Расчет показателей в Excel

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Воронежский государственный технический университет Инженерно-экономический факультет Кафедра управления персоналом КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине: Офисные технологии Тема:

Расчет показателей в Excel

Воронеж 2012

Оглавление Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Microsoft Word

1.2 Microsoft Excel

1.3 Microsoft Access

1.4 Microsoft PowerPoint

1.5 Microsoft Outlook

1.6 Microsoft Publisher

2. Практическая часть

2.1 Задание 1

Заключение

Список использованной литературы Введение

Microsoft Office

Комплект Microsoft Office рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или средство доступа и обмена данными. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей.

Комплект Microsoft Office включает следующие приложения:

1. Word — текстовый процессор Текстовый процессор — исторически самое первое и наиболее широко используемое офисное приложение: писать и оформлять тексты нужно всем. Еще десять лет назад подобные программы назывались «редакторами», но сегодня этот термин уже не отражает их возросшие возможности.

Сегодня функции текстовых процессоров выходят далеко за рамки работы собственно с текстами (набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т. д.). Word позволяет создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации, формулы и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате пользователь может подготовить сложный документ практически неограниченного объема с использованием графических материалов и разнообразного форматирования.

2. Excel — работа с электронными таблицами Эта программа нужна всякому, кто имеет дело с данными, представленными в виде таблиц. Именно в таком виде можно представить большую часть информации о нашей повседневной деятельности: адресные книги, картотека видеокассет, учет домашних расходов и пр.

В таблицах могут находиться данные самого разного формата (символьные строки, даты и пр.), но в целом, конечно же, пакет Excel ориентирован на обработку числовых данных. Самый простой пример — суммирование по столбцам и строкам таблицы. Ненамного сложнее вычислить значение заданных самим пользователем функций (скажем, процентный рост расходов на ведение домашнего хозяйства по статьям). Одна из наиболее привлекательных возможностей пакета — быстрое и наглядное представление данных в виде разнообразных графиков, диаграмм, карт.

Электронные таблицы — идеальное средство для организации учета, обработки экспериментальных данных, составления отчетов самых разнообразных форм.

3. Access — система управления базами данных

Access позволяет создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и обеспечивает глубокую интеграцию с Вебом, упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Создаваемые файлы имеют расширение MDB.

4. PowerPoint — подготовка визуальных презентаций Этот пакет представляет пользователю возможность оформления текста, рисования, построения графиков и диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможность использования звука и видео. С помощью программ типа PowerPoint десяток слайдов можно сделать всего за Один-два часа силами одного человека — самого автора. А если в будущем потребуется внести какие-то исправления, то это займет считанные минуты. Для слушателей демонстрация подготовленных материалов проходит примерно так же, как и при традиционном показе слайдов, но кроме статичных изображений можно использовать звук, видео, различные визуальные эффекты.

Кстати, PowerPoint можно применять не только для выступления перед аудиторией. Многие домашние пользователи работают с этой программой, например, при создании графических заставок для своих видеофильмов. Создаваемые файлы имеют расширение PPT.

5. Outlook — ваш персональный диспетчер

Outlook это персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы. Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook является платформой для организации документооборота, так как он обеспечен системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.

6. Publisher — настольная издательская система

Publisher позволяет легко создавать профессионально оформленные маркетинговые материалы и содержит новые средства слияния электронной почты, а также усовершенствованные возможности слияния почты и каталогов, благодаря которым стало проще создавать и распространять в печатном виде или по электронной почте маркетинговые материалы, настроенные под индивидуальных получателей. В нем предлагаются более 2000 профессионально разработанных шаблонов публикаций и сотни элементов дизайна, которые пользователи могут вставлять в собственные публикации.

1. Теоретическая часть

1.1 Microsoft Word

Основные функции Word:

1. Создание и редактирование текста, и сохранение его в виде файла*.doc.

2. Поиск файла на диске и считывание его с диска.

3. Проверка лексики и поиск ошибок орфографии.

4. Разбивка текста на страницы.

5. Форматирование текстов.

6. Создание оглавления документа.

7. Работа с окнами (многооконный режим).

8. Распечатка файлов (не только*.doc, но и *.txt, *.wri).

9. Внедрение объектов в файл и удаление объектов из файла.

10. Создание рисунков и вставка рисунков в файл. Использование библиотеки CLIPART готовых рисунков формата *.wmf и вставка их в файл.

11. Вставка в файл диаграмм и научных формул (математических, химических).

12. Изменение вида и размера шрифтов.

13. Выделение участков текста (блоков) и их перенос на новое место или удаление. Обрамление участков текста.

14. Создание электронных таблиц и вставка их в файл. Изменение числа столбцов и строк в электронных таблицах.

15. Выполнение математических вычислений и создание баз данных в электронных таблицах.

16. Создание макрокоманд и программирование на языке Word Basic.

17. Создание эмблем, этикеток, конвертов писем.

18. Вставка в файл текстовых спецэффектов, видеоклипов, звуковых и мультимедийный файлов.

19. Просмотр текста перед печатью. Увеличение участков текста для просмотра.

20. Текстовый процессор Word имеет обширную справочную систему, что позволяет пользователю быстро получить необходимую помощь.

Работа с текстом При работе с текстовым редактором на экране имеется информация о его текущем состоянии — «Строка состояния» .

Для любого текстового редактора характерно присутствие на экране «Меню команд» управления редактором. Меню может иметь как текстовую, так и пиктографическую форму.

К операциям, производимым над документом, относятся:

1. создание нового документа

2. присвоение документу уникального имени

3. набор всего текста на клавиатуре

4. загрузка предварительно созданного документа в оперативную память

5. сохранение документа

6. копирование документа из оперативной памяти во внешнюю

7. удаление документа

8. удаление созданного или загруженного документа с экрана

9. распечатка документа — создание твердой (бумажной) копии документа.

Операция сохранения — записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. В мощных текстовых процессорах имеется возможность слияния документов.

Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

главный документ, содержащий постоянную информацию;

документ-источник для хранения переменной информации.

Интерфейс текстового редактора MS Word.

Полосы прокрутки располагаются у правой границы и внизу окна Microsoft Word.

Строкой состояния называется горизонтальная полоса, расположенная ниже окна документа. В ней отображаются сведения о выполняемых операциях, положении курсора и другая контекстная информация.

Кнопки панели инструментов «Стандартная» ускоряют выполнение операций создания, открытия и сохранения файла, а также редактирования документа. Кнопки панели форматирования позволяют выполнить форматирование символов и абзацев.

Редактирование и форматирование текста в MS Word

Под редактированием понимается внесение любых изменений в набранный текст. Изменить цвет текста можно несколькими способами:

Выделите текст, который нужно изменить. На вкладке главная в группе Шрифт нажмите кнопку Цвет текста и выберите нужный цвет.

Для выполнения большинства операций по обработке текста, редактируемый фрагмент следует предварительно выделить. После выделения фрагмента операцию можно выполнить следующими способами:

1. с помощью команд меню;

2. с помощью команд контекстного меню;

3. с помощью кнопок на панели инструментов «Стандартная» ;

4. используя левую кнопку мыши;

5. используя правую кнопку мыши;

Для того чтобы скопировать фрагмент текста в другую точку документа, необходимо:

1. Выделить фрагмент текста.

2. На вкладке «Главная» выбрать команду «Копировать» или щелкнуть на командной кнопке «Копировать». В результате копия выделенного фрагмента будет помещена в буфер обмена Windows.

3. Используя клавиши перемещения курсора, установить курсор в ту точку документа, после которой должен быть вставлен фрагмент, скопированный в буфер обмена на предыдущем шаге.

4. На вкладке «Главная» выбрать команду «Вставить» или щелкнуть на командной кнопке «Вставить» .

Для того чтобы сохранить изменения, внесенные в документ, нужно щелкнуть на командной кнопке «Сохранить». Под форматом печатного текста понимается расположение строк, размеры полей и страниц. Параметры формата устанавливаются перед вводом теста, и в дальнейшем автоматически выдерживается текстовым редактором.

Также имеется возможность изменять формат текста. Для этого нужно установить новые параметры и выбрать команду «Переформатировать текст» .

Форматирование текста заключается в изменении его внешнего вида, за счет изменения выравнивания, использования различных шрифтов и их начертаний. При форматировании символов можно задать следующие параметры:

гарнитуру, начертание, размер, толщину, цвет, анимацию, интервал, эффекты — верхний и нижний индекс, подчеркивание, зачеркивание.

Для форматирования нескольких абзацев или всего документа необходимо выделить их и задать параметры форматирования: отступы, выравнивание, интервалы, положение на странице.

На панели инструментов «Форматирование» находятся кнопки, обеспечивающие форматирование символов и абзаца. По активной кнопке можно определить, какое выравнивание задано для текущего абзаца.

Под маркированным или нумерованным списком понимают последовательность строк, в которых содержатся данные одного типа. Списки облегчают чтение и понимание текста. Word позволяет придать абзацам форму списка, где каждый абзац будет помечен определенным маркером или номером.

В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом в определенном порядке. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер.

Текст WordArt

WordArt — художественное оформление текста Для того чтобы превратить обычный текст в текст WordArt, надо:

1. Выделить текст, который надо преобразовать в текст WordArt, например, заголовок объявления.

2. Щелкнуть на кнопке «Добавить объект WordArt» панели инструментов «Рисование», или в меню «Вставка» выбрать команду «Рисунок / Объект WordArt» .

3. В появившемся диалоговом окне «Коллекция WordArt» выбрать стиль оформления текста и щелкнуть на кнопке ОК.

В появившемся диалоговом окне «Изменение текста WordArt» можно изменить (отредактировать) текст, выбрать шрифт и задать его характеристики (размер и начертание).

4. В результате щелчка на кнопке ОК выделенный в документе текст будет преобразован в текст WordArt.

Кнопка «Форма WordArt» позволяет выбрать форму текста WordArt. Вид значков на кнопках, которые появляются в результате щелчка на кнопке «Форма WordArt», подсказывает, какую форму примет текст WordArt в результате ЗАП (REC) — индикатор режима щелчка на соответствующей кнопке списка.

Работа с таблицами Для того чтобы вставить в документ таблицу надо установить курсор в то место документа, где должна быть таблица, на вкладке «Главная» выбрать команду «Таблица» .

На экране появится диалоговое окно «Вставка таблицы», в полях которого надо задать количество строк и столбцов таблицы. Числа в поля Число столбцов и Число строк можно ввести обычным путем (щелкнуть в поле мышью и набрать значение на клавиатуре), или при помощи кнопок «Увеличить» и «Уменьшить» .

Щелчок на кнопке «Увеличить» увеличивает значение поля на единицу, на кнопке «Уменьшить» — уменьшает. В результате щелчка на кнопке «ОК» в документ будет вставлена таблица со столбцами одинаковой ширины.

Под форматированием таблицы понимается процесс изменения внешнего вида таблицы. Форматирование осуществляется путем: изменения шрифта; изменения способа выравнивания содержимого ячеек; прорисовки границ ячеек; изменения цвета заливки ячеек.

Работа с рисунками и диаграммами Для того чтобы вставить в документ картинку из коллекции Microsoft, нужно:

1. Установить курсор в ту точку документа, в которую надо вставить картинку (обычно это отдельный абзац).

2. Щелкнуть на кнопке «Добавить картинку», которая находится на панели инструментов «Рисование», или в меню «Вставка» выбрать команду «Рисунок / Картинки» .

3. В появившемся диалоговом окне «Вставка картинки» щелкнуть на кнопке «Найти» .

4. Используя кнопки прокрутки содержимого окна, найти подходящую картинку и щелкнуть на ней левой кнопкой мыши. Выбранная картинка будет вставлена в документ.

5. Закрыть окно «Вставка картинки» (щелкнуть на командной строке «Закрыть окно»).

Если рисунок, который надо вставить в документ, есть в одной из папок компьютера, то, для того чтобы вставить рисунок в документ, надо:

1. Установить курсор в ту точку документа, в которую надо вставить рисунок.

2. Щелкнуть на командной кнопке «Добавить рисунок» или в меню «Вставка» выбрать команду «Рисунок / Из файла» .

3. В появившемся диалоговом окне «Добавление рисунка» выбрать папку, в которой находится нужный рисунок, и затем выбрать рисунок.

Вид диалогового окна «Добавление рисунка» определяется режимом представления содержимого папки.

Если установлен режим отображения эскизов или просмотра графических файлов, то пользователь видит содержимое графических файлов, что облегчает процесс поиска нужного рисунка.

В других режимах в окне «Добавление рисунка» отображаются только имена файлов. Режим отображения содержимого папки задается путем выбора соответствующей команды в списке «Представления» .

4. Щелкнуть на кнопке «Вставить» .

1.2 Microsoft Excel

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий).

Список категорий функций доступен при выборе команды Функция в меню Вставка (Insert, Function).

Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.

Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ.

Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.

Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.

Функции Ссылки и массивы позволяют осуществить поиск данных в списках или таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве. Например, для поиска значения в строке таблицы используется функция ГПР.

Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию.

Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ.

Логические функции и предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций рекомендуется использовать мастер функций. Диалоговое окно мастера функций доступно при выборе команды Функция в меню Вставка или нажатии кнопки, на стандарт ной панели инструментов. В процессе диалога с мастером требуется задать аргументы выбранной функции, для этого необходимо заполнить поля в диалоговом окне соответствующими значениями или адресами ячеек таблицы Относительные и абсолютные ссылки Формулы, реализующие вычисления в таблицах, для адресации ячеек используют так называемые ссылки. Ссылка на ячейку может быть относительной или абсолютной.

Использование относительных ссылок аналогично указанию направления движения по улице — «идти три квартала на север, затем два квартала на запад». Следование этим инструкциям из различных начальных мест будет приводить в разные места назначения.

Обычно ссылки на ячейки описываются и используются как относительные (формат записи А1). Когда формула, содержащая эти ссылки, копируется, происходит изменение формулы для поддержания относительности ссылок.

Например, формула, которая суммирует числа в столбце или строке, затем часто копируется для других номеров строк или столбцов. В таких формулах используются относительные ссылки.

Абсолютная ссылка на ячейку. Область ячеек будет всегда ссылаться на один и тот же адрес строки и столбца. При сравнении с направлениями улиц это будет примерно следующее: «Идите на пересечение Арбата и Бульварного кольца». Вне зависимости от места старта это будет приводить к одному и тому же месту. Если формула требует, чтобы адрес ячейки оставался неизменным при копировании, то должна использоваться абсолютная ссылка (формат записи $А$ 1). Например, когда формула вычисляет доли от общей суммы, ссылка на ячейку, содержащую общую сумму, не должна изменяться при копировании.

Абсолютная ссылка может быть создана только при наборе формулы, перед адресом строки и столбца вводится знак доллара — $.

Для создания абсолютной ссылки удобно использовать клавишу абсолютной ссылки F4, которая осуществляет преобразование относительной ссылки в абсолютную и наоборот.

Знак доллара ($) появится как перед ссылкой на столбец, так и перед ссылкой на строку (например, $С$ 2), Последовательное нажатие F4 будет добавлять или убирать знак перед номером столбца или строки в ссылке (С$ 2 или $С2 — так называемые смешанные ссылки).

Работа с ячейками Ввод данных в ячейку Для того чтобы ввести данные в ячейки Excel нужно выполнить следующие действие. Щелкните левой кнопкой мыши в той ячейке, где вы хотите ввести данные. После этого можно начинать вводить данные.

По мере того как вы будете печатать, вы будете видеть отображения введенных данных в активной ячейке Excel, и в строке формул, по завершения ввода данных нажмите клавишу ENTER. Если во время ввода данных вы сделали ошибку или вы хотите изменить данные в ячейки Excel, дважды щелкните по нужной ячейке или нажмите клавишу F2.

Копирование содержимой ячейки excel

Если вы хотите скопировать данные с ячейки excel, и поместить в другую ячейку нужно выполнить следующие действие выделите ячейку в которой расположены данные и нажмите комбинацию клавиш CTRL+C или щелкните левой кнопкой мыши по этой ячейке, затем не отводя курсора мыши от ячейки excel, щелкнуть правую кнопку мыши, в раскрывающимся списке Microsoft Exсel, выберите команду скопировать. Для вставки скопированных данных выделите нужную вам ячейку и не отводя курсор мыши от ячейки щелкните правую кнопку мыши, в раскрывающимся списке Microsoft Exсel, выберите команду вставить или выделите ячейку и нажмите комбинацию клавиш CTRL+V.

Если вы хотите вырезать данные с ячейки excel, и поместить в другую ячейку, нужно выполнить следующие действие: выделите ячейку excel, в которой расположены данные и нажмите комбинацию клавиш CTRL+X или щелкните левой кнопкой мыши по этой ячейке, затем не отводя курсора мыши от ячейки щелкнуть правую кнопку мыши, в раскрывающимся списке Microsoft Exсel выберите команду вырезать. Для вставки вырезанных данных выделите нужную вам ячейку excel, и не отводя курсор мыши от ячейки щелкните правую кнопку мыши, в раскрывающимся списке Microsoft Excel, выберите команду вставить или выделите ячейку и нажмите комбинацию клавиш CTRL+V

Цвет заливки ячейки excel

Для того чтобы изменить цвет заливки ячейки excel, нужно выполнить следующие действие: выделите ячейку или несколько ячеек excel, далее на панели инструментов Microsoft Excel нажмите кнопку «цвет заливки» после нажатия на кнопку «цвет заливки» появится маленькое окошко Microsoft Exсel, где будут расположены цвета.

Работа с формулами Ниже панелей инструментов расположена строка формул. Она разделена на три части.

В левой части строки формул находится поле имен, где содержится адрес выделенной ячейки или размер выделяемого диапазона. После выделения диапазона в поле имен будет указана ячейка, с которой начиналось выделение.

В средней части строки формул расположены три кнопки, предназначенные для ввода и последующей обработки содержимого ячейки. При вводе данных и их обработке эти кнопки активизируются.

— Первая кнопка (с крестиком) позволяет отменить последнее действие по вводу или редактированию содержимого ячейки.

— Средняя кнопка (с галочкой) служит для подтверждения ввода данных.

— Посредством третьей кнопки (со знаком равенства) можно активизировать панель формул и редактировать формулы.

Правая часть предназначена для отображения содержимого выделенной ячейки. Данные в момент их ввода в ячейку отображаются в правой части строки формул. Для редактирования содержимого ячейки необходимо выполнить щелчок мышью в правой части строки формул. Чтобы отредактировать содержимое прямо в ячейке, следует нажать клавишу [F2] или дважды щелкнуть мышью на этой ячейке.

Для создания диаграммы необходимо использовать данные, расположенные на листе. При этом диаграмма связана со значениями и будет автоматически обновляться при их изменении в таблице. Диаграмму можно отобразить как в виде отдельного листа книги, так и поместить на лист с данными подобно рисунку или автофигуре.

Диаграмма, расположенная отдельным листом с собственным именем, рассматривается как лист диаграммы. Этот тип диаграмм рекомендуется использовать тогда, когда необходимо работать со сложными диаграммами отдельно от данных.

Во втором случае диаграмма будет называться внедренной, и рассматриваться как графический объект. Она будет сохраняться в качестве части листа, на котором она создана. Подобные диаграммы необходимо использовать тогда, когда требуется отобразить или напечатать диаграммы совместно с данными на листе.

Если диаграмма использует два или более типа данных, то такая диаграмма называется комбинированная. Для создания такой диаграммы необходимо выбрать нестандартный тип в «Мастере со здания диаграмм». Кроме этого, можно превратить существующую диаграмму в комбинированную.

В случае создания диаграммы на основе дат автоматически используется ось времени, на которой даты размещаются в хронологическом порядке, даже если на листе они расположены произвольно. Единица измерения устанавливается с учетом наименьшего рас стояния между двумя датами в данных. При этом диаграмма с осью времени не может быть создана с промежутками в часах, минутах и секундах, только в днях, месяцах и годах. Диаграммы с осью врtмени недоступны в отчетах сводных диаграмм.

1.3 Microsoft Access

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы (Tables) на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать (New). Тогда появится диалоговое окно Новая таблица (New Table), в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы.

И, наконец, на панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект (New Object). Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица (Table), то откроется, то же диалоговое окно Новая таблица (New Table).

Создание форм Формы — одно из основных средств для работы с базами данных в Access — используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования. Выбор команды Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новая Форма, позволяющее задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы «вручную», создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм. Кроме того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных, диаграммами и сводными таблицами в формате Excel.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

В большинстве случаев для создания элемента управления достаточно перетащить его на форму из панели инструментов. Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела (Заголовок формы, Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды, отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Для создания формы с помощью Мастера форм предполагается следующая последовательность действий:

Выберите Формы/Создать На экране появится окно диалога «Новая форма», в котором необходимо выбрать метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны таблица или запрос.

Допустим в качестве исходной таблицы мы выбрали Заказы, в качестве метода создания форм — Мастер форм. После нажатия кнопки Ok, переходим к следующему диалоговому окну.

Укажите поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки, расположенные в нижней части экрана позволяют возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее.

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления. Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей.

На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы на свое собственное и на этом завершить процесс создания формы нажав кнопку Готово.

Если по каким-либо причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите кнопку Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в котором получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы.

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы.

2. Нажмите кнопку Создать

3. В диалоговом окне Новая форма выберите пункт Конструктор

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма. Если форма не будет содержать данных (например, если форма будет использоваться как кнопочная для открытия других форм или отчетов или как специальное диалоговое окно), ничего не выбирайте в списке.

Примечание. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем эти таблицы.

5. Нажмите кнопку OK

Создание (формирование) запросов.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Создание запроса на выборку с помощью Мастера При создании query необходимо определить:

Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации Предмет поиска в базе данных Перечень полей в результате выполнения запроса В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.

В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу — источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы — источника. microsoft office текст электронный таблица Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть query для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый query.

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

1. Простой

2. По условию

3. Параметрические

4. Итоговые

5. С вычисляемыми полями Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу — источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей — верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц — источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле — указывает имена полей, которые участвуют в запросе Имя таблицы — имя таблицы, с которой выбрано это поле Сортировка — указывает тип сортировки Вывод на экран — устанавливает флажок просмотра поля на экране Условия отбора — задаются критерии поиска Или задаются дополнительные критерии отбора В окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:

Выбрать таблицу — источник, из которой производится выборка записей.

Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки — по возрастанию.

В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.

В строке «Условия» отбора и строке «Или» необходимо ввести условия ограниченного поиска — критерии поиска. Например, в поле Оценка ввести — «отл/A», т. е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A.

После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить — ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

Создание отчета в MS Access

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты

2. Нажмите кнопку Создать

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет Примечание. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

5. Нажмите кнопку OK

6. Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.

Создание отчета без помощи мастера

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет. (Если требуется создать свободный отчет, не выбирайте имя из списка). Для того чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создавайте отчет на основе запроса.

5. Нажмите кнопку OK.

1.4 Microsoft PowerPoint

Создание презентации с помощью Мастера автосодержания После щелчка на пиктограмме PowerPoint в панели Microsoft Office появляется главное окно программы и диалоговое окно Полезный совет, содержащее информацию, которая поможет нам в дальнейшей работе над презентацией. Нажав в этом окне кнопку Следующий, можно прочитать следующий совет, а нажав кнопку ОК — закрыть окно. После закрытия диалогового окна PowerPoint предложит несколько путей создания презентаций: с использованием Мастера автосодержания, шаблона презентации или просто создание пустой презентации. Кроме того, мы имеем возможность открыть файл уже существующей презентации.

Вызываем Мастера автосодержания, выбрав соответствующую селекторную кнопку и нажав кнопку ОК в представленном выше окне.

В результате на экране последовательно будут появляться шесть диалоговых окон, в которых мы можем задать основные характеристики своей презентации.

Как и в мастерах из других приложений, переход к следующему диалоговому окну в Мастере автосодержания осуществляется после нажатия кнопки. Далее, а возврат к предыдущему окну — после нажатия кнопки Назад.

Во втором окне, окне ввода данных для оформления титульного слайда, мы можем ввести данные о себе, название фирмы, какой-либо девиз и т. п. Эта информация будет размещена на титульном слайде.

Наиболее важным является третье окно Мастера автосодержания, окно выбора типа презентации. В нем представлены следующие типы презентации:

рекомендация стратегии; продажа продукта, услуги или идеи; обучение; отчет о достижениях; сообщение о плохих новостях и др.

Например, мы выбираем тип Продажа продукта, услуги или идеи. В содержании мы можем рассказать о преимуществах нашего продукта, услуги или идеи, сравнить их с конкурентами и т. д.

Если же в этом окне подходящей темы для нас не нашлось, нужно нажать Кнопку Другой, чтобы получить список шаблонов презентаций. Если мы выбрали шаблон презентации, то после нажатия кнопки Далее попадаем в последнее окно Мастера автосодержания. В противном случае в четвертом окне мы можем выбрать стиль оформления презентации и задать продолжительность своего выступления. В пятом окне мы выбираем способ выдачи презентации и указываем, нужен ли нам раздаточный материал. Наконец, в шестом окне PowerPoint сообщает нам, что предварительная работа по созданию презентации завершена, и предлагает нажать кнопку Готово. Через некоторое время на экране компьютера появится титульный слайд презентации. Чтобы не потерять результаты своей работы, нужно сохранить презентацию в соответствующей папке, вызвав команду Сохранить меню Файл Возможности программы

PowerPoint предоставляет пользователю возможность работать и просматривать информацию в различных видах. В зависимости от того, что делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику — можно установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы.

1. Вид слайдов наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.

2. Вид структуры следует устанавливать для работы над текстом презентации. В этом случае, возможно, просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.

3. Вид сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.

4. Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу.

5. Демонстрация используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран.

Установить нужный вид можно и с помощью команд из меню Вид Создание презентации «с нуля»

Если мы закрыли диалоговое окно, которое открывается при вызове PowerPoint, или закрыли файл презентации, с которым работали, то для создания новой презентации нам придется вызвать команду Создать из меню Файл. После этого на экране появится окно Создать презентацию с активным разделом Дизайны презентаций.

В этом диалоговом окне можно задать шаблон дизайна презентации. После щелчка на одном из шаблонов в окне Просмотр можно увидеть его изображение. Выбрав шаблон, выполним на нем двойной щелчок. В результате откроется диалоговое окно Создать слайд.

В области Выберите авторазметку можно определить авторазметку для вновь создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая характеристика. При двойном щелчке на образце авторазметки на экране появится новый слайд, содержащий заглушки.

Окно для создания нового слайда можно вызвать, выбрав команду Создать слайд из меню Вставить или активизировав комбинацию клавиш (Ctrl+M).

Вернемся опять к окну Создать презентацию. Если активизировать панель Презентации, то можно запустить Мастер автосодержания или выбрать шаблон презентации.

Рассмотрим основные приемы рисования в PowerPoint

Для оформления своей презентации мы можем воспользоваться библиотекой Microsoft ClipArt, которая содержит сотни рисунков. Самый быстрый способ получения доступа к библиотеке ClipArt — нажатие кнопки Вставить графику на панели инструментов.

Чтобы начать рисовать какую-либо фигуру, надлежит выбрать инструмент рисования, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.

Чтобы нарисовать несколько объектов одного типа или выполнить над готовыми объектами одинаковые действия, не вызывая каждый раз один и тот же инструмент, следует выполнить на его кнопке двойной щелчок.

Чтобы выполнить над созданной фигурой какие-либо действия, необходимо сначала выделить ее, выполнив щелчок мышью.

Чтобы выделить объект, который полностью или частично скрыт другими объектами, следует выделить объект, расположенный на первом плане, а потом нажимать клавишу (Tab) до тех пор, пока не будет выделен нужный объект.

Чтобы инструментом Эллипс нарисовать окружность, инструментом Прямоугольник — квадрат, а инструментом Дуга — дугу окружности, следует во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift).

Чтобы линия, которая рисуется инструментом Линия, была горизонтальной или вертикальной, следует во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift).

Чтобы выделить несколько объектов, необходимо последовательно выполнять на них щелчки мышью, удерживая нажатой клавишу (Shift). Все объекты можно выделить, нажав комбинацию клавиш (Ctrl+A).

1.5 Microsoft Outlook

Включить программу MS Outlook можно с помощью кнопки «Пуск» или нажав на ярлык программы в Панели MS Office.

После запуска программы откроется окно, примерный вид которого представлен ниже:

Использование Outlook для управления личными и служебными данными Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера.

— Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге.

— Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.

— Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты. Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.

— Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.

— Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.

— Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.

— Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.

— Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.

Использование Outlook совместно с другими приложениями Office.

Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.

Автодневник. Автоматическая запись создаваемых или открываемых документов Office.

Проводник по документам. Позволяет просматривать и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.

Редактирование методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.

Мастер импорта и экспорта. Помогает импортировать и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.

Слияние почты совместно с Word. Позволяет создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.

Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.

Панель Office. Позволяет быстро отправить сообщение, организовать встречу, создать задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.

Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.

Связи задач. Позволяют создать задачу Outlook в приложении Office и впоследствии проследить за ней в Outlook.

Мастер письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.

WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.

Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.

Использование Outlook в Интернете

Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.

Автопроверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен или адресов содержимому адресной книги.

Доступ к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.

Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет ввести или скопировать адрес гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.

Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления и получения почтовых сообщений и приглашений на собрания передачи через поставщика сервиса Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.

Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т. п.

Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.

Автопросмотр. Позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его.

Автоподпись. Автоматически добавляет к отправляемым почтовым сообщениям личную подпись или какой-либо текст, а также вставляет их в любые элементы.

Цифровая защита. Подписывает сообщение цифровой подписью во избежание внесения изменений посторонними. Зашифровывает сообщение (включая вложения) для обеспечения его просмотра только указанными адресатами.

Доступ к вложениям. Позволяет открывать и просматривать вложения для быстрого просмотра нужных сведений, не касаясь самого сообщения.

Поиск всех однотипных сообщений и всех сообщений от данного отправителя. Ищет в активной папке все сообщения на одну тему или все сообщения, полученные от конкретного отправителя.

Гиперссылки. Позволяют включать в почтовое сообщение прямую ссылку на сервер или страницу Web.

Срок действия сообщения и отложенная доставка. Указывает в сообщении определенный момент его удаления после истечения срока действия. Сообщение отправляется немедленно, но доставляется адресатам позже, в указанное время.

Отзыв сообщения. Отзывает непрочитанные сообщения у получателей и при необходимости заменяет их новыми.

Отслеживание сообщения. Позволяет отследить время приема или открытия сообщения получателем. Все уведомления о доставке, чтении, отзыве и голосовании сводятся воедино в первоначальном сообщении.

Отметка сообщения. Определяет действия, которые необходимо выполнить в связи с данным сообщением.

Удаленная почта. Позволяет работать с сообщениями электронной почты в удаленном режиме и подключаться к оперативной службе для загрузки только определенных сообщений, нужных в данный момент. При этом экономится время и место на диске.

Примечания к ответу. Помечает вашим именем изменения, внесенные в текст при ответе на сообщение, для удобства обнаружения вашей правки.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты. Итоги голосования сводятся в первоначальном сообщении.

1.6 Microsoft Publisher

Microsoft Office Publisher представляет собой полноценное решение для подготовки и публикации информационных и маркетинговых материалов. Общение и взаимодействие с клиентами является существенным компонентом работы любой организации. Приложение Publisher 2003 поможет быстро и эффективно создать маркетинговые материалы профессионального качества. Теперь стало проще, чем когда-либо, самостоятельно проектировать, создавать и публиковать маркетинговые и информационные материалы высокого качества.

Microsoft Office Publisher, (ранее Microsoft Publisher) — настольная издательская система от Microsoft. Это приложение начального уровня, отличающееся от Microsoft Word тем, что акцент в нём делается на проектирование разметки страницы, а не на оформление и проверку текста. Microsoft Publisher — проприетарное программное обеспечение, входящее в состав пакета Microsoft Office. Программное обеспечение Microsoft Office Publisher предназначено для пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы и бизнес-публикации высокого уровня качества, не прибегая при этом к помощи профессиональных дизайнеров. Благодаря гибким мастерам, интегрированным в область задач, авторы проектов могут быстро и легко применять параметры оформления для создания бюллетеней, объявлений, буклетов, web-узлов и других материалов.