Описание программно-технических средств

На основе анализа возможностей современных СУБД в качестве средства разработки была выбрана MS Access и язык SQL, при помощи которого создавались запросы к БД, разрабатывались механизмы обработки и модификации данных.

Первоначально в MS Access были разработаны и заполнены таблицы с данными.

Например, таблица Должности выглядит следующим образом (рисунок 7).

Рисунок 7 — Общий вид таблицы Должности.

В таблицу Сотрудники были внесены следующие данные (рисунок 8):

Рисунок 8 — Общий вид таблицы Сотрудники.

Организация запросов Для извлечения данных, содержащихся в таблицах БД были созданы запросы на языке SQL. Для создания запросов на выборку используется оператор SELECT, имеющий в общем случае сложный синтаксис. Результатом работы оператора является выводимая на стандартный вывод (экран дисплея) вновь построенная таблица с необходимыми данными.

Так, для того, чтобы вывести на экран информацию о сотруднике, паспорт которого выдан Сосновским РОВД, запрос выглядит следующим образом.

SELECT Фамилия, Имя, Отчество, Улица.

FROM СОТРУДНИКИ.

WHERE [Кем выдан]="Сосновским РОВД" ;

Выборка данных осуществляется из таблицы Сотрудники. Условием отбора является отдел выдачи паспорта — «Сосновский РОВД» .

Запрос на объединение таблиц Сотрудники и Должности для удобства дальнейшего просмотра:

SELECT СОТРУДНИКИ.*, ДОЛЖНОСТИ.*.

FROM СОТРУДНИКИ, ДОЛЖНОСТИ.

WHERE СОТРУДНИКИ. Код должности]=ДОЛЖНОСТИ.Код;

Используются все поля таблицы — на это указывает знак *, таблицы связаны по Код должности и Код.

Запрос на вывод всех данных из таблицы Должности выполнен так:

SELECT *.

FROM ДОЛЖНОСТИ;

Используются все поля таблицы Должности.

Запрос, выдающий все данные о определенных фамилиях, сделан таким образом, чтобы при введении фрагмента фамилии, он выполняется:

SELECT *.

FROM СОТРУДНИКИ.

WHERE Фамилия Like [Введите фрагмент фамилии];

В запросе участвуют все поля таблицы Сотрудники.

Запрос с кодом отдела 1 и 2 выводит информацию о должности, окладе и стаже сотрудников, работающих в первом и втором отделах:

SELECT *.

FROM ДОЛЖНОСТИ.

WHERE [Код отдела ] =1 or [Код отдела ]= 2;

Условием отбора является код отдела 1 или 2. Участвуют поля из таблицы Должности.

Информацию о фамилии, имени и отчестве всех сотрудников выдает запрос следующий:

SELECT DISTINCT Фамилия, Имя, Отчество.

FROM СОТРУДНИКИ;

Выводится информация о полном имени сотрудника по порядку с помощью оператора DISTINCT.

Запрос на выбор сотрудника, проживающего в Тамбовском районе:

SELECT Фамилия, Улица, Дом.

FROM СОТРУДНИКИ.

WHERE Район="Тамбовский" ;

Запрос строится на основе таблицы Сотрудники. Условием отбора является место жительства сотрудника в Тамбовском районе.

Стаж и оклад сотрудников можно увидеть, выполнив следующий запрос:

SELECT Стаж, Оклад.

FROM ДОЛЖНОСТИ.

WHERE Должность=[введите должность];

Запрос состоит из двух полей — стаж и оклад сотрудника.

Также выполнен запрос на удаление данных из таблицы Телефоны с помощью оператора DELETE:

DELETE *.

FROM ТЕЛЕФОНЫ.

WHERE Код=559;

Оператор INSERT используется для добавления данных. Например, чтобы добавит информацию в таблицу Должности.

INSERT INTO ДОЛЖНОСТИ.

VALUES ('991', '2', 'Водитель', '4', '7000');

Этот запрос позволяет добавлять записи в таблицу Должности, например, Водитель, его стаж, оклад, код должности.

Создание форм Для обеспечения удобного пользовательского интерфейса были созданы формы данных.

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД — это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Форма предоставляет возможности для:

• — ввода и просмотра информации базы данных
• — изменения данных
• — печати
• — создания сообщений

В дипломном проекте Главная форма создавалась в режиме конструктора.

Рисунок 9 — Общий вид Главной формы.

Главная форма спроектирована на базе таблиц, отчетов, определенных форм по таблицам, макросов и запросов на выборку данных из таблиц.

Заголовок формы содержит сведения, общие для всех записей, такие как название организации, дата и время.

Главная форма наполнена различными графическими объектами — элементами управления, используемыми для отображения данных, выполнения действий или в качестве украшений.

Изменения в главную форму вносятся в окне Конструктора Также в проекте были выполнены формы на основе данных таблиц Должности, Отделы ЦНТИ, Сотрудники и Телефоны.

Создание макросов Для автоматизация процессов работы с отдельными объектами БД были созданы макросы.

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями.

Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных, наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т. д.

Первый макрос autoexec позволяет вывести на экран главную форму БД при открытии MS Access. На рисунке 10 приведены его команды и аргументы.

Рисунок 10 — Окно конструктора макроса 1.

Второй макрос позволяет одновременно открыть все отчеты БД. Его команды и аргументы представлены на рисунке 11.

Рисунок 11 — Окно конструктора макроса 2.

Третий макрос позволяет открывать все формы (рисунок 12).

Рисунок 12 — Окно конструктора макроса 3.

Макрос 4 позволяет открыть все таблицы на экране (рисунок 13):

Рисунок13 — Окно конструктора макроса 4.

Создание отчетов Отчет является важным средством извлечения информации из БД и вывода ее на экран или на печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем. В отчете можно сортировать и группировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на множестве таблиц и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным — включать другие отчеты.

В данном проекте были созданы четыре отчета по данным таблиц Сотрудники, Отделы ЦНТИ, Должности, Телефоны с помощью мастера. Каждый отчет имеет разные форматы.

Для отчета Должности были выбраны все допустимые поля, добавлены уровни группировки, выбран требуемый стиль. Аналогично созданы и другие отчеты.

Программно-технические средства, необходимые для выполнения проекта

Для выполнения проекта использовались следующие программно-технические средства:

Системный блок:

• — процессор Intel Pentium 4 с тактовой частотой 3.00 ГГц;
• — оперативная память 1024 Мбайт;
• — жесткий диск объемом 320 Гбайт;
• — дисковод DVD-RW Optiarc DVD RW AD-7203S.

Монитор Samsung с разрешением экрана 1280*1024.

Клавиатура Genius KB-120.

Мышь Genius NetScroll.

Принтер лазерный Samsung ML-1860.

Программно-технические средства при эксплуатации программного продукта

Для эффективного использования данного программного продукта необходимы следующие характеристики:

• — операционная система — Windows XP;
• — пакет прикладных программ MS Office;
• — графические программы MS Paint, Adobe Photoshop.
• — браузер Internet Explorer и др.

Техническое оснащение можно использовать с теми же характеристиками, что и при разработке проекта.