нет места, с обратной стороны последнего листа документу в левом нижнем угле через два-четыре интервала после реквизита «подпись». Инициалы не указывают.

Работа с внутренними и внешними документами. Документы передают руководителю полностью подготовленными для их подписания или утверждения. Исполнитель обязан проверить содержание, оформление документу, наличие необходимых виз и дополнений.

При передаче документов руководителю к ним следует добавлять материалы, необходимые при решении поставленных в документах вопросов. Например, к проектам писем-ответов добавляют письма — запить, а в случае потребности — вся предыдущая переписка. К проекту приказа добавляют решения вышестоящей организации, на основе какого его выдано; к проекту приказа из личного состава — документы лиц, которых принимают на работу, или документы, которые являются основанием для поощрения (взыскание) и др.

На подпись руководителю передают один (первый) экземпляр внутреннего документа (приказ, инструкция, указание), первый и второй экземпляры документов, которые отправляют за пределы организации. Подписывая документ, руководитель должен иметь тот его экземпляр, на котором есть визы, грифы согласования.

Все документы в установленное время передают на подпись (утверждение) руководителю через канцелярию (секретаря), где проверяют правильность их оформления. Также в установленное время руководитель возвращает подписанные и рассмотренные им документы.

Время передачи документов руководителю и их возвращения должны знать все работники аппарата управления. Все документы, которые поступили для подписи до 13 час., руководитель должен вернуть до 17 час., и в тот же день их следует отправить. Документы, которые поступили после 13 час., возвращают до 10 час. следующего дня и в этот же день отправляют адресатам.

Для подписи руководителю передают только те исходящие документы, содержание и значения которых выходят за пределы компетенции руководителей подразделов, где они были подготовлены. Следует стремиться к тому, чтобы значительную часть документов, которые отправляют, подписывали от имени предприятия руководители структурных подразделений. Некоторые документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписывать исполнители, если затронутые в них вопросы не выходят за пределы их компетенции, согласно должностным инструкциям и другим документам. Такой порядок дает возможность высвободить руководителя от потребности принимать участие в решении конкретных заданий, поставленных перед отдельными подразделами или исполнителями, повышает их ответственность за качество принятых решений, создает условия для объективной оценки способностей работников и более обоснованного контроля их деятельности, отвечает принципу делегирования полномочий.

В современных условиях актуальным является внедрение автоматизированных систем документооборота в предприятиях. При этом возникает необходимость в анализе экономической эффективности от внедрения данных систем.