Тендер при выборе логистического оператора

Если компания решила отдать свою логистику на аутсорсинг, ей не миновать этап проведения тендера. К этому мероприятию надо подойти очень аккуратно, потому что ошибка на начальном этапе и ошибка логистического оператора иили транспортной компании может чрезвычайно дорого обойтись бизнесу. Особенно актуально это стало в нынешней сложной ситуации на рынке. Следовательно, нужно хорошо представлять себе всю процедуру проведения тендера. Для начала необходимо четко определить цели проведения тендера: какие именно услуги будут переданы на аутсорсинг, и сроки его проведения. Сроки переезда на новый склад должны быть четко согласованы по времени с планами продаж и поставками нового товара, чтобы негативный эффект от переезда минимально сказался на бизнесе. Исходя из времени, необходимого для подготовки к переезду, и желаемой даты переезда, определяются сроки, в которые должны быть получены коммерческие предложения от потенциальных партнеров, сроки принятия окончательного решения о выборе логистического оператора, сроки согласования и подписания контракта. Желательно учесть дополнительное время на различные непредвиденные задержки. Исходя из целей проведения тендера, составляется максимально подробное тендерное задание для участников. От полноты представленных в задании данных будет зависеть степень информированности логистического оператора о предстоящих услугах, их характере и объемах. У участников тендера не должно оставаться неучтенных «белых» пятен, которые откроются позднее и приведут к удорожанию исходной цены.

Примерный перечень данных, которые желательно включать в тендерное задание, довольно обширен.

• * Краткое описание бизнеса компании
• * Перечень услуг по тендеру
• * Описание товара и его краткие характеристики
• * Логистические данные по товару:

количество артикулов;

объемы хранения; объемы обработки;

сезонные колебания хранения/обработки;

структура поступлений товара, подбора заказов, отгрузок;

прочее.

* Требования к инфраструктуре склада, местоположению, подъездным путям.

• * Требования к складским процедурам (например, выборочная внутритарная проверка товара при приеме, контроль входных цен)
• * Требования к условиям хранения и обработки
• * Требования к температурному режиму
• * Требования к санитарному состоянию склада и противопожарной системе
• * Требования к системам безопасности
• * Требования по страхованию запасов и ответственности
• * Требования по форме и частоте проведения инвентаризаций
• * Требования по предоставлению определенной отчетности
• * Требования по документообороту
• * Требования к уровню сервиса, ключевые показатели эффективности работы (KPI)
• * Краткое описание собственной ERP системы и требования по интеграции с системой управления складом WMS
• * Требования по упаковке заказов
• * Перечень и объемы дополнительной переупаковки
• * Структура ценового предложения (перечень требуемых тарифов)
• * Таблица общего бюджета с графами тарифов и объемами, для заполнения
• * Этапы и сроки проведения тендера:

срок для предоставления вопросов по тендеру,.

срок предоставления ответов на вопросы,.

срок предоставления предложений,.

срок встреч с участниками,.

срок принятия решения,.

срок подписания контракта,.

срок начала работы.

Логистические данные по товару — довольно большой объем данных. Пример того, что должно входить туда — анкета ведущих логистических операторов (их можно как найти на интернет сайте компании, так и запросить при личном контакте). Желательно объединить вопросы нескольких анкет, чтобы их перечень был максимально подробным и исчерпывающим.

Следующим этапом выделяем круг игроков на рынке, отвечающих целям тендера: это могут быть как наиболее крупные компании, так и средние или небольшие компании, давно работающие на рынке, со сформировавшейся положительной репутацией. Этим компаниям высылается приглашение к участию в тендере, в котором указывается общая информация о проводимом тендере (основные услуги, объемы хранения). При получении от компании подтверждения в участии в тендере, ей высылается подробное тендерное задание.

Затем — получение вопросов от участников тендера и ответы на них. Заданные вопросы помогут уточнить неучтенные в тендерном задании моменты. Все полученные вопросы от всех участников и ответы на них нужно собрать в единый документ, и в качестве дополнения к тендерному заданию разослать всем участникам, чтобы они находились в едином информационном поле и могли представить коммерческое предложение, максимально учитывающее особенности данного бизнеса.

На этом этапе стоит проанализировать вопросы, задаваемые участниками, — это может помочь оценить уровень их профессионализма. После получения коммерческих предложений формируется short list (лист конкурсного или иного отбора) из наиболее приемлемых вариантов. Однако чтобы сделать окончательный выбор, следует более тесно пообщаться с каждым из отобранных поставщиков: посетить склад, обсудить технологии работы, задать все возникшие в ходе взаимодействия вопросы. Чем больше информации на этом этапе, тем лучше будете застрахованы от возможных «сюрпризов» в ходе совместной работы. Целесообразно собрать рекомендации постоянных клиентов участников тендера, причем зачастую бывает полезно не довольствоваться рекомендательными письмами, а побеседовать с представителями этих компаний. На данном этапе коммерческие предложения могут еще уточняться и корректироваться, прежде чем примут окончательную форму, на основании которой осуществляется выбор оптимального логистического оператора. В качестве критериев выбора логистического оператора, помимо тарифов и бюджета, необходимо выделить следующие:

• * полнота оказываемых услуг (склад, транспорт, переупаковка, таможня, управление запасами),
• * квалифицированный персонал,
• * соответствующий опыт работы,
• * возможность адаптации процедур к требованиям клиента,
• * качество услуг с оценкой по KPI,
• * клиентоориентированность, гибкость.

Если выбирается склад, то нужно учесть еще и такие характеристики, как:

• * месторасположение склада, подъездные пути,
• * современная WMS, позволяющая эффективно обрабатывать груз с учетом требований,
• * возможность получения отчетов в нужном формате,
• * возможности расширения в случае роста бизнеса,
• * предложение решений в регионах,
• * соответствие складской инфраструктуры характеру груза, требованиям к хранению/обработке.

Однако на этом подготовительная работа к будущему взаимовыгодному партнерству не заканчивается — впереди еще подписание договора, где должны быть учтены все ключевые аспекты сотрудничества. Главное — не забыть учесть KPI, на основании которых будет оцениваться эффективность работы логистического оператора. Чем больше условий совместной работы будет включено в договор, тем меньше сюрпризов и неожиданных затрат будет в процессе выполнения операций, а это напрямую определяет качество работы и эффективность взаимодействия.

В условиях современной экономики аутсорсинг является оправданным решением при выполнении ряда условий, причем при выборе компании аутсорсера необходимо провести детальный анализ структуры собственных затрат компании и понимать структуру затрат потенциальной компании аутсорсера. Должны быть определены и рассмотрены характерные ошибки в оценке затрат. Для успешной передачи функций на аутсорсинг и эффективного сотрудничества необходимо достичь высокого уровня доверия между компаниями и взаимной прозрачности операций. В мировой практике широко применяется передача функций компаниям, находящимся в юрисдикции другой страны. Экономическая эффективность таких решений подтверждена действующей практикой компаний. Показано, что сложность выбора стратегического партнера для полного логистического аутсорсинга является мировой тенденцией и обусловлена недостаточной готовностью компаний к интеграции, а для российского рынка — недостаточным развитием в стране логистического сервиса в целом. В условиях финансово экономического спада перед многими компаниями встает проблема оптимизации, сокращения расходов, сосредоточивания и эффективного использования ресурсов на ключевых направлениях бизнеса. Стратегический аутсорсинг является одним из возможных решений.

Российский рынок транспортно логистических услуг в сравнении с мировым характеризуется высокими темпами роста. Однако если в России основными являются услуги по перевозке и экспедированию грузов, то в европейских странах наблюдается рост комплексных услуг и управленческой логистики. Учитывая эти тенденции, думаю, что в ближайшие годы доля грузоперевозок в транспортно логистических услугах сократится, а доли управленческой логистики и услуг по складированию и дистрибуции вырастут.

Отметим общую для рынка тенденцию: клиенты заинтересованы в комплексном решении логистической задачи, начиная с размещения заказа, импорта, временного складирования с последующей дистрибуцией и информированием о движении товара. Рассматриваются варианты сетевого аутсорсинга с использованием региональной сети транспортно складского оператора.

Рынок логистических услуг в мировой практике вообще базируется именно на концепции аутсорсинга. Чтобы сохранить конкурентоспособность, компании, для которых логистика — непрофильное направление бизнеса, передают управление материальными потоками логистическим операторам. Преимущества аутсорсинга вполне очевидны, если рассмотреть следующую простую арифметику: при управлении прибыльностью организации часто используется такой показатель, как ROI (return on investment, или окупаемость инвестиций). В общем случае рассчитывается он как частное от суммы чистой прибыли, поделенной на инвестиции в проект (или собственный капитал), помноженное на 100%. Последнее можно рассматривать как цифры, отражаемые в разделе fixed assets на балансе предприятия. В целом вся логистика попадает именно в фиксированные затраты. Это и свои склады, и транспорт, и зарплаты людей, обслуживающих цепочки поставок.

При переходе компании на аутсорсинг вся логистика переходит в раздел variable costs, или переменных затрат, что существенным образом снижает постоянную затратную часть и прямо повышает инвестиционную привлекательность предприятия. Здесь нужно принимать во внимание, что балансовая стоимость активов, обеспечивающих логистические процессы, как правило, очень высока. В принципе, такая логика может применяться для любого аутсорсинга — логистического, финансового (payroll), информационного (IT) и другого.

Сегодня отечественные логистические операторы (провайдеры) вполне соответствуют мировому уровню оснащения и развития в своей отрасли. Классическая компания аутсорсер имеет современный арендованный или собственный складской комплекс класса, А или Б размером от 15−20 тыс. м², оборудованный современными системами хранения, учета и обработки товара. К этому добавляется квалифицированный управленческий персонал, который эффективно руководит клиентскими бизнес процессами. Это позволяет снабжать и поддерживать баланс товарных потоков в торговых сетях нашей страны.

Задание 1.

Строительная компания в течение года закупала материальные ресурсы (кирпич М 100, кирпич М 150) у трех поставщиков. Динамика цен, объёмов поставок и материалов ненадлежащего качества, а также динамика нарушений поставщиками установленных сроков поставок представлены в таблицах 2 6. Для принятия решения о продлении с одним из поставщиков договора на поставку материальных ресурсов рекомендуется использовать рейтинговую оценку поставщика. Оценку выполнить по показателям (критериям): цена, качество и надежность поставок. Принять во внимание, что материальные ресурсы не требуют бесперебойного пополнения. При расчете рейтинга использовать весовые коэффициенты критериев представленных в таблице 7.

Таблица 2 Динамика объёмов поставок материальных ресурсов, в шт.

Таблица 3 Динамика цен на поставляемые материальные ресурсы, в руб.

Таблица 4 Динамика поставки материальных ресурсов ненадлежащего качества, в шт.

Таблица 5 Динамика количества поставок, в единицах.

Таблица 6 Динамика нарушений установленных сроков поставки, в дн.

Таблица 7 Весовые коэффициенты критериев.

Решение:

Рейтинг поставщиков ® для принятия решения о продлении с ними контракта рассчитывают по формулам (1) или (2):

(1).

если при оценке рассматривались положительные тенденции.

(2).

где П_j — оценка поставщика по j му критерию;

а_j — вес j го критерия;

m — число критериев по которым оценивался поставщик;

если при оценке рассматривались негативные тенденции (рост цен, нарушение сроков поставок и др.).

Найдем R (формула (2)):

«Урал Трейд».

R=0,6*4+0,2*7+0,2*3=4,4.

ЗАО «Строитель».

R=0,6*6+0,2*4+0,2*4=5,2.

ЗАО «ВЗКСМ».

R=0,6*3+0,2*3+0,2*9=4,2.

Расчет рейтинга поставщика для принятия решения о продлении с ним договора на поставку состоит из следующих этапов:

1) Расчет средневзвешенного темпа роста цен (показатель цены) производится по формуле (3):

(3).

где темп роста цены на i ю разновидность товара (формула (4)); доля i ой разновидности товара в общем объеме поставки (формула (5)).

(4).

где цена на i ю разновидность товара соответственно в текущем и предшествующем периоде, руб.

(5).

где сумма, на которую закуплен товар в текущем периоде (формула (6)), руб; общий объем закупок в денежном выражении товаров в текущем периоде, руб.

(6).

где Q_i1 объём поставки i ой разновидности товара в текущем периоде, шт.

Найдем темп роста цены на i ю разновидность товара (формула (4)):

«Урал Трейд».

Кирпич М 100 =12/9,8*100%=122%.

Кирпич М 150 =14/11,5*100%=122%.

ЗАО «Строитель».

Кирпич М 100 =12/8,9*100%=135%.

Кирпич М 150 =13/10,2*100%=127%.

ЗАО «ВЗКСМ».

Кирпич М 100 =13,8/11 *100%=125%.

Кирпич М 150 14,5/10*100%=145%.

Найдем сумма, на которую закуплен товар в текущем периоде (формула (6)), руб.:

«Урал Трейд».

Кирпич М 100 =4500*12=54 000.

Кирпич М 150 =5800*14=81 200.

ЗАО «Строитель».

Кирпич М 100 =5000*12=60 000.

Кирпич М 150 =8000*13=104 000.

ЗАО «ВЗКСМ».

Кирпич М 100 =5500*13,8=75 900.

Кирпич М 150 =4000*14,5=58 000.

Найдем общий объем закупок в денежном выражении товаров в текущем периоде, руб.:

Кирпич М 100 =54 000+60000+75 900=189900.

Кирпич М 150 =81 200+104000+58 000=243200.

Найдем доля i ой разновидности товара в общем объеме поставки (формула (5)).

«Урал Трейд».

Кирпич М 100 = 4500*12/4500*12+5800*14= 0,4.

Кирпич М 150 =5800*14/5800*14+4500*12= 0,6.

ЗАО «Строитель».

Кирпич М 100 =5000*12/5000*12+8000*13= 0,4.

Кирпич М 150 =8000*13/8000*13+5000*12= 0,6.

ЗАО «ВЗКСМ».

Кирпич М 100 =5500*13,8/5500*13,8+4000*14,5= 0,6.

Кирпич М 150 =4000*14,5/4000*14,5+5500*13,8= 0,4.

Найдем средневзвешенный темп роста цены (показатель цены) (формула (3)):

«Урал Трейд».

=122*0,4+122*0,6=122%.

ЗАО «Строитель».

=135*0,4+127*0,4=104,8%.

ЗАО «ВЗКСМ».

=125*0,6+145*0,4=133%.

2) Расчет темпа роста поставок товаров ненадлежащего качества (показатель качества) производится по формуле (7):

(7).

где доля товаров ненадлежащего качества в общем объеме поставок соответственно текущего и предшествующего периода (формула (8)).

(8).

где общий объем поставки товаров ненадлежащего качества в соответствующем периоде, шт.

Найдем d_н.к доля товаров ненадлежащего качества в общем объеме поставок (формула (8)):

«Урал Трейд».

Январь =170/8500= 0,02.

Июль = 190/10 300= 0,01.

ЗАО «Строитель».

Январь =340/13 800=0,02.

Июль =280/13 000=0,02.

ЗАО «ВЗКСМ».

Январь =320/7000= 0,04.

Июль =320/9500=0,03.

Найдем темп роста поставок товаров ненадлежащего качества (показатель качества) (формула (7)):

«Урал Трейд».

=0,01/0,02*100%=50%.

ЗАО «Строитель».

=0,02/0,02*100%=100%.

ЗАО «ВЗКСМ».

=0,03/0,04*100%=75%.

3) Расчет темпа роста среднего опоздания (показатель надежности поставки) производится по формуле (9):

(9).

где среднее опоздание на одну поставку соответственно в текущем и предшествующем периоде (формула (10)):

(10).

где О количество дней опозданий, дни; N количество поставок, ед.

Найдем среднее опоздание на одну поставку (формула (10)):

«Урал Трейд».

Январь =12/5=2,4.

Июль =15/6=2,5.

ЗАО «Строитель».

Январь =6/6=1.

Июль =14/7=2.

ЗАО «ВЗКСМ».

Январь =.

Июль =3/5=0,6.

Найдем Тн.п. темп роста среднего опоздания (показатель надежности поставки) (формула (9)):

«Урал Трейд».

=2,5/2,4*100%=104%.

ЗАО «Строитель».

=2/1*100%=200%.

ЗАО «ВЗКСМ».

=0.

Результаты расчетов показателей запишем в таблицы 8 9.

Таблица 8 Расчет показателей цены, качества и надежности поставщиков.

Таблица 9 Расчет рейтинга поставщиков.

Вывод: Проанализировав данные таблицы, принимаем решение о продлении с поставщиком «УралТрейд» договора на поставку материальных ресурсов.

Задание 2.

Оценить эффективность выбора транспорта при организации доставки грузов потребителям по кольцевым маршрутам.

Груз доставляется из пункта, А (поставщик) десяти потребителям. Координаты 10 пунктов потребителей продукции, объём перевозок к потребителям, и другие исходные данные представлены в таблицах 10 12. Схема размещения пунктов представлена на рисунке 1. Построить два кольцевых развозочных маршрута и оценить эффективность использования грузового транспорта на данных маршрутах.

Таблица 10 — Координаты расположения пунктов, в км.

Общая грузовая площади склада составит 5097,323.

Задание 5.

Рассчитайте оптимальный размер партии поставки строительных товаров на склад, ритм поставки, необходимую емкость склада, максимальный планируемый дефицит материала, суммарные затраты и их состав. Оптовый склад строительных товаров и материалов получает от производителей товар в стандартных упаковках и распространяет его по близлежащим строительным магазинам. Склад работает без выходных и праздничных дней. Исходные данные о работе склада представлены в таблице 15.

Таблица 15 — Исходные данные.

А.

Б.

В.

Г.

Д.

Е.

Ж.

З.

И.

К.

Х.

У.

Х.

У.

Х.

У.

Х.

У.

Х.

У.

Х.

У.

Х.

У.

Х.

У.

Х.

У.

Х.

У.

Показатели.

Среднедневной оборот склада, тыс. у.д.е.

Транзакционные издержки одной поставки, тыс. у.д.е.

12,1.

Затраты обусловленные хранением запаса (включая потери от «замораживания средств», % в день.

0,064.

Оплата штрафных санкций, % в день.

0,095.

Средняя цена одной упаковки товара, тыс. у.д.е.

8,4.

Решение:

1. Определим среднедневную потребность:

.

шт.

Среднегодовой оборот склада 202*365=73 730.

Определим оптимальный размер заказа:

.

=18 218шт.

Оптимальный размер партии поставок.

Интервал поставки.

дн.

Рассчитаем максимальный уровень запаса (необходимо знать для выбора склада):

шт.

Рассчитаем максимальный уровень дефицита:

шт Затраты на выполнение заказа:

тыс.руб.

Затраты на хранение:

тыс.руб.

Находим издержки в связи с дефицитом:

.

тыс.руб.

Суммарные затраты:

Определим влияние издержек на хранение по дефициту:

логистика аутсорсинг оператор