Определение критериев необходимости использования электронной почты и состава недопустимой к пересылке информации в организации

Создать и отправить электронное письмо легко: для этого не нужно его распечатывать на принтере, запечатывать в конверт и нести на почту. Во многом именно легкость создания и отправки сообщений посредством электронной почты (далее — ЭП) обуславливает значительный рост электронной переписки в различных организациях. При этом нередко значительная часть пересылаемой электронной корреспонденции носит справочный характер и/или может быть вполне заменена бездокументными формами коммуникаций (например, посредством телефона) [42, c. 30].

Учитывая указанное, в организации следует определить критерии, при которых отправка электронных сообщений действительно неизбежна, так как обусловлена необходимостью документирования деловой деятельности. В случае, если перечень таких критериев достаточно широк, может быть использован способ, при котором необходимость использования ЭП определяется методом исключения, то есть определяются случаи, при которых использование ЭП недопустимо.

В целом, необходимость создания документов независимо от формы и вида носителя, а также их видовой и количественный состав определяются: компетенцией организации, кругом функций организации, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и т. д.

Юридическим основанием создания документов являются акты законодательства Республики Беларусь, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций и т. д.

Состав и количество создаваемых в организации документов также зависит от корпоративной культуры организации, сложившихся в ней традиций работы с документами, уровня профессиональной компетенции работников и т. д.

Можно выделить следующие основные факторы, влияющие на выбор ЭП в качестве средства осуществления документированных коммуникаций:

• — тема (содержание) пересылаемых документов;
• — доступность адресата;
• — потребность в высокой скорости доставки;
• — потребность в высокой скорости ответа;
• — количество получателей.

Тема (содержание) отправляемого документа напрямую влияет на то, допускается ли его передача посредством ЭП. Организация должна определить, какая информация может пересылаться посредством ЭП, а какая — нет. В качестве общих критериев могут выступать следующие [42, c. 31]:

• — степень закрытости (конфиденциальности) информации;
• — значимость информации для решения выполняемых задач и функций;
• — допустимость пересылки информации посредством ЭП с точки зрения законодательства, в том числе наличие нормативных требований по представлению информации в определенной форме (в бумажной, электронной с обязательным использованием ЭЦП и др.).

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

" Система электронной почты СП «Софтформ» ООО предназначена для пересылки: служебных документов (их копий); проектов разрабатываемых документов; уведомлений о проведении заседаний Совета директоров СП «Софтформ» ООО.

Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО в иных целях не допускается. В том числе данная система не предназначена для пересылки: документов, не удостоверенных при помощи ЭЦП; информации, составляющей коммерческую тайну СП «Софтформ» ООО и иную информацию ограниченного распространения" .

Доступность адресата подразумевает оценку того, насколько далеко от отправителя находится предполагаемый получатель сообщения. Например, нецелесообразно использовать ЭП, если адресат находится в одном здании или даже помещении с отправителем сообщения и/или вопрос может быть решен по телефону либо при личной встрече.

Необходимо помнить, что переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

Вместе с тем посредством ЭП в рамках организации может осуществляется пересылка официальных внутренних документов (например, докладных записок или отчетов).

При возможности решения вопроса с удаленным адресатом посредством телефона также нецелесообразно создавать дополнительные электронные сообщения, неоправданно увеличивающие сохраняемый документный массив организации.

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО для ведения внутренней переписки между работниками организации не допускается.

При переписке с внешними корреспондентами не допускается использовать систему электронной почты СП «Софтформ» ООО в случаях, если необходимая информация может быть передана устно (например, посредством телефона) с соблюдением установленных сроков" .

Высокая скорость передачи информации может стать решающим фактором для решения использовать ЭП в качестве способа оперативной пересылки документированной информации. При этом следует учитывать, что высокая скорость доставки документа не гарантирует такого же оперативного ознакомления с ним и получения ответа. При необходимости получения немедленного ответа или подтверждения получения отправленной информации вместо ЭП более целесообразно использовать телефон или иные средства прямой оперативной связи с корреспондентом. В том числе в ряде случаев целесообразно уточнять у адресата по телефону, получил ли он отправленный документ [43, c. 19].

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

" В целях подтверждения получения документа, отправленного посредством системы электронной почты СП «Софтформ» ООО внешнему адресату, от адресата в ручном или автоматическом режиме должно быть затребовано электронное сообщение о доставке (прочтении) документа и/или получено подтверждение об этом в устной форме посредством телефона" .

В случае, если подтверждение о доставке документа не было получено в течение двух рабочих дней после его отправки, документ считается не полученным адресатом и направляется ему повторно.

Использование ЭП также может быть обусловлено большим количеством адресатов, то есть необходимостью осуществления массовой рассылки информации с минимальными материальными и временными затратами. Подобная возможность может быть, например, использована для рассылки сообщений членам коллегиального органа о проведении заседания или для отправки документа нескольким работникам организации с целью ознакомления.

Основания, допускающие уполномоченным работникам осуществлять массовые рассылки сообщений посредством системы электронной почты (далее — СЭП) организации должны быть четко определены и закреплены в локальных нормативных правовых актах. В противном случае может происходить неоправданный рост количества сообщений, пересылаемых в рамках организации или же отправляемых за ее пределы. В результате этого будут увеличиваться временные затраты работников на обработку ненужной информации, что, в свою очередь, приведет к снижению производительности их труда. В случае необоснованных рассылок за пределы организации могут возникать потенциальные риски судебных разбирательств за нарушение законодательства о спаме, рекламе и т. д.

Во избежание подобных ситуаций в организации необходимо определить: какие работники и в отношении каких категорий корреспондентов имеют право осуществлять массовую рассылку документов посредством ЭП; какую информацию (какие категории документов) допускается включать в массовые рассылки.

Способы осуществления внутренних электронных почтовых рассылок могут отличаться в зависимости от сложности организационной структуры и специфики деятельности организации. Например, может быть определен порядок, при котором групповая рассылка сообщений (документов) всегда или же в определенных ситуациях осуществляется только делопроизводственной службой (работником, на которого возложены функции ведения делопроизводства). В случае, если организация имеет сложную разветвленную структуру, может быть установлен порядок, при котором рассылка осуществляется не в адрес конкретных работников, а в адрес структурных подразделений (на имя ответственного работника) и далее внутри подразделений по установленным правилам документы ЭП доводятся до сведения нужных работников.

В ряде случаев может складываться ситуация, при которой работники, используя ЭП, начинают напрямую отправлять сообщения на электронный адрес руководителя организации. Учитывая, что это создает дополнительную информационную нагрузку на руководителя, в организации необходимо четко определить и закрепить в локальных нормативных правовых актах, в каких случаях и какую информации (документы) работники могут (или же наоборот не могут) направлять напрямую руководителю. Например, для разграничения и закрепления функций по рассмотрению определенных категорий документов может использоваться табель унифицированных форм документов организации. Определяя критерии необходимости использования ЭП также необходимо определить состав информации, не подлежащей пересылке посредством СЭП организации.

В целом, информация, которая может быть передана посредством ЭП, делится на две категории: открытая (общедоступная) и конфиденциальная (ограниченного доступа). Согласно белорусскому законодательству к информации ограниченного доступа могут относиться сведения: о частной жизни физического лица и его персональные данные; составляющие государственные секреты; составляющие коммерческую и профессиональную тайну. Помимо этого, на основании законодательных актов Республики Беларусь в организации может быть ограничен доступ и к иным категориям информации. С учетом норм законодательства, определяющих статус информации, в организации должны быть установлены правила, в соответствии с которыми будет определяться целесообразность и допустимость пересылки посредством ЭП тех или иных сведений [43, c. 21].

При невозможности обеспечения конфиденциальности информации посредством надежного шифрования с использованием сертифицированных средств криптографии и/или использования защищенных каналов связи пересылка информации ограниченного распространения по ЭП в организации может быть запрещена.

В целях защиты информации ограниченного доступа в организации необходимо разработать перечень категорий информации, пересылка которой посредством СЭП организации запрещается или допускается только при условии использования соответствующих программно-технических средств защиты. В качестве примерного перечня таких сведений можно привести следующие [51, c. 187]:

• — информация, составляющая государственные секреты (государственная тайна, служебная тайна);
• — информация, не относящаяся к государственным секретам, но имеющая ограниченное распространение (для служебного пользования);
• — информация, составляющая коммерческую тайну организации; информация, составляющая профессиональную тайну (врачебную тайну, тайну следствия и т. д.);
• — информация, составляющая тайну личной жизни; персональные данные работников.

К общедоступной информации относится информация, доступ к которой, распространение и/или предоставление которой не ограничены. При этом согласно законодательству Республики Беларусь не может быть ограничен доступ к информации:

• — о правах и законных интересах физических и юридических лиц, а также о порядке их реализации;
• — о деятельности и правовом статусе государственных органов, за исключением информации, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь;
• — о чрезвычайных ситуациях, экологической, санитарно-эпидемиологической обстановке, гидрометеорологической и иной информации, отражающей состояние общественной безопасности;
• — о льготах и компенсациях, предоставляемых государством физическим и юридическим лицам и др.

Необходимо учитывать, что к информации открытого доступа может относиться информация, пересылка которой посредством ЭП также недопустима. В частности, при регламентации порядка использования ЭП следует учитывать потенциальную возможность использования ее работниками для отправки информации, распространение которой будет негативно влиять на репутацию организации и создавать потенциальные риски деловой деятельности. Например, ЭП может быть использована работниками для пересылки информации, носящей оскорбительный, дискриминационный по отношению к иным работникам или иной недопустимый характер. В результате подобных действий организация может понести материальные и/или моральные издержки, в том числе стать объектом судебных разбирательств.

К информации, недопустимой к пересылке посредством системы ЭП организации, относятся: информация, носящая оскорбительный характер в отношении адресата по признаку расы, пола, национальности и т. д.; информация, направленная на разжигание религиозной или иной вражды; информация эротического или порнографического характера; информация, нарушающая морально-этические нормы; несанкционированные и/или не обусловленные служебной необходимостью массовые рассылки сообщений.

В целом, для снижения потенциальных рисков злоупотребления и неправомерного использования ЭП организации должна рассматриваться исключительно как инструмент деловой переписки, заменяющей работникам переписку в бумажном виде и при необходимости иные формальные средства деловых коммуникаций.