Информационные потоки процесса осуществления продаж в ООО «фирма Такт»

Самой полной информацией о деятельности предприятия является его отчётная документация, и её перемещение: место и причина её образования, путь перемещения и пункт назначения. Чтобы проследить, какая информация и документы, связанные с процессом продажи товара, используются на данном предприятии, представим соответствующую схему информационных потоков на рисунке 1.6.

Основная работа предприятия начинается с того, что менеджер по закупкам товара заключает договора с поставщиками компьютерного обеспечения и комплектующих на закупку и доставку товаров на склад предприятия. Для этого оформляется заказ на необходимый товар, производители формируют накладные и счёт фактуру на оплату доставленного товара. Счёт-фактура отправляется в бухгалтерию для оплаты через банк, накладные также попадают в бухгалтерию, но уже от кладовщика, который принял по ним доставленный товар. Одна накладная с отметкой о доставке груза возвращается производителю для дальнейшего учёта. Сведения о доставленном товаре менеджер по закупкам передаёт менеджеру по продажам для его дальнейшей оперативной работы.

Оптовая торговля осуществляется менеджером по оптовым продажам через кладовщика. Вся информация по продажам, оплате товаров и отгрузках покупателю находятся в ведении менеджера по оптовым продажам, который также заключает договора с покупателями оптовиками и заказчиками.

После заключения договора, все сведения и документы передаются в бухгалтерию для постановки на учёт. Работа с оптовиками осуществляется на основе договора, в результате которого формируется накладная на отпуск товара со склада (товарно-транспортная накладная) в четырёх экземплярах.

Один экземпляр остаётся в бухгалтерии для формирования счетов на оплату, если оптовик забирает товар сам, и счетов-фактур, при необходимости отгрузки. Оставшиеся три накладные передаются оптовику в случае самостоятельной отгрузки приобретённого товара. Одна накладная передаётся на склад для получения товара, вторая отдаётся при выезде охране для учёта, а третья остаётся у оптовика. На основании счёта на оплату оптовик оплачивает приобретённый товар наличными или на основании счёта-фактуры — через банк. Если отгрузка товара осуществляется силами ООО «фирма Такт» (обычно при осуществлении заказов или по желанию оптовика), то четыре экземпляра товарно-транспортных накладных, гарантийные талоны и счёт-фактура на оплату передаётся водителю.

Водитель на основании одной накладной также получает товар со склада, вторую отдаёт охране для учёта грузов, а третий и четвёртый экземпляры вместе со счётом-фактурой передаётся заказчику или оптовику, один из экземпляров накладной возвращается на предприятие с отметкой об отгрузке.

Служба охраны записывает накладные в журнал регистрации грузов и затем передаёт их в бухгалтерию по описи, где делают отметки о вывозе.

В случае покупки некачественного товара, оптовик может осуществить его возврат при наличии платёжных документов, гарантийного талона и предъявлении заявления на возврат денег. Действия оптовика в этом случае будут обращены к менеджеру по оптовым продажам, которому он предъявляет документы об оплате, оформляет заявление на возврат и возвращает некачественный товар. Менеджер по оптовым продажам оформляет акт на возврат товара на склад и передаёт по нему товар на склад, а документы в бухгалтерию, вместе с платёжными документами клиента оптовика, для возврата денег. Также менеджер по оптовым продажам передаёт документы о возврате товара кладовщику, вместе с некачественным товаром, для оформления приходной накладной. Приходную накладную и акты на возврат товара кладовщик, в конечном итоге, передаёт в бухгалтерию для учёта. Далее бракованный товар на основании акта о возврате отгружается обратно производителю или поставщику, который в свою очередь, либо делает обмен на качественный товар, либо возвращает деньги через банк на счёт предприятия.

Далее рассмотрим ещё один важный процесс для данного предприятия и его информационные потоки — осуществление розничных продаж. Покупатель, пришедший в магазин, встречается с продавцом-консультантом, получив от него консультацию и выбрав товар, он оплачивает его и получает товарный чек и гарантийный талон. Если у покупателя есть карта постоянного клиента, то он также предъявляет её продавцу-консультанту при оплате товара для получения скидки. У покупателя также есть возможность оформления кредитного договора на покупку товара, оформлением кредитов занимается специалист по предоставлению кредитов, который на основании личных данных отправляет запрос в банк, с которым сотрудничает предприятие, и при положительном ответе оформляет покупку в кредит.

Если покупатель обнаружил брак, то он может вернуть товар в магазин при наличии чека. Бракованный товар, вместе с чеком передаётся менеджеру торгового зала, который помогает составить заявление на возврат и возвращает деньги покупателю.

Кроме того, менеджер торгового зала по необходимости пополнения ассортимента оформляет заявку на товар менеджеру по закупкам, предоставляет ему же отчёт по возврат для дальнейшей корректировки работы с поставщиками и производителями, забирает и возвращает товар на склад по накладным, при возврате также формируется акт.

Также на данном предприятии службой технической поддержки осуществляется ремонт техники как по гарантийным талонам, так и за оплату. После ремонта в гарантийном талоне делается отметка и он возвращается клиенту вместе с отремонтированным товаром, если товар отремонтировать нельзя, то производится его замена на новый товар со склада. Если ремонт проводился за счёт клиента, то при невозможности ремонта, оплата замены техники или комплектующих производится также за счёт средств клиента. При оплате услуг клиенту выдаётся чек об оплате.