Проектирование базы данных в Microsoft Access

Microsoft Access — это СУБД предназначенная для хранения и поиска информации, её представления в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. Чтобы реализовать базу данных в Access надо ввести через режим конструктора свою модель. Для начала надо ввести название таблиц и всех их атрибутов. Здесь же задается тип данных и первичный ключ.

Затем реализуем реляционную модель третей нормальной формы в схеме данных.

Для ввода данных в таблицы мы можем воспользоваться специально созданными формами.

Например для заполнения таблицы «Студент» была создана форма «Сведения о студенте».

Рисунок 3 Форма «Сведения о студенте».

Так же данные можно вводить непосредственно в таблицу, но это не всегда удобно.

При вводе данных в таблицы в Microsoft Access нужно быть предельно внимательным, так как можно не заметив изменить какие-либо важные данные (Access не выдает при этом ни каких предупреждений). И хорошо, если это заметите сразу. Потом найти ошибку будет гораздо труднее.

Формы как раз служат для уменьшения вероятности ошибки. Они позволяют различать типы и форматы вводимых данных.

Рисунок 4 Пример ввода данных непосредственно в таблицу.

После заполнения всех таблиц данными мы можем организовать работу с выборкой и изменением этих данных.

Рисунок 5 Каскадное отображение таблиц.

В Access используется каскадное отображение таблиц. Например, открыв таблицу «Ведомость» и нажав на значок «+» слева, мы увидим связь с результатами сдачи студентами этой дисциплины.

В MS Access существует возможность показать каскадно не одну связь, а несколько, что делает анализ связей особенно удобным, к тому же такой подход делает возможным анализ непрямых связей. В таком виде удобно исправлять неверные связи. Возможность же править данные при каскадном отображении делает MS Access ещё более привлекательным для создания сложных комплексов автоматизированного учета данных.

Рисунок 7 «Каскад» из нескольких связей.

Единственным «недостатком» такого рода изображения можно считать большой объём места на экране, заминаемое «полной» схемой.

Создадим несколько информационных запросов к нашей базе данных, воспользовавшись системой создания запросов.

база данные access успеваемость.

Рисунок 8 Мастер запросов.

Проверим их работоспособность согласно задания

Рисунок 9 Запрос.

Зачастую запросы удобнее создавать с помощью конструктора запросов, хотя большинство простых запросов легко создаются с помощью мастера.

Рисунок 10 Конструктор запросов.

Практически все современные базы данных управляются запросами. Для этого был создан специальный язык SQL.

SQL — это язык, который дает вам возможность создавать и работать в реляционных базах данных, содержащиеся в базе, управлять ими и налагать правила, обеспечивающие целостность реляционных данных, которые являются наборами связанной информации сохраняемой в таблицах.

Чтобы войти в режим SQL в access нужно в поле конструктора запроса нажать правой кнопкой и в появившемся окне нажать «Режим SQL».

Рисунок 11 Пример SQL-запроса.

MS Access позволяет создавать завершенную базу данных с удобным интерфейсом. Для этого в нем существует множество средств.

Для управления нашей базой данных создадим специальную кнопочную форму, на которой расположим кнопки доступа к основным необходимым операциям.

Каждая кнопка будет вызывать какою-либо процедуру (выборка данных, внесение новых данных, построение отчетов, просмотр содержимого таблиц) Кнопка «Список студентов» выводит для просмотра форму «Список студентов», с возможностью редактирования и добавления данных.

Рисунок 12 Таблица «Список студентов».

Если нажать на номер студента будет выведена форма с данными о успеваемости студента без возможности редактирования содержимого. Редактирование успеваемости производится через специальную форму «Ведомость».

Рисунок 13.

В верхнем левом углу формы находится ссылка «Новый студент», которая вызывает чистую форму «Студент» для добавления учащихся.

Рисунок 14 Добавление нового студента.

Эта же форма вызывается если нажать кнопку новый студент в Главной форме или щелкнуть на номере в конце списка студентов формы «Список студентов».

Рисунок 15 Редактирование данных об успеваемости студентов.

Так же на Главной форме присутствуют кнопки «Список предметов» и «Новый Предмет». Они действуют так же как и кнопки студента, только показывают и изменяют соответственно данные об изучаемых предметах.

Последняя кнопка вызывает процедуру создания ведомостей по предметам. При нажатии на эту кнопку будут запрошены номер группы, предмет и тип контроля (зачет, экзамен, курсовая работа).

После этого будет выведена экзаменационная ведомость согласно запрошенным данным.

Рисунок 16 Результат вывода отчета «Ведомость».

Полученный отчет можно сохранить в добном формате, распечатать, отправить по электронной почте и так далее.

В различных ситуациях требуется разграничение доступа к базе данных различных пользователей. Например, студенты не должны иметь доступа к редактированию данных об успеваемости. Кроме того сама база должна быть защищена от вмешательства.

Условно способы защиты информации можно разделить на три группы.

Во-первых, это разделение информации путем размещения ее в различных файлах с различными правами доступа. Во-вторых, это разграничение прав доступа к объектам баз данных для различных пользователей. Это достигается путем создания рабочих групп и назначения владельцев объектов. В-третьих, это введение общих ограничений доступа при открытии базы данных путем назначения параметров запуса.

Защитить базы данных MS Access путем использования пароля базы данных довольно легко. Пароль ни как не связан с другими способами защиты и никак их не ограничивает. Например, можно назначить разные пароли для разных файлов одной разделенной базы данных.

Пароль базы данных обеспечивает среднюю степень защиты. Кроме того он не позволяет раделять пользователей по правам доступа. Все пользователи знающие пароль регистрируются с правами Администратора и могут совершать любые действия с базой данных.

Можно использовать средства сетевой безопасности для разграничения доступа, для этого нужно выполнить сетевую установку MS Access.

MS Access является системой баз общего назначени. Модель защиты разработана на основе рабочей группы. Каждая РГ определяет единую технологию работы совокупности пользователей. Информация о каждой рабочей группе хранится в соответствующем файле РГ (system.mdw), который автоматически создается при установке системы. Информация о размещении этого файла хранится в системном реестре. Созданные группы постоянны для любой базы данных одного компьютера. А разрешения для групп устанавливаются отдельно для каждой базы данных.

Access является весьма гибкой и универсальной системой, предъявляющей достаточно умеренные требования к техническому обеспечению. Поэтому на сегодняшнем этапе эта СУБД удобна для работы практически на всех иерархических уровнях управления производством — от отрасли в целом до отдельного предприятия.

Важно помнить, что работа с базой данных MS Access в многопользовательской среде может вызывать проблемы, связанные с блокировкой данных и конфликтами доступа к ним. Подавление сообщений об ошибках, недостаточное внимание к подобным вопросам либо надежда на благоприятное стечение обстоятельств не решает проблему.

Если для приложения не предусмотрено эффективное решение вопросов работы в многопользовательской среде, при работе с ними неизбежно буду возникать следующие проблемы:

• · Новые записи не сохраняются. Если подобная ошибка не повторяется, это говорит не об отсутствии проблемы, а о ненадежности приложения.
• · Пользователи получают невразумительные сообщения о невозможности обеспечить доступ к данным.

Проблемы работы приложений Access в многопользовательской среде связаны не только с установкой и снятием блокировок записей. Поскольку такое приложение существует в виде единого файла и, по крайней мере, часть его форм может быть непосредственно связана с данными, любой обзор проблем применения в многопользовательском режиме должен охватывать вопросы работы на уровне файла, аспекты конфигурирования, а также технологий разработки интерфейсов и свойств запросов и форм. Типичное приложение Access требует определенного сочетания различных приемов работы в распределенном режиме, поскольку в разных частях приложения подобные проблемы решаются различными способами.