Кадровая служба предприятия

Предприятие можно сравнить с организмом, а все службы с органами, работа которых обеспечивает его жизнедеятельность. Кадровая служба также играет свою роль в деятельности предприятия, как жизненно важный орган в организме. Кадровая служба предприятия — это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики. Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне. Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией). Численный состав и структура кадровой службы зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• — самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• — выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации;
• — выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы.

В структуру современной кадровой службы может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: «директор по работе с персоналом», «менеджер по персоналу», «заместитель директора по развитию человеческих ресурсов» или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы. В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта. В то же время различными видами кадровой работы заняты другие подразделения организации: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

Большая разобщенность всех этих узко специализированных структурных подразделений снижала эффективность работы с кадрами, не позволяла комплексно решать задачи формирования и тем более эффективного использования кадров. Большую работу, особенно связанную с подбором, расстановкой и использованием кадров, выполняли линейные руководители (начальники цехов, мастера), часто не располагая ни необходимыми знаниями, ни временем, поскольку их главная задача состояла в обеспечении своевременного и качественного выполнения производственных заданий. Их общение с отделом кадров, отделом подготовки кадров носило больше оперативный характер и напоминало систему «дежурного обслуживания» — оперативное исполнение отделом кадров заказов конкретного производства по набору кадров со стороны. Кадровая служба не была наделена функциями планирования, организации, координирования, стимулирования, контроля, не участвовала в выработке кадровой политики, ограничиваясь текущей работой с кадрами. По сути дела, на большинстве отечественных предприятий и самой кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подразделений, участвующих в управлении персоналом, не было. Появление в последние годы должности заместителя генерального директора по кадрам не исправило ситуацию, так как ему, как правило, подчинялись лишь отдел кадров, отдел подготовки кадров и помощник директора по быту. Вне поля его деятельности оставались другие отделы предприятия, занятые выполнением порученных им функций в соответствии с собственным пониманием задач управления персоналом. С изменением задач и ориентиров в управлении персоналом изменились и задачи кадровой службы, ее функции и структура. Речь идет о формировании на предприятиях многофункциональной кадровой службы как единого целого, об организации (координации) всей работы структурных подразделений в системе управления производством, в той или иной мере занятых работой с людьми, под единым руководством. Лишь в этом случае возможно комплексное решение не только вопросов кадрового обеспечения производства, но и главной задачи кадровой службы в новых экономических условиях — соединить цели развития производства с потребностями работников, реализующих эти цели, сбалансировать стратегию развития предприятия (организации, фирмы) и занятых на нем кадров. Как уже отмечалось, управление персоналом — функция не только кадровой службы. По тому или иному направлению в рамках своей компетенции непосредственное участие принимают и другие субъекты управления — линейные руководители производственных подразделений вместе с подчиненными им специалистами. В высших эшелонах управления (дирекции) решаются вопросы стратегического порядка: формируются кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации, задания на разработку методических и нормативных материалов (документов), осуществляются контроль над их выполнением и общее руководство всеми подразделениями по работе с кадрами. На уровне отдельных производств в объединении работа по управлению персоналом носит в основном оперативный характер. Разделение функций управления кадрами между аппаратом дирекции и руководителями отдельных производственных структур должно быть достаточно четким, исключающим параллелизм в работе, что повышает ответственность за результаты. Можно выделить три основные организационные формы осуществления кадровой работы на любом предприятии:

• — самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю;
• — выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником предприятия;
• — выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе.

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии — создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

• — общие положения;
• — задачи;
• — структура;
• — функции;
• — взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
• — права;
• — ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов, формирование стабильно работающего коллектива, создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения:

• — о нарушителях трудовой дисциплины;
• — копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия;
• — увольнение рабочих и служащих;
• — изменение правил внутреннего трудового распорядка;
• — сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Обязанности начальника кадровой службы — к основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится осуществление следующих функций:

• — руководство работой службы;
• — разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т. п.;
• — проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
• — обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
• — создание условий для роста и повышения квалификации персонала;
• — осуществление контроля над соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
• — внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины;
• — контроль над своевременным составлением отчетности;

Начальник кадровой службы должен знать:

• — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы;
• — нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
• — основы экономики, организации труда и управления;
• — законодательство о труде и охране труда в РФ;
• — правила внутреннего трудового распорядка;
• — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Теперь поговорим подробнее о задачах и функциях и структуре организации.

Кадровая служба решает следующие задачи:

• -осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
• -формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• -создание кадрового резерва;
• -организация системы учета кадров;

Кадровая служба выполняет следующие функции:

• — работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• — оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
• — учет личного состава;
• — хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• — контроль над исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• — изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• — анализ деловых качеств — специалистов организации с целью рационального использования кадров;
• — создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• — работа по созданию резерва на выдвижение;
• — подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• — подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• — принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• — организация контроля над состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• — ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Полномочия, которыми, как правило, наделена кадровая служба, заключаются в следующем:

• — право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• — право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения;
• — право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• — право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Полноценная кадровая служба обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функции:

• 1. сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т. д.
• 2. сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т. д. сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т. д. сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т. п.
• 3. сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.