Описание деятельности крестьянского фермерского хозяйства «воля»

Общее описание предметной области

КФХ «Воля» является юридическим лицом. Деятельность предприятия — выращивание овощей и фруктов. Возглавляет предприятие директор. Предприятие имеет три отдела: производственный, службу сбыта и отдел маркетинга. Деятельность производственного отдела осуществляют планировщик производства и садовые работники различного направления. В отделе маркетинга — специалисты по работе с клиентами. В службе сбыта находятся диспетчеры, грузчики и прочие работники отгрузочных терминалов.

Стимулом для осуществления деятельности предприятия служат предложения заготовительных организаций. Проанализировав предложения заготовительных организаций, проверив их финансовую состоятельность, руководство предприятия осуществляет выбор заготовительных организаций для реализации произведенной продукции. Далее между предприятием и заготовительной организацией оформляется договор, в котором указываются условия сделки. Договор, подписанный представителями обеих сторон, заверенный печатью организаций, имеет юридическую силу и является актом, регламентирующим отношения обеих сторон.

Для осуществления своей деятельности предприятие закупает необходимые для выращивания ресурсы, такие как удобрения, садовый инвентарь и т. д.

Исследование деятельности службы сбыта КФХ «Воля».

Общее описание службы Основными задачами службы сбыта является изучение спроса и установление тесных контактов с потребителями продукции; поиск наиболее эффективных каналов и форм реализации, отвечающих требованиям потребителей; обеспечение доставки продукции потребителю в нужное время; контроль над ходом реализации продукции в целях снижения коммерческих (внепроизводственных) издержек и ускорение оборачиваемости оборотных средств.

Организация сбыта продукции базируется на маркетинговых исследованиях, которые являются основой всех маркетинговых действий. Такими исследованиями в области сбыта являются исследование потребностей и спроса на данную продукцию, исследование емкости рынка, определение доли предприятия в общем, объеме продажи продукции данного ассортимента, анализ рыночной ситуации, изучение возможностей выхода на внешний рынок, исследование динамики объема продаж, анализ каналов сбыта, изучение мнений покупателей и потребительских предпочтений.

Структура службы сбыта включает как управленческие, так и производственные подразделения.

Планирование сбыта включает:

• 1) изучение внешних и внутренних условий;
• 2) определение целей;
• 3) разработку конъюнктуры и спроса;
• 4) подготовку прогнозов реализации товаров;
• 5) составление планов поставок готовой продукции;
• 6) планирование хозяйственных оптимальных связей;
• 7) выбор каналов распределения товара;
• 8) планирование дополнительных услуг, внешнеторговых операций, рекламной деятельности;
• 9) составление сметы расходов на управление сбытом и распределением, планирование доходности.

Организация сбыта включает:

• 1) организацию сбора информации о спросе;
• 2) заключение с потребителями хозяйственных договоров на поставку продукции;
• 3) выбор форм и методов реализации продукции, способ доставки ее потребителю;
• 4) подготовку продукции к отправке потребителю;
• 5) технологию товародвижения; организацию информационнодиспетчерской службы, отчетности;
• 6) организацию торговой коммуникации, правовой и претензионной работы;
• 7) организацию стимулирования спроса и рекламной деятельности.

Контроль и координация работы персонала службы сбыта предполагает:

• 1) оценку соответствия реализации сбытовых функций программе маркетинговых исследований;
• 2) анализ действия сбытовой службы, а также разработанных мероприятий по координации сбытовой деятельности и повышение ее эффективности;
• 3) контроль и оценку эффективности стимулирования сбыта и рекламных мероприятий;
• 4) тактический контроль над поставками продукции, осуществлением внешнеторговых операций, соблюдением договорных обязательств, своевременность оплаты счетов;
• 5) корректировку производственной программы в соответствии с поступившими заказами;
• 6) предъявление потребителям претензий за нарушение договорных обязательств и несвоевременную оплату счетов.

Начальным этапом планирования сбыта является изучение внешних и внутренних условий функционирования предприятия. В зависимости от изменений внешних условий возникает необходимость корректировки внутренних.

Выявляются имеющиеся проблемы, связанные со сбытом продукции, устанавливаются цели, достижение которых будет способствовать их решению.

Такими целями могут быть:

• 1) достижения определенных размеров дохода, объема продажи и доли рынка сбыта, оптового товарооборота в ассортиментном разрезе;
• 2) установление хозяйственных оптимальных связей;
• 3) повышение эффективности работы сбытового персонала;
• 4) оптимизация запасов готовой продукции;
• 5) эффективность дополнительных услуг, предоставляемых потребителю;
• 6) рационализация товародвижения; повышение действенности претензионной работы;
• 7) выбор оптимальных каналов реализации продукции; минимизация затрат на транспортировку;
• 8) оптимизация всех видов затрат по сбыту;
• 9) повышение доходности и внешнеторговых сделок предприятия;
• 10) усиление действенности рекламной политике предприятия; стимулирование спроса покупателей.

Перечень целей может быть различным как на разных предприятиях, так и в разные периоды на одном и том же предприятии. Значимость перечисленных проблем и целей сбытовой деятельности, а, следовательно, и глубина исследования будут зависеть от того, в каких условиях функционирует предприятие — рынка производителя или рынка потребителя.

Причем в обоих случаях могут появиться новые проблемы, решение которых потребует формирование новых целей. Таким образом, перечень проблем и целей может быть расширен в зависимости от конкретного состояния внутренней и внешней среды предприятия.

В связи с этим в практике как коммерческой, так и всей хозяйственной деятельности предприятия особенно важной проблемой являются разработка и использование прогнозов спроса и конъюнктуры. Главное, чтобы эти прогнозы стали основой выработки стратегических коммерческих решений предприятия. А для этого необходимо не только предвидеть количественные и структурно-качественные изменения спроса и конъюнктуры в перспективе, но и предупреждать их, формируя потребности, прилагая маркетинговые усилия к предотвращению проблемных ситуаций на рынке.

Разработка прогнозов спроса и конъюнктуры — основа для подготовки прогнозов реализации продукции, которые составляют базу для проведения всех коммерческих операций в течение прогнозного периода и составление текущих планов реализации и доходов.

После определения проблем и конкретных целей намечаются пути, этапы и последовательность действий для их достижения, т. е. разрабатывается план (программа) деятельности службы сбыта. Включение конкретных разделов в план обуславливается поставленными целями.

Прерогатива в решении данных вопросов принадлежит самому предприятию, который может использовать как формализованную, так и гибкую систему планирования.

Формализованная система планирования основана на четком разделении степеней и разделов планирования с жестко обусловленными плановыми периодами при четком соблюдении последовательности плановых операций.

При гибкой системе планирования нет жесткой привязки времени принятия решения к плановому периоду, появляется возможность отдельным подразделениям сбыта более оперативно управлять сбытовой деятельностью.

Гибкость планирования сбыта находиться в зависимости от статуса предприятия на рынке и сферы его деятельности.

Предприятия, действующие на рынках с установившимся кругом потребителей, структурой спроса и конкуренцией, т. е. на так называемых «зрелых» рынках, как правило, используют относительно формализованные плановые системы с жестко обусловленными плановыми периодами, распределением функций планирования и системы разработки плана.

Предприятия, специфика сфер, деятельности которых заключается в наличие нескольких независимых рыночных сегментов, с определенными колебаниями объема и структуры спроса. Высокая степень риска при проведении операций, агрессивных и динамично растущих конкурентов, чаще ориентируются на гибкое управление сбытом с использованием «целевых» планов и сценариев, разрабатываемых по мере возникновения потенциально опасных ситуаций или появление новых перспектив, сбыта.

Плановая функция сбытовой деятельности включает разработку планов поставки готовой продукции.

В процессе разработки планов сбыта продукции определяется общий объем поставок продукции в целом по предприятию и каждому потребителю в плановом году и поквартально с распределением по месяцам.

Для определения остатков годовой продукции на складе, на начало планируемого года к фактическому остатку на определенную ближайшую дату, прибавляется плановый объем выпуска товарной продукции за период между данной датой и началом планируемого года и вычитается запланированный за этот период времени объем поставки. С наступлением планового года остатки уточняются.

На основании годовых, квартальных и месячных планов поставок в соответствии с договорами отдел сбыта составляет номенклатурный и календарный планы-графики поставки готовой продукции.

В этих планах общие объемы поставки расшифровываются по типам, маркам, видам, размерам производимой продукции, сроком поставки и конкретным потребителям.

При широком ассортименте продукции и большом количестве потребителей разрабатываются два вида ассортиментных планов поставки:

план поставке конкретного вида продукции в ассортименте всем потребителям каждому потребителю всего заказанного ассортимента продукции.

Данные планы позволяют предприятию контролировать ход поставки конкретной продукции в разрезе каждого конкретного потребителя. Они используются для оперативного планирования производства и сбытовой деятельности.

Планирование сбыта продукции на предприятии включает: разработку плана поставки, плана реализации, контроль над выполнением указанных планов по срокам, получение продукции от цехов, организации отгрузки и другие функции. В свою очередь планирование поставки и реализации продукции охватывает планирование запасов, согласование плана поставки с планами перевозок, комплектование готовой продукции и решение ряда других вопросов.

План поставки продукции представляет собой совокупность плановорасчетных документов, в которых определяются номенклатура поставляемой продукции, требования к ее качеству, количество и сроки поставки, т. е. основные требования, предусматриваемые в заключаемых договорах. Этот план разрабатывается в натуральных единицах измерениях и является основным документом, в соответствии с которым предприятие выполняет обязательства перед потребителями. План поставки разрабатывается на основе портфеля заказов, договоров и нарядов на поставку конкретной продукции потребителям (предприятиям, снабженческо-сбытовым и торговым организациям).

На основании плана поставки разрабатывается план реализации продукции. При планировании сбыта продукции на предприятии учитывают величину остатков продукции на начало и конец планового периода, ее количество, потребляемое для собственных нужд, участие других предприятий в комплектовании отгружаемой продукции в порядке кооперации. Кроме того, должна учитываться очередность выполнения заказов и отгрузки продукции. Она определяется главным образом договорными обязательствами перед потребителями или документами, приравненными к договорам. При этом следует учитывать, что первоочередной отгрузке подлежит та продукция, которая отгружается по распоряжению правительства, а также продукция, идущая на экспорт.

Величину запасов готовой продукции на начало, и конец планового периода определяют сбытовые отделы предприятий; остальные показатели, влияющие на объем поставки и реализации, рассчитываются другими отделами. Что касается продукции для собственных нужд, то в случае ее дефицитности объем собственного потребления ограничивается нарядами вышестоящей организации. При этом работники отдела сбыта, обязаны следить за тем, чтобы фактическое потребление этой продукции не превышало установленных размеров.

Поскольку обязательным условием выполнение плана реализации является поступление денежных средств на расчетный счет предприятия в течение планового периода, плановые сроки отгрузки продукции должны устанавливаться с учетом отдаленности покупателей, сроков пробега платежных документов, времени акцепта и обработки документов в банках поставщика и потребителя.

Кроме определения общего объема поставки и реализации необходимо через плановый (производственный) отдел предприятия планировать распределение заказанной номенклатуры продукции по цехам, увязывать планы поставки с имеющимися производственными возможностями предприятия.

Моделирование работы службы сбыта КФХ «Воля».

Основная часть бизнес-процессов предприятия уже претерпела автоматизацию, третий год эффективно применяются возможности платформы 1С предприятие с установленной соответствующей конфигурацией для фермерских хозяйств. Однако вопросы эффективного распределения готовой продукции пока остаются на плечах диспетчеров. Дело в том, что среди потребителей продукции нашего фермерского хозяйства немало таких, кто заключает договоры на периодическую поставку продукции с обязательными объемами и сроками. Прежде всего, это предприятия сферы общественного питания, которым важно наличие определенного объема свежих фруктов и овощей и которые не ведут никакой заготовки складских запасов. В то же время, предприятия, занимающиеся переработкой продукции, фирмы по производству соков и консервов, не имеют жестких требований по периодике поставок. Им важно разовое поступление крупных объемов продукции.

Перейдем к рассмотрению сценария работы службы сбыта, который позволит нам выделить границы предметной области и проанализировать существующие там проблемы. На рисунке 1.1 показан общий сценарий деятельности службы.

Рисунок 1.3 — Сценарий основных бизнес-процессов службы сбыта.

Сценарий основных бизнес-процессов показывает ориентацию деятельности службы на обслуживание заявок. В нем принимают участие следующие участники:

Транспорт — является заявкой, поступающей в систему для обслуживания. Его действия сводятся к перемещению по территории до места загрузки, ожидания загрузки и убытия с территории КФХ «Воля»;

Диспетчер — предварительный обслуживающий элемент. Занимается управлением передвижения транспорта по территории и документационным обеспечением процесса отгрузки;

Грузчики — основной обслуживающий элемент. Перемещают продукцию со складских площадок в погрузочные емкости прибывающего транспорта;

Начальник службы — элемент, строящий свою деятельность на основе данных от предварительного обслуживающего элемента. Занимается планированием отгрузки с учетом числа поступающих заявок и результатами работы персонала на уже обслуженных заявках.

С моей точки зрения интерес представляет процесс планирования отгрузки, так как в его выполнении есть свои нюансы — различные компании предъявляют свои требования к срокам и объемам поставки. Представим бизнес-процессы службы сбыта с помощью аппарата сетей Петри для оценки наиболее проблемных областей.