Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства

Информационно — поисковые технологии представлены в рассматриваемом комплексе подсистемой поиска и воспроизведения. В системе предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование Индексирование документов означает:

• — реквизитную индексацию;
• — ручное управление структурами хранения документов;
• — настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;
• — автоматическую полнотекстовую индексацию документов;
• — автоматическое распознавание формата файла электронного документа;
• — индексацию текста документа сразу при его вводе;
• — морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе);
• — наличие стоп — словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки;
• — выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий;
• — поддержку и настройку словарей и тезауруса;
• — технологию реквизитной разметки документов;
• — настройку набора реквизитов;
• — возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);
• — интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов.

Хранение документов включает в себя возможность:

• — работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт — дисков для хранения больших объемов информации;
• — управление внешними носителями;
• — хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск;
• — хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.

Поиск предусматривает:

• — наличие стандартного языка запросов к БД;
• — реквизитный поиск документов;
• — полнотекстовый поиск, точность поиска;
• — поиск по именам документов и аннотациям;
• — формирование сложных запросов с использованием логических операций;
• — контекстный поиск и меру близости слов при поиске;
• — адекватность результата поиска запросу;
• — морфологический анализ при построении запроса;
• — возможность работы с системой удаленных пользователей.

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из — за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR — технологий.