Выбор информационной системы. 
Задачи и критерии

Автоматизированная информационная система для управления персоналом — это совокупность программно-аппаратных средств, которая предназначена для автоматизации работы по управлению кадрами на предприятии (Рисунок 1.1).

РИСУНОК 1.1 — Сбор информации.

Главными принципами построения информационных систем управления персоналом в условиях компании являются:

• 1. Единая стандартная база данных, которая содержит всестороннюю информацию о персонале предприятия.
• 2. Исполнение в технологии распределенной обработки информации и архитектуре «клиент-сервер».
• 3. Построение комплексов из клиентских рабочих мест и серверного компонента (базы данных). Клиентская часть и база данных могут быть расположены на одном компьютере или разнесены в локальной сети на различные компьютеры.
• 4. Использование как однопользовательских, так и многопользовательских баз данных.

Применение однопользовательской версии возможно при небольшой численности сотрудников или при отсутствии распределенной обработки информации на предприятии.

В качестве особенностей реализации современных систем управления персоналом можно отметить следующие:

• — ведение журнала регистрации действий пользователя;
• — документирование базы данных;
• — единое администрирование базы данных (управление доступом к базе данных, управление доступом к данным и используемым функциям);
• — возможность использования большого количества показателей аналитического учета;
• — использование встроенного и внешнего генератора отчетов.

Для ограничения доступа к корпоративной базе данных, ограничения выполняемых пользователями функций, сокращения рутинных операций, выполняемых системным администратором по настройке и управлению базой данных управления персоналом, служит специально создаваемая подсистема администрирования. В подсистеме автоматизируются основные операции по размещению учетных записей сервера базы данных:

• — создание, удаление и изменение записей при входе на используемый сервер базы данных;
• — определение необходимых прав доступа к выбранной базе данных;
• — изменение пароля доступа;
• — ассоциирование записи с именем пользователя базы данных.

Специально назначаемый администратор автоматизированной системы управления персоналом распределяет права пользователей, зарегистрированных для одной или нескольких связанных между собой баз данных. Права пользователей могут быть детализированы на уровне работы с отдельным модулем комплекса, на уровне доступа к пункту меню выбранного модуля, на уровне структурного подразделения или группы подразделений.

Объекты доступа представляются в виде иерархического дерева. Допускается разрешение или запрет доступа, как к объекту нижнего уровня, так и ко всей ветви в целом.

Критерии выбора информационной системы управления персоналом для предприятия или организации могут быть различными, среди которых, могут выступать следующие:

• 1. Функциональные возможности информационной системы;
• 2. Совокупная стоимость владения;
• 3. Перспективы развития;
• 4. Технические характеристики;
• 5. Минимизация рисков.

Под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации.

Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.

Совокупная стоимость владения — сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.

Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат.

Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести:

• 1) архитектуру системы;
• 2) надежность;
• 3) масштабируемость;
• 4) способность к восстановлению;
• 5) наличие средств резервного копирования;
• 6) средства защиты от технических нападений;
• 7) возможность интеграции с другими системами.

Под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления персоналом какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности, и решение модифицируется определенным образом.

В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.

Данное программное обеспечение не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д.

Цель автоматизации функций управления — минимизировать затраты труда по управлению предприятием и создать максимально благоприятные условия информационного обслуживания специалистов при подготовке и принятии ими своевременных и обоснованных решений.

Информационная система создается с учетом профессионального использования специалистом всего набора современных программных и технических средств, необходимых для оперативного управления и решения аналитических задач управления персоналом.