Изучение, поиск и выбор поставщиков при закупке товаров

Вторым этапом коммерческой работы по оптовым закупкам является выявление и изучение источников поступления, выбор поставщиков и каналов. Очень важно выявить, изучить и выбрать наиболее подходящие источники поступления товаров, в которых будет осуществляться закупка. Многообразие поставщиков зависит от разнообразия ассортимента вырабатываемых товаров. Возникает необходимость всестороннего изучения источников поступления товаров с точки зрения ассортимента и объема производимых товаров, условий поставки и других факторов. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы коммерческих работников. В рыночных условиях формы и методы этой работы сильно изменились. Главные изменения заключаются в том, что на смену методам централизованного распределения товарных ресурсов пришла рыночная практика свободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Коммерческая инициатива торговых работников по вовлечению в товарооборот максимальных товарных ресурсов имеет цель — получение максимальной прибыли. Кроме того, она должна сочетаться с заботой о конечных покупателях, учитывать их платежеспособность, не допускать неоправданного роста цен, предоставлять населению возможность приобретать товары по доступным ценам [15.c. 274].

Коммерческие работники должны хорошо знать экономику своего района деятельности, его производственные возможности и природные богатства, промышленность, сельское хозяйство. Они должны владеть спецификой ассортимента производимых товаров на промышленных предприятиях своего региона. Коммерческий аппарат торговых предприятий должен выявлять возможности развития новых видов производства и восстановления старых забытых промыслов. Важная роль в коммерческой работе отводится изысканию дополнительных ресурсов из местного сырья, фермерских хозяйств, продукции индивидуальных предпринимателей.

Коммерческие работники должны посещать производственные предприятия, т. е. поставщиков-изготовителей, для знакомства с объемом, ассортиментом и качеством выпускаемой продукции, а также для изучения производственных возможностей потенциальных поставщиков. Необходимо участвовать в работе оптовых ярмарок, выставок-просмотров новых товаров, в совещаниях с работниками промышленности и предпринимателями. Следует постоянно следить и анализировать рекламные объявления в средствах массовой информации, проспекты, каталоги, специализированные издания, биржевые сведения и другую информацию о производстве и оптовой продаже товаров. Тщательный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров. Кроме учета работы с постоянными поставщиками, следует вести учет и повседневно регистрировать производителей товаров, еще не связанных договорными отношениями с оптовым предприятием. Нужно готовить предложения поставщикам по вопросам увеличения производства нужных товаров, расширения ассортимента и улучшения качества. Данные изучения источников закупки товаров отражают в книгах или карточках, в которых указывают основных покупателей по выпуску определенных товаров и потенциальные возможности предприятий-поставщиков.

Главными источниками поступления товаров в торговлю являются различные отрасли народного хозяйствах страны, вырабатывающие различные товары народного потребления.

К источникам поступления товаров относятся предприятия производственной сферы, и, в первую очередь — предприятия промышленности. Основное место в производстве непроизводственных товаров занимает легкая промышленность, охватывающая текстильную, швейную, меховую, кожёвенно-обувную и галантерейную, трикотажную и парфюмерно-косметическую отрасли. Главным источником поступления продовольственных товаров в торговлю являются отрасли пищевой промышленности, сельское хозяйство, лесное хозяйство и рыболовство. Пищевая промышленность тесно связана с сельским хозяйством и встречается повсюду, где постоянно проживают люди. Этому способствует широкое распространение используемого сырья и повсеместное потребление пищевых продуктов.

• — К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, то есть тех или иных отраслей народного хозяйства, различной производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги. В связи с большим многообразием поставщиков товаров применяется их классификации по различным признакам.
• а) По территориальному признаку:
  • — местные поставщики — внутриобластные поставщики, которых зачастую поставляют товары непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы; внеобластные поставщики; республиканские поставщики; внереспубликанские поставщики.

Оптовые предприятия: чаще всего закупают товары у внеобластных и внереспубликанских поставщиков. Они учитывают тот фактор, что не во всех областях и республиках развито производство товаров и их приходиться завозить.

• б) По форме собственности:
  • — государственные поставщики;
  • — муниципальные поставщики;
  • — частные поставщики;
  • — кооперативные поставщики;
  • — поставщики иных форм собственности.
• в) По ведомственной принадлежности:
  • — внутрисистемные поставщики — относятся к той же системе, в которую входят и оптовые покупатели (например, потребительская кооперация);
  • — внесистемные поставщики — все остальные.
• г) По функциональным признакам:
  • 1. Поставщики-изготовители — производственные предприятия, фирмы, частные предприятия и т. д., выпускающие товары потребительского назначения различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.
  • 2. Поставщики-посредники (оптовые предприятия) — они закупают товары у поставщиков-изготовителей, у оптовых посредников и реализуют их оптовым покупателям. К оптовым покупателям относятся: розничные торговые предприятия, агенты, брокеры, розничные торговцы и т. д. Поставщиками — оптовыми предприятиями — могут быть:
    • а) оптовые предприятия общенационального (федерального) и регионального уровней различного товарного ассортимента (специализации). Они составляют основу оптовой структуры на потребительском рынке страны, специализируются на оптовой торговой деятельности и используют переход к ним права собственности на товар (оптовые торговцы);
  • б) посреднические оптовые структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним права собственности на товар (предприятия-брокеры, дистрибьюторы, агенты, дилеры).
  • в) организаторы оптового оборота (товарные оптовые ярмарки, аукционы, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады).

Такое подразделение поставщиков на изготовителей и посредников зависит от канала сбыта. Канал сбыта — это путь, по которому товары движутся от производителей к потребителям. Канал сбыта характеризуется числом составляющих его звеньев или уровней. На каждом уровне выполняются различные операции конечному по приближению товара к конечному потребителю. Выбор оптимального варианта распределения зависит от многих факторов (например: от характера товаров, от назначения). В последние годы все чаще применяется канал нулевого уровня (прямой канал товародвижения), когда производители стремятся продавать вырабатываемые ими товары непосредственно конечном потребителям. Здесь используется три способа прямой продажи товаров:

• — торговля через фирменные, принадлежащие производителю, магазины;
• — развозная (разносная) торговля;
• — посылочная торговля.

При одноуровневом канале посредником на рынке потребительских товаров является оптовый и розничный торговец. При многоуровневом канале между промышленным предприятием и предприятием розничной торговли стоят два и более оптовых торговца. Чем большее число посредников использует производственное предприятие, тем меньше непосредственных контактов с потребителями оно имеет, тем медленнее подвигается товар. Также многоуровневые каналы товародвижения используются при продаже товаров сложного ассортимента, где требуются большие затраты на хранение запасов товаров, их обработку и т. д.

Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки. Целесообразно эти карточки группировать по территориальному признаку: по межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указывают:

• — данные о производственной мощности предприятия;
• — количество выпускаемых товаров;
• — ассортимент изготовляемой продукции;
• — возможности производства других товаров;
• — условия поставки товаров и другие сведения. Изучение источников оптовых закупок — важный элемент коммерческой работы с поставщиками по выявлению товарных ресурсов производимых товаров и возможностей производителей в освоении новых видов продукции, а также по внедрению в производство новых сортов и видов товаров. Изучение товарных источников сливается в коммерческой деятельности с работой по воздействию на производство и рациональное потребление товаров. При проведении закупочной работы исходят из возможности максимально использовать товарные ресурсы региона, в котором находится торговое предприятие. Для этого используют информацию о местных промышленных и сельскохозяйственных предприятиях и производимых ими товарах (ассортименте, качестве, упаковке, ценах). При выборе коммерческих партнеров учитывают не только то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по их усовершенствованию и пуску новых товаров [8. c. 241].

В закупочной работе большое место отводится деятельности по выбору коммерческих партнеров по товарам, которые производят местные предприятия.

Поиск таких поставщиков производится на оптовых ярмарках, оптовых и мелкооптовых рынках, товарных биржах, выставках-просмотрах и выставках-продажах, проводимых в других регионах страны. Регулярное участие, коммерческих работников в работе организаторов оптового оборота позволяет повысить эффективность закупочной работы. Расширяется круг поставщиков и возможности установления с ними долгосрочных хозяйственных связей. Развитие таких отношений благоприятно сказывается на расширении ассортимента и повышении качества закупаемых товаров.

Выбор поставщика — на этом этапе изучают поступившие предложения и выбирают одного или несколько поставщиков. При выборе поставщика составляет список требований к поставщику, отмечая их относительно значимость. В одном исследовании отмечалось, что руководители отделов закупок в качестве наиболее важных факторов, влияющих на взаимоотношение поставщика и потребителя, выделили следующие: качественные товары и услуги, своевременная поставка, этичность поведения сотрудников компании, искренность в общении и конкурентные цены. Не менее важными являются такие моменты, как способность поставщика выполнять ремонт и техническое обслуживание поставляемых изделий, проводить консультации по техническим вопросам, местонахождение поставщика, опыт работы с ним и его репутация, устанавливают рейтинг поставщиков по этим характеристикам и определяют лучших из них. Для оценки поставщиков часто используются специальные формы. Образец такой формы представлен в табл. 1.1. В приведенном примере поставщик имеет отличные оценки качества товара, уровня обслуживания, соответствия требованиям покупателя и репутации. По ценам и своевременности поставок поставщик получил средние оценки. Теперь покупатель должен решить, насколько важны для него те показатели, которые не получили отличных оценок, и сравнить их с оценками других поставщиков. Составление рейтинга может быть проведено повторно с учетом степени значимости каждой из семи характеристик [25.c. 305].

До принятия окончательного решения покупатели могут вести с предпочтительными поставщиками переговоры о более выгодных ценах и условиях поставки. В результате покупатель останавливает свой выбор на одном или нескольких поставщиках. Многие компании-покупатели предпочитают иметь нескольких поставщиков, чтобы избежать абсолютной зависимости от одного из них. Такой подход позволяет покупателю постоянно сравнивать цены и качество работы различных поставщиков.

Таблица 1.1. Рейтинг поставщика [15. с.289].

Теперь покупатель приступает к оформлению заказа. Заказ включает в себя технические характеристики товара, необходимое его количество, предполагаемые сроки поставки, условия возврата и гарантии. В случае покупки изделий, необходимых для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации оборудования, покупатели все больше склоняются к заключению генеральных контрактов, а не к периодическим: заказам. Генеральный контракт устанавливает долгосрочное сотрудничество между поставщиком и покупателем. Такой контракт обычно предусматривает, что поставщик обязуется по мере необходимости осуществлять повторные поставки товара по согласованным ценам в течение всего срока действия контракта. Продавец поддерживает у себя определенный запас товара. Когда у покупателя возникает необходимость в этом товаре, его компьютер автоматически передает заказ поставщику. Генеральный контракт освобождает от трудоемкого, процесса ведения переговоров каждый раз, когда необходимо произвести закупку, определенного товара. Он также позволяет покупателю делать менее крупные, но частые заказы, что сокращает объем хранения запасов и расходы на доставку.

Практика заключения генеральных контрактов приводит к тому, что покупатель осуществляет покупки только у одного поставщика, причем объемы заказов становятся более крупными. Поставщик и покупатель в этом случае тесно связаны между собой договорными обязательствами. Поэтому другим поставщикам очень сложно нарушить эти связи. Это может произойти только тогда, когда покупателя перестает устраивать сервис или цены данного поставщика.

Оценка эффективности работы поставщика На этом этапе покупатель дает оценку эффективности работы поставщика. Он может связаться с конечными пользователями товара и получить их оценку удовлетворенности данным товаром. Оценка эффективности работы поставщика может заставить покупателя принять решение продлить, изменить или приостановить соглашение с ним. Задача продавца состоит в том, чтобы контролировать соответствие своей работы требованиям покупателя.