Программные средства офисного назначения

Современная жизнь, тем более жизнь в бизнесе — это постоянная динамика.

Темп наших рабочих будней с каждым днем становится все жестче и интенсивнее. Чтобы спокойно и уверенно справляться с новыми задачами, нам нужны правильные инструменты и умение ими пользоваться. Microsof Outlook давно знаком российскому пользователю, но зачастую его практическое применение реализует лишь малую часть заложенных в нем возможностей. Во многих областях нашей жизни, чтобы получить результат, нужно придерживаться некоторой четко определенной системы. Например, в музыке, фигурном катании, публичных выступлениях, мастерстве продаж, искусстве управления и т. п. Outlook — идеальное техническое воплощение для обзора всех элементов нашей работы и жизни.

Outlook ведь и означает «обзор». С его помощью можно создать полную картину ваших дел — и придать им детальность, красоту, тщательность, проработанность, в принципе недостижимые в бумажном ежедневнике. Все наши дела можно разделить на те, которые необходимо выполнять обязательно и точно. На те, которые происходят еженедельно. И, наконец, гибкие задачи, например позвонить коллеге (сегодня) и те, к которым можно подходить когда захочешь.

Если встреча повторяющаяся — нажмите кнопку «Повторение» и в появившемся меню задайте нужную регулярность. Например, «каждые понедельник и четверг». Освоение электронного планирования требует некоторых усилий. Ведь писать на бумаге нас учили с детства, а работать на компьютере мы стали в более позднем возрасте.

Но, с другой стороны, каждое изменение в бумажном ежедневнике — это вычеркивание и переписывание. В Outlook на любые изменения обстоятельств можно реагировать мгновенно, просто передвинув соответствующие встречи.

Главное преимущество при переходе с бумаги на Microsof Outlook для командной работы — более высокая управляемость при меньших затратах сил. Например, с помощью календарей в Microsof Outlook 2007 вы можете:

• · совмещать на одном экране календари нескольких ваших сотрудников. Это удобно для планирования и сравнения их реальной загрузки, и еще — для сравнения плана с фактом;
• · автоматически, с помощью специально настроенного пользовательского представления, отобрать все встречи сотрудника по какому-либо проекту, направлению, области деятельности.

Помимо того, вы можете скопировать эти встречи в Excel и проанализировать их количественно:

• · например, узнать, сколько времени менеджеры по продажам тратят на общение с клиентами, а сколько — на бумажную работу;
• · видеть календари друг друга (если в компании есть Exchange-сервер), автоматически планировать совещания, в том числе с учетом ресурсов (переговорных, мультимедиа-проекторов и т. п.).

В Outlook контекстное планирование можно организовать с помощью так называемых категорий. В нужные моменты рабочего дня мы можем открывать нужную категорию и таким образом видеть все задачи, которые уместно решить в данный момент, — будь то задачи, связанные с подчиненными, клиентами, региональными филиалами и т. п.

Категории — одна из самых удобных функций Outlook. В бумажном ежедневнике вы не сможете видеть задачи не только привязанными к определенному сроку, но еще и сгруппированными по разным признакам: по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, удобного именно вам. планирование outlook электронный Если можно так выразиться, то — есть некоторые полезности для руководителя от планирования задач. Ставя задачи в электронном виде, вы можете контролировать существенно больший объем поручений, чем в случае, когда задача ставится устно или на бумаге. С помощью различных пользовательских представлений задач в Microsof Outlook 2007 вы можете:

• · получать информацию о прогрессе в выполнении задач автоматически. Если задача поставлена с помощью функции «Назначить», ее копия появится у вашего подчиненного. Когда подчиненный вносит информацию по задаче в свой «экземпляр», эти изменения отображаются и у вас;
• · видеть задачи в различных разрезах: сгруппированными по людям, проектам, направлениям, срокам;
• · а также распечатывать эти списки задач к нужным событиям: совещанию, командировке, встрече с подчиненным или руководителем и т. п.;
• · автоматизировать отчетность по исполнению задач; анализировать все выполненные задачи по любым признакам: своевременность исполнения, средние сроки исполнения, отклонение плановых сроков от фактических, затраты времени на различные задачи и проекты и т. п.

Теперь о записи контактной информации

Когда людей, с которыми мы общаемся, много, не грех последовать примеру великих и учитывать важные подробности, с этими людьми связанные, и… зафиксировать их. Обычная адресная книжка или визитница для этого не приспособлены — в них сохраняются только адреса и телефоны. Лучше сохранять подробности в контактах Outlook.

Не торопитесь переносить сразу все имеющиеся контакты с бумажных носителей: это большая рутинная работа, которая быстро наскучит.

Лучше примите за правило: каждый новый контакт этим же вечером вносить в Outlook. Постепенно к этим новым контактам вы будете добавлять старые и таким образом перенесете контактную информацию со всех бумажных источников в единое электронное хранилище.

В разделе контаков вы можете с лёгкостью найти людей. Для этого существует несколько способов. Так, первый, это поиск по ключевому слову (например Данон), второй, это — группировка по контекстным категориям (клиенты, смежники, филиалы).

Полезности для руководителя

Управление контактами в Outlook, в отличие от любых бумажных носителей, позволяет:

• · создать в вашей команде четкое понимание: кто чем занимается, к кому с каким вопросом обращаться, кто участвовал в том или ином мероприятии;
• · наладив систему связывания контактов ваших сотрудников, клиентов и партнеров с задачами, встречами и заметками;
• · создать баз у контактов организаций (клиентов, пос тавщи-ков и т. п.), с которыми ассоциированы контакты важных для вас сотрудников этих организаций. Это позволит управлять всеми взаимоотношениями с внешним миром;
• · при отсутствии специализированного CRM-решения (системы взаимоотношений с клиентами) — организовать его с помощью общих папок контактов на Microsof Exchange Server, с доступом к ним из Outlook. При необходимости — интегрировать с системой бухгалтерского и товарного учета в 1С

Вы можете совместить вашу почту и Outlook.

При использовании электронной почты в Outlook вы можете:

• · автоматизировать назначение друг другу встреч и задач;
• · более эффективно корректировать взаимные планы при командной работе и управлять делегированными задачами;
• · анализировать переписку с клиентами и партнерами, получать полную историю взаимодействия с ними по разным вопросам;
• · стандартизировать типовые письма, отправляемые сотрудниками вашим клиентам и контрагентам;
• · организовывать автоматизированные голосования по электронной почте, когда необходимо собрать позицию ваших коллег по различным вопросам.

Нельзя не сказать, о разделе Дневник.

В Outlook есть специальный раздел для ведения нашего «судового журнала», для учета значимых дел. В русском переводе он называется " Дневник", в английском оригинале — Journal, то есть в буквальном переводе как раз «путевой журнал». Этот судовой журнал будет отличаться от журналов капитанов каравелл и звездолетов тем, что кроме самих событий в нем можно фиксировать их длительность, то есть вести хронометраж.

Что именно стоит фиксировать в дневнике? Можно вести полный хронометраж своих действий, но это довольно жесткая технология. Начну с самого простого. У каждого из нас, как правило, есть три категории расходов времени, требующие для своего регулирования наибольших усилий и самодисциплины.

• 1. Тяжелые, сложные, энергоемкие проекты — в тайм-менеджменте их принято называть «слонами». Разработать бизнес-план, защитить диссертацию, написать курсовик, составить и утвердить технические регламенты по продукции, выучить английский язык и т. п.
• 2. Самые важные и сложные направления постоянной работы: звонить клиентам, общаться с трудными людьми, решать технические проблемы — одним словом, именно те постоянные аспекты рабочих обязанностей, за которые труднее всего заставить себя взяться.
• 3. Поглотители времени — такие отвлечения и расслабления, которым бывает трудно противостоять. У каждого они различны: это могут быть «перекуры», Интернет, телевизор, непроизводительные разговоры с коллегами и т. п.

В качества примера использования майкрософт аутлук хочу привести отдельную фирму, такую как, ЗАО «Торговый Дом «Северсталь — Инвест». В качестве внутреннего нормативного документа они утвердили «Порядок электронного согласования документов», в котором прописали алгоритм работы в виде инструкции для персонала с изображением экранных окон программы.

Процесс электронного согласования проектов документов в этой компании начинается с предоставления инициатором согласования проекта документа по электронной почте в канцелярию организации для направления заинтересованным руководителям структурных подразделений и заканчивается получением от канцелярии сводного отчета о получении / неполучении ответов о согласии / несогласии с проектом документа указанных инициатором лиц.

Основные этапы этого процесса следующие:

Этап № 1 — направление инициатором проекта документа в канцелярию для рассылки по списку согласующих лиц.

Инициатор вкладывает электронную версию проекта документа в письмо и указывает тему письма: «Согласование проекта «. Это очень важно, так как при последующей отправке проекта документа согласующим, специалист канцелярии уже не тратит времени на его прочтение и формулировку названия проекта документа.

Этап № 2 — электронная рассылка проекта документа канцелярией для согласования.

Здесь специалист канцелярии создает электронное письмо в Microsoft Outlook. На слайде вы можете ознакомиться со способом прикрепления документа в письмо.

Но есть и другой способ. В списке входящих сообщений MS Outlook можно встать на полученное от инициатора письмо и, нажав правую кнопку «мышки», из открывшегося контекстного меню выбрать пункт «Переслать» либо запустить выполнение этой команды из верхнего меню. Нет слайда.

Этап № 3 — согласование электронных проектов документов должностными лицами организации.

Должностное лицо организации согласовывает электронный проект документа в сроки, указанные в электронном письме.

Результат согласования отмечается должностным лицом на дополнительной «Панели голосования», которая имеется в электронном письме.

Этап № 4 — составление и предоставление сводного отчета инициатору для контроля процесса согласования.

При окончании срока согласования проекта документа специалист канцелярии находит в папке «Отправленные» письмо с разосланным на согласование проектом документа. На вкладке «Отслеживание» данного письма отражается сводная информация о результатах согласования.

Если все должностные лица, с которыми согласовывался документ, полностью согласны с проектом документа (ответ «Да»), то специалист канцелярии распечатывает из Microsoft Outlook результаты согласования, прикладывая их в качестве листа согласования к печатной форме проекта документа, и направляет данный пакет документов инициатору согласования.

Получается, что по тем первоначальным проектам документа, к которым у согласующих лиц есть замечания, отчетность не составляется, т.к. свои замечания они направляют по электронной почте напрямую инициатору. Он дорабатывает документ и новый проект посылает на согласование. Только когда все заинтересованные лица согласны, данный процесс может быть признан завершенным. А сохранять ли всю переписку по всем версиям разрабатываемого документа, должно решить руководство вашей организации. С одной стороны, наличие этой информации можно использовать для отслеживания исполнительской дисциплины и хода обсуждения, с другой стороны, это «загромождает пространство» и подобная информация может быть признана излишней, ведь распечатка итоговых документов на бумажном носителе осуществляется.

Если должностные лица предоставили замечания по документу либо выразили несогласие с ним, то инициатор согласования вносит в документ необходимые корректировки. Если инициатор внес в проект документа существенные изменения, то он должен согласовать откорректированную версию документа со всеми должностными лицами из первоначального списка согласования через канцелярию организации.

Нетрудно заметить, что Microsoft Outlook помогает повысить, причем существенно, в разы, Работоспособность. А именно: «Календарь» — в части реалистичного распределения бюджета времени, «Задачи» в эффективном управлении множеством вопросов, «Дневник» в наращивании способности к планомерному усилию.

Список используемой литературы

• 1. http://support.microsoft.com/kb/272 227/ru
• 2. http://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Outlook
• 3. Глеб Архангельский, «Тайм менеджмент на Microsoft Outlook»
• 4. http://www.delo-press.ru «Согласование проектов документов при помощи MS Outlook»