Функции, характеристики и значение корпоративного свода правил

Одним из важнейших показателей, указывающих на зрелость организации, является наличие собственного этического кодекса в организации. Этический кодекс организации (корпоративный этический кодекс) определяет правила поведения работников организации и принципы управления, и принципы, на которых строятся взаимоотношения организации с сообществом. Корпоративный этический кодекс обычно содержит две основные части — идеологическую и нормативную. В идеологической части прописывается смысл существования и деятельности организации — ее главная цель (миссия организации) и корпоративные ценности. В нормативной части отражены желаемые нормы поведения сотрудников. Кроме того именно нормативная часть кодекса указывает на варианты поведения сотрудников в различных ситуациях.

Для того чтобы этический кодекс не оставался «мертвым» документом, в организациях используются специальные методы по закреплению положений кодекса в корпоративной культуре. Способы внедрения этического кодекса основаны на многократном озвучивании главных принципов кодекса. Примером может служить гимн организации, доклады с включенными в них пунктами кодекса, обсуждение кодекса, ознакомление с кодексом новых работников организации. Также все служебные обязанности рассматриваются, в том числе и с позиции их соответствия этическому кодексу. Это, в свою очередь, способствует усилению интеграции сотрудников организации между собой.

Владимир Балакирев, известный менеджер, считает, что внедрение кодекса включает в себя следующие элементы и дает соответствующие рекомендации: Балакирев В. В. Как создать этический кодекс для НКО? URL: http://nkozakon.ru/expert/49/ (дата обращения: 20.04.2011).

" 1. Продвижение кодекса как внутреннего нормативного документа организации. Нужно разъяснять сотрудникам смысл и предназначение документа.

• 2. Обучение сотрудников применению кодекса. Нужно повышать этическую осведомленность сотрудников, развивать способность оценивать и преодолевать этические конфликты, нужно договариваться о том, как вести себя в подобных ситуациях.
• 3. Информирование. Надо собирать информацию о потенциальных или реальных этических нарушениях, добиваться того, чтобы эти случаи становились открытыми.
• 4. Реагирование. Нужно разработать и применять порядок реагирования на этические нарушения."

Важнейшие задачи кодекса корпоративной этики — установить приоритеты в отношении целевых групп и пути согласования их интересов.

Кодекс корпоративной этики может выполнять три основные функции:

• · репутационную;
• · управленческую;
• · развития корпоративной культуры.

Репутационная функция кодекса заключается в формировании доверия к компании со стороны референтных внешних групп (описание политик, традиционно закрепляемых в международной практике по отношению к клиентам, поставщикам, подрядчикам и т. д.). Таким образом, кодекс, являясь инструментом корпоративного PR, повышает инвестиционную привлекательность компании. Наличие у компании кодекса корпоративной этики становится общемировым стандартом ведения бизнеса. Управленческая функция кодекса состоит в регламентации поведения в сложных этических ситуациях. Повышение эффективности деятельности сотрудников осуществляется путем:

• · регламентации приоритетов во взаимодействии со значимыми внешними группами,
• · определения порядка принятия решений в сложных этических ситуациях,
• · указания на неприемлемые формы поведения.

Корпоративная этика, кроме того, является составной частью корпоративной культуры. Кодекс корпоративной этики — значимый фактор развития корпоративной культуры. Кодекс может «транслировать ценности компании всем сотрудникам, ориентировать сотрудников на единые корпоративные цели и тем самым повышать корпоративную идентичность». Дорофеева Л. И. Менеджмент. Конспект лекций. М., 2007. С. 180.

Содержание кодекса компании определяется, прежде всего, ее особенностями, структурой, задачами развития, установками ее руководителей.

В профессионально однородных организациях (банки, консалтинговые компании) часто используются кодексы, описывающие в первую очередь профессиональные дилеммы. Эти кодексы «вышли» из описанных ранее кодексов профессиональных сообществ. Соответственно, содержание таких кодексов в первую очередь регламентирует поведение сотрудников в сложных профессиональных этических ситуациях. В банковской деятельности, например, это доступ к конфиденциальной информации о клиенте и сведениям об устойчивости своего банка. Кодекс описывает правила обращения с такой информацией, запрещает использовать сведения в целях личного обогащения. В первую очередь здесь решаются управленческие задачи. Дополнение такого кодекса главами о миссии и ценностях компании способствует развитию корпоративной культуры. При этом кодекс может иметь значительный объем и сложное специфическое содержание и адресоваться всем сотрудникам компании.

В больших неоднородных корпорациях сочетание всех трех функций становится сложным. С одной стороны, существует ряд политик и ситуаций, традиционно закрепляемых этическими кодексами в международной практике. Это политики по отношению к клиентам, поставщикам, подрядчикам; описание ситуаций, связанных с возможными злоупотреблениями: взятки, подкуп, хищения, обман, дискриминация. Исходя из управленческой функции, кодекс описывает стандарты образцового поведения в таких ситуациях. Такой кодекс имеет значительный объем и достаточно сложное содержание. Адресация его всем группам сотрудников в условиях значительной разницы в образовательном уровне и социальном статусе сотрудников затруднена. В то же время развитие корпоративной культуры компании требует единого кодекса для всех сотрудников — он должен задавать единое понимание миссии и ценностей компании для каждого сотрудника.

В такой ситуации используются 2 варианта кодекса — декларативный и развернутый (таблица 1).

" Кредо", или декларативный вариант этического кодекса используется для предъявления этических принципов с начала XX века. К таким кодексам относятся Кредо (декларация ценностей) «Джонсон и Джонсон» (1944 г.), Кодекс «Семь духов (принципов)» поведения сотрудников «Мацусита электрик» (1933 г.). Они описывают общие принципы поведения сотрудников на уровне деклараций. По сути, декларативный вариант — это только идеологическая часть кодекса без регламентации поведения сотрудников. Например «Кредо» включает 4 развернутых ценности, «Семь духов» — семь основных принципов. При этом в конкретных ситуациях сотрудники сами должны ориентироваться, как им себя вести, исходя из базовых этических норм. Подобные кодексы действуют и по сей день. Однако в ряде случаев сотрудникам трудно оценить этическую правомерность конкретного поступка исходя из общих принципов. Следовательно, для того, чтобы кодекс действительно работал, компании прибегают к постоянной трансляции этих принципов через пение гимна, регулярное обсуждение и другие корпоративные ритуалы. Например, начиная с 70-х годов, компания «Джонсон и Джонсон» установила практику постоянного обсуждения и критического обзора «Кредо». Во время кризиса, вызванного отравлением тайленола, Ларри Фостер, вице-президент компании по связям с общественностью, сказал, что у компании не было иного варианта поведения, кроме удаления тайленола с рынка. Отказаться сделать это значило нарушить «Кредо» .

Итак, декларативный вариант кодекса решает в первую очередь задачи развития корпоративной культуры. При этом для предоставления кодекса международному сообществу и решения конкретных управленческих задач необходима разработка дополнительных документов.

С 80-х годов XX века распространение получил также развернутый вариант кодекса с подробной регламентацией этики поведения сотрудников (P&G, ВР). В них была зафиксирована конкретная регламентация поведения сотрудников в отдельных областях, где риск нарушений был высок или возникали сложные этические ситуации. Эти регламенты описывались в виде политик в отношении заказчиков, потребителей, государства, политической деятельности, конфликта интересов, безопасности труда.

При этом большой объем, и сложность содержания таких кодексов определяют их выборочную адресацию. В большинстве компаний такие кодексы разрабатываются для высшего и среднего менеджмента и не являются всеобщим документом, объединяющим всех сотрудников.

Этапы создания этического кодекса в организации:

• * Определение ответственного за разработку этического кодекса в организации. Важно соблюдение следующих условий при его выборе. Первое, этот человек должен понимать необходимость и пользу этического кодекса для организации. Второе, он должен принадлежать к руководству организации.
• * В создании кодекса должно быть в целом заинтересовано высшее руководство и менеджмент организации. Соответственно, необходимо предварительно провести с ними обучающие встречи.
• * Объяснение другим сотрудникам организации преимуществ создания и внедрения этического кодекса как для организации в целом, так и для сотрудников. В качестве примеров стоит опираться на опыт успешных организаций.
• * Привлечение в разработку кодекса людей из разных категорий и уровней работников организации и закрепить их полномочия в служебных обязанностях. В противном случае есть вероятность «забыть» о чьих-то интересах и взглядах, что в дальнейшем усложнит внедрение этического кодекса в коллективе.
• * Определение интересов всех заинтересованных в деятельности организации сторон и отражение их в кодексе.
• * Определение структуры кодекса.
• * Создание проекта кодекса.
• * Создание критериев оценки действий работников в соответствии с кодексом.
• * Создание системы поощрения работников, опирающихся в своей деятельности на положения этического кодекса.
• * Создание системы мер, препятствующих нарушению этического кодекса. В том числе и со стороны руководства компании, так как положения кодекса являются обязательными для всех работников без исключения.
• * Подготовка справочного материала для работников, включающего в себя описание возможных рабочих ситуаций и их решений в соответствии с положениями этического кодекса. Этот материал может использоваться как при обучении новых сотрудников, так и как руководство в повседневной деятельности.
• * Создание плана внедрения кодекса в организации.
• * Организация обсуждения этического кодекса в организации и среди важных для организации групп и отдельных людей — клиентов, местного сообщества, акционеров и владельцев. Особое внимание при обсуждение следует уделять процедуре применения созданного документа.
• * Торжественное принятие итогового варианта этического кодекса.
• * Печать этического кодекса в полном объеме для сотрудников организации и основных пунктов в рекламно-информационных материалах.
• * Публикация этического кодекса на сайте организации. Лобейко О. И. Этический кодекс: всё о нем. URL: http://dostignu.ru/12-yeticheskij-kodeks-organizacii.html (дата обращения: 18.04.2011).

Таблица 1. Подходы к созданию этических корпоративных кодексов Красникова Е. Е., Панферова Н. П. Этика бизнеса // Неприкосновенный запас. Дебаты о политике и культуре. —2006. —№ 49−50.—С. 25—40.

Всем сотрудникам.

Преимущественно менеджменту.

Формат.

Профессиональный язык, большой объем.

Понятный текст, небольшой объем.

Специальная терминология, большой объем.

Принципы разработки этического кодекса российской корпорации:

• · научная основа, что означает, что сформулированные в кодексе положения должны быть доказуемыми и реалистичными;
• · учет возрастающей роли человеческого и социального измерения как универсальной тенденции социально-экономического развития;
• · избирательное и творческое использование конкретных наработок в сфере социального менеджмента, представляющих передовой зарубежный опыт;
• · учет российской специфики, исторического опыта и национальных традиций хозяйственной жизни;
• · изложение простым, ясным, доступным языком.

Корпоративные кодексы могут быть различными по форме изложения и рубрикации. Это зависит от специфики конкретных отраслей, регионов, предприятий, предпочтений руководства и т. п. Однако в содержательном плане в них должен найти отражение ряд ключевых принципов и идей, которые следует рассматривать в качестве регулирующего начала в организации трудовых отношений на предприятии. Остановимся на некоторых из них подробнее. Дубинина М. В. Корпоративная этика как инструмент социального менеджмента. М., 2008. С. 54.

Принцип открытости. Цели, задачи и другие аспекты деятельности корпорации должны быть открыты и ясны для сотрудников, которые должны понимать, что и зачем они делают. Только в этом случае возможно формирование эффективной мотивации труда. Этот принцип касается и положений самого этического кодекса, а также других важных корпоративных документов.

Принцип человеческого достоинства. Необходимо помнить, что хозяйственная деятельность, в конечном счете, осуществляется во имя человека, и в трудовом процессе не должно ущемляться его достоинство. Это касается как методов производства, так и практики непосредственных межличностных контактов в организации.

Принцип соучастия. Он касается принятия решений по важным вопросам, затрагивающим гарантии и условия занятости, благосостояние сотрудников и т. п. Руководству следует избегать односторонних силовых методов, «проталкивания» решений. В противном случае есть риск столкнуться с сопротивлением работников, которое может принимать весьма изощренные формы. Кроме того, участие работников в принятии или согласовании решений создает чувство причастности и способствует укреплению идеи «общего дела» .

Принцип субсидиарности (дополняемости). Он касается разграничения компетенции между различными уровнями управления и процедурных аспектов внутрифирменной деятельности. Принцип субсидиарности заключается в том, что решение какой-либо проблемы перемещается на другую, более высокую инстанцию только после исчерпания собственных регулирующих возможностей нижестоящего уровня. Это означает невмешательство вышестоящих структур, функционирование не по принципу их всесильности, а по принципу дополнения.

Итак, каждая компания определяет собственные задачи, для решения которых она намерена использовать такой инструмент, как кодекс корпоративной этики. Но создание кодекса, естественно, не ограничивается только написанием текста документа. Существует специфика исполнения подобных документов: заставить исполнять этический кодекс нельзя. Поэтому для того, чтобы он действительно работал, еще на этапе его создания необходимо предусмотреть процедуры, включающие в процесс разработки документа по возможности всех сотрудников компании. Только при условии принятия каждым сотрудником кодекса корпоративной этики он будет реально исполняться. Ведь создание кодекса — это процесс. Шпотов Б. И. Деловая этика и менеджмент: современные подходы. URL: http://vasilievaa.narod.ru/ptpu/ 15₁_02.htm (дата обращения: 10.05.2011). В идеале сотрудники должны принять положения кодекса на уровне собственных личных убеждений и установок. Это невозможно сделать, если просто принести им текст и заставить расписаться под ним. Процесс создания кодекса не менее важен, чем факт его принятия организацией. В идеале сотрудники должны участвовать в его создании. Тогда вероятность его соблюдения увеличится.

Что важно учитывать при планировании процесса создания кодекса организации? Кодекс должен приниматься добровольно. За его неисполнение не может наступать юридическая ответственность. Основной источник идеологии, этических норм — это руководители организации. Ценности и стандарты поведения начинают транслироваться «сверху» «вниз». Мотивирование сотрудников на участие в создании и принятии кодекса происходит постепенно. Здесь важно сместить акценты от административного давления к информированию и просвещению. И надо помнить, что создание текста — это только часть создания кодекса. Его еще нужно внедрить в деятельность организации, придерживаться его, добиваться его соблюдения и исполнения.

Лидером процесса создания кодекса должен быть руководитель организации. Это должно стать его личным проектом. Статус данного проекта в организации должен быть самым высоким. В организации можно создать рабочую группу, которая будет заниматься непосредственным созданием кодекса.

Сам процесс для организации выглядит как серия операций. Каждая операция состоит из группового обсуждения возможного содержания какой-либо части текста кодекса, создания текста, нового обсуждения этой части текста и, наконец, принятия этой части в окончательном виде после поправок и комментариев. Логичнее начинать разработку с идеологической части кодекса (миссия, видение, ценности), а заканчивать описанием системы его исполнения.

Менеджер, автор множества статей о менеджменте, Владимир Балакирев, приводит примерный список вопросов, которые можно использовать для групповых обсуждений. Балакирев В. В. Как создать этический кодекс для НКО? URL: http://nkozakon.ru/expert/49/ (дата обращения: 20.04.2011). Что необходимо обсуждать в начале каждой итерации? На какие вопросы необходимо получить ответ, на основе которых будет разрабатываться проект кодекса? Каждый этап работы над текстом кодекса должен основываться на результатах предыдущих этапов.

• · Миссия, видение. В чем состоит основное предназначение нашей организации? Ради какой общей цели мы работаем? Ради кого мы работаем? Какой вклад в общественное благо делает наша организация? Что и для кого мы хотим изменить и улучшить? Какие социальные проблемы мы хотели бы решить? В чем состоит вклад нашей организации в общественное развитие? Какой должна стать наша организация в будущем?
• · Ценности, базовые принципы деятельности. В какие ценности мы верим, выполняя свое предназначение? Каким принципам мы следуем в своей работе? От каких принципов мы не отступимся (не изменим им) ни при каких условиях? Что характерно для деятельности нашей организации? Ответы на эти вопросы очень тесно связаны с историей организации, с опытом преодоления трудных ситуации в прошлом.
• · Стандарты поведения сотрудников. При разработке этой части кодекса сначала стоит определить, какие заинтересованные группы для организации наиболее важны. Где особенно важно соблюдение определенных этических принципов и правил поведения. Клиенты? Представители органов власти? Партнеры? Сотрудники или члены самой организации? Учредители и руководители организации? Доноры? СМИ? Скорее всего, стандарты поведения могут быть разделены на группы: «стандарты при взаимодействии с клиентами», «стандарты при взаимодействии с партнерами» и др. При разработке стандартов поведения необходимо продумать: С какими этическими дилеммами в прошлом сталкивались наши сотрудники? Как и чем эти ситуации закончились? Какие ситуации взаимодействия сотрудников организации с представителями заинтересованных групп могут стать этически сложными? Какие ситуации представляют собой угрозу возникновения этической дилеммы? Что должны делать сотрудники организации, чтобы предотвратить возникновение этической дилеммы? Или успешно преодолеть ее в соответствии с ее миссией и базовыми принципами деятельности. Что ожидают от нас представители заинтересованных групп? Каким из этих ожиданий мы будем соответствовать, а каким нет? Какие ожидания заинтересованных групп от нашей организации соответствуют нашим ценностям, а какие нет?
• · Система исполнения этического кодекса. Каким образом содержание кодекса можно довести до каждого сотрудника? Кто будет отвечать за эту работу? Кто будет отслеживать исполнение этических норм? Как мы будем реагировать на этические нарушения? Какую помощь окажет организация сотрудникам, оказавшимся в ситуации этического выбора? Что должен делать сотрудник, оказавшийся в ситуации этической дилеммы? К кому он может обратиться за помощью? В какой мере обсуждение этичности поведения сотрудника может быть публичным? Где границы конфиденциальности при обсуждении этических дилемм? Как сделать так, чтобы система исполнения сама не нарушала этических норм организации? Как можно информировать об этических нарушениях? Кто должен собирать эту информацию, кто и как реагировать на нее? Каким образом об этической системе организации будут информироваться новые сотрудники? При разработке системы исполнения следует учесть, что организация не имеет права реагировать на этические нарушения юридическими последствиями. Это нарушение трудового законодательства.
• · При создании кодекса полезными являются обращения к опыту других организаций. Большинство организаций считают свои этические кодексы открытыми документами. Опыт коллег из других организаций, особенно с близким содержанием деятельности, тут неоценим. Например, можно избежать их ошибок. Не зазорно и использовать их наработки для создания своего кодекса. Но при этом, при всем сходстве ситуаций и способов их преодоления кодекс организации должен рождаться внутри нее, быть уникальным продуктом опыта и труда самих сотрудников организации.

Текст разработан, его содержание устраивает и даже нравится руководителям и сотрудникам. Принятие его в качестве внутреннего нормативного документа — это важный этап создания кодекса. Не стоит просто проскакивать его. Принятие кодекса — это важнейшее и очень значимое событие в жизни организации. Важно провести его так, чтобы это ощутил каждый сотрудник. Небольшая организация может провести его скромно, но так, чтобы оно действительно стало знаковым в жизни организации.

Кодекс разработан — что делать дальше? Дальше он должен использоваться как важнейший стратегический документ организации. К нему стоит обращаться как к важнейшей основе принятия решения в наиболее значимых или сложных ситуациях.

Корпоративный кодекс лишь первый, но очень важный шаг на пути формирования этики трудовых отношений на предприятии. Не стоит строить иллюзий, что сам факт его принятия создаст здоровый психологический климат и гармонизирует трудовые отношения. Действительно, сегодня многие корпоративные кодексы так и остаются декларациями и принимаются в определенные моменты: например, перед выходом компании на зарубежные рынки или в процессе привлечения западных инвесторов. Но в целом, можно согласиться с мнением исполнительного директора Ассоциации менеджеров России А. Дынина: «Пусть даже компании не будут соблюдать в полном объеме свои кодексы. Но уже сам факт их существования будет цивилизовать рынок, формировать менталитет. Это как раз тот самый случай, когда от стократного повторения слова „сахар“ должно стать сладко». URL: http://www.klerk.ru/boss/articles/6083/ (дата обращения: 08.04.2011).