Анализ эффективности внедрения СЭД

Эффективность — одно из наиболее общих экономических понятий. Эффективность можно определить как вероятность достижения цели. Проведенный выше анализ предпосылок внедрения СЭД недостаточен для рекомендации ее внедрения. Необходим анализ экономической эффективности СЭД.

Цели внедрения системы электронного документооборота:

• · автоматизация делопроизводства;
• · автоматизация потоков документов;
• · автоматизация контроля исполнения документов и поручений;
• · повышение исполнительской дисциплины;
• · наведение порядка в работе с документами;
• · сокращение времени на операции с документами;
• · переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

экономический — его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т. д.

финансовый — расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,.

ресурсный — его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т. д.

научно-техничекий — включает новизну, простоту, полезность СЭД;

социальный — его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.

Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации С_j при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле:

С_j = С_зпj (Q₁ — Q₂) А₂ / Ф_j,.

где С_зпj — годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q₁, Q₂ — трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А₂ — годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Ф_j — годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда менеджера, работающего в бюджетной сфере по 11 разряду единой тарифной сетки и имеющего оклад 2787 рублей. С учетом того, что менеджер имеет ежемесячную премию в размере 75% от своего оклада, его ежемесячная зарплата составляет 4877,25 руб. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 58 527 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени менеджера составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 [чел./ч.] и 20 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет? 80 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

С =58 527· (25 — 20)· 80 / 1992=11 752,41рублей, что составляет 20% от годового фонда заработной платы менеджера 11 разряда, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.

Экономия затрат на оплату машинного времени

При замене базового программного продукта (ПП) на новое, как правило, уменьшается время использования вычислительных средств. Расчет экономии затрат на оплату машинного времени производится по формуле С_мш = Ц_мш (Т_1шо — Т_2шо) А_2о б где C_мi — годовая экономия затрат на оплату времени работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств, связанных с выполнением функций исследуемых ПП, руб.; Ц_мi — стоимость одного часа работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств применительно к конкретному контуру и режиму работы, руб./ч.; Т_1ij, Т_2ij — время выполнения j-х операций на i-м ресурсе вычислительного комплекса или коммуникационных средств в базовом и новом вариантах использования ПП, ч; А_2j — количество j-х операций, выполняемых по новому варианту ПП в течение года.

Рассчитаем годовую экономию затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в автоматизированной системе документооборота. Стоимость одного часа работы АРМ менеджера 7 рублей; время выполнения операций, связанных с договорами на АРМ менеджера при старом методе работы и в автоматизированной системе документооборота составляют соответственно 5 часов и 3 часа; 1002 — количество операций, связанных с договорами, выполняемых в автоматизированной системе документооборота в течение года.

Таким образом, годовая экономия затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в сети системы документооборота составит:

C_м =7· (5 — 3)· 1002 =14 028 рублей.