Практическое документоведение и делопроизводство

Документоведение — это наука о документе и документно-коммуникативной деятельности, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности. Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации в историческом, современном и прогностическом планах.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым закономерностям и правилам. Первоначально это понимание находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами.

Такого рода правила стали складываться еще в государстве Древнего Востока, в Древней Греции и Риме. Тогда же возникла и потребность в документной систематизации, появились первые описания документов, первые каталоги.

Практическое документоведение возникло с появлением палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т. е. ещё в 16−17 столетиях.

Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись.

Зарождение документоведения в нашей стране было связано с так называемым «практическим», или прикладным, документоведением, т. е. с созданием самой сферы работы с документами как специфической отрасли человеческой деятельности и обретения ею относительной самостоятельности. Вначале это проявлялось в обосновании и создании правил работы с различными документами и требований к самим документам на практике в управленческой деятельности, в прикладной сфере.

С начала XVIII века стали закладываться правовые основы документирования в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами.

В середине XIX в. в России появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов. Они были предприняты в работах Н. Варадинова и В. Вельдбрехта, которые систематизировали документацию, распределили её по группам и на основании законодательных актов предложили правила составления документов. В этих работах, помимо образцов документов, содержалась и теоретическая часть.

Н.В. Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на практическое и теоретическое.

Практическое делопроизводство, по определению Н. В. Варадинова, — это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

Термин «теоретическое делопроизводство» впервые появился в трудах ученого в значении «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел», а также изучающая «наружные» и «внутренние свойства» деловых бумаг.

В конце XIX в. появилась документационная наука, предметом которой стала документационная деятельность, включавшая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска, распространения и создания документов во всех сферах жизни. Вначале она называлась «книгоархивомузееведение».

Однако в последующие десятилетия, вплоть до революции 1917 г., документоведческие исследования не получили сколько-нибудь серьёзного продолжения.

Приход к власти большевиков сопровождался дальнейшим развитием практического документоведения в направлении унификации документов, начиная от отдельных документных форм и заканчивая созданием унифицированных систем документации.

В 1920;е годы была уже создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления.

К этому времени на Западе также была осознана необходимость серьёзного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов. Основоположником документационной науки является бельгийский учёный Поль Отле, который в своем фундаментальном труде «Трактат о документах», изданном в 1934 году, писал: «Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возможное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублируется и весьма противоречива». Поль Отле предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, библиологией или документологией.

На рубеже 1920 — 1930;х годов произошли существенные изменения во всех сферах жизни советского общества. Массовые политические репрессии нанесли непоправимый ущерб научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свёрнуты. Исключениями стали отдельные направления, которые были ориентированы либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учёта советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т. п.).

Вместе с тем в период сталинизма создавались определённые предпосылки для развития документоведения в будущем. В начале 1930;х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса «Общее делопроизводство» первоначально в рамках учебной дисциплины «Теория и практика архивного дела», а с 1942 г. был введён самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР». В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение».

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. В 1960;е годы документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В это время определились и два основных центра, которые активно и эффективно вели научные исследования в области документоведения — МГИАИ (Московский государственный историко-архивный институт), где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД (Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела), созданный в 1966 году.

Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач. Разработка и внедрение в 1974 году Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая имела рекомендательный характер, а позднее — создание информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ) способствовали усилению внимания к теоретическим проблемам документоведения.

ЕГСД представляла собой комплекс правил, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждениях. Её положения распространялись только на организацию работы с организационно-распорядительные документами.

Середина 20-го столетия характеризуется бурным развитием наук об информации, что привело к иной трактовке понятия «документация» Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960;х — 1970;х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г. Г. Воробьёва, прежде всего его книги «Документ: информационный анализ» (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В. Д. Банасюкевича, Б. С. Илизарова, М. П. Илюшенко, В. И. Кокорева, Т. В. Кузнецовой, М. В. Ларина, В. М. Магидова, К. И. Рудельсон, Е. А. Степанова, В. Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960;х — первой половины 1980;х гг. был подведён в докторской диссертации А. Н. Соковой (1986).

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990;е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов (социально-политических, экономических, культурных, технических и др.) произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство.

Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления, как: информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие.

документоведение коммуникационный наука.