Функциональная сущность комплекса экономических информационных задач

Общие сведения о задачах

Менеджеры по продажам постоянно ведут поиск новых контрагентов, на всем этапе поиска и переговоров возникает масса вопросов связанных как с обработкой, так и с защитой информации.

Каждый менеджер по продажам имеет свою стратегию поиска клиентов, но у каждой из них одинаковые этапы обработки и сбора информации. Независимо от того как был найден клиент, через интернет или в базе 2gis менеджер вынужден фиксировать контактное лицо, телефон и другие координаты фирмы. На данном этапе развития отдела продаж, менеджеры используют типовые таблицы excel, в которые вносят данные. К сожалению, такой подход не может в полной мере отвечать предъявленным требованиям к защите информации.

Бухгалтерия полностью находится на аутсорсинге, что усложняет контроль работы приходящего бухгалтера, необходимо проработать механизм ведения отчетности, что бы уполномоченным лицам можно было получить данные без прямого обращения к бухгалтеру.

Часто возникают вопросы во время переговоров с клиентами, которые не должны знать другие сотрудники, на данный момент менеджеры вынуждены общаться с клиентом при посторонних лицах.

Перечислим недостатки существующей ситуации:

• 1) Приходится всегда с собой иметь носитель с последней копией документа.
• 2) Нет единой базы клиентов всех менеджеров
• 3) Информация не защищается и практически в свободном доступе у всех сотрудников подразделения.
• 4) Необходимо защищать финансовую информацию организации
• 5) Сотрудники организации разглашают конфиденциальные сведения в внутри подразделения при переговорах с клиентом.

Иными словами стоит выделить необходимость разработки комплексной системы защиты информации на предприятии ООО «СКВД» для предотвращения финансовых потерь и повышения уровня конкурентоспособности предприятия на федеральном рынке.

В подразделениях, связанных с продажами, текучка кадров достигает 200−300 процентов в год. В такой ситуации необходимо разработать механизм, позволяющий сохранить качество работы с клиентами, после менеджера, который закреплен за ними. Таким образом, можно выделить еще одну задачу, возникающую в отделе продаж: обеспечение преемственности информации между новым и старым менеджером, закрепленным за организацией. Методика хранения информации в документах Excel не позволит в полной мере передать информацию новому сотруднику. Это связанно с тем, что сотрудники при переговорах как правило делают комментарии на бумажных носителях и часть информации может быть утрачена при освобождении рабочего места.

Следующий фактор, на который следует обратить внимание, связан так же с большой текучкой кадров в данном подразделении. В связи с этим необходимо постоянно менять пароли и проводить организационные мероприятия по защите информации. Большая текучка кадров в подразделении это серьезная проблема, которую не возможно решить при помощи улучшений условий труда (Менеджеры по продажам постоянно меняют место работы) в связи с этим необходимо разработать механизм предотвращающий потерю информации при увольнении сотрудника.

Так же стоит выделить необходимость введения программно-аппаратного комплекса по защите информации для сети организации. В данный момент web ресурсы контрагентов находятся на арендуемых серверах, что не может в полной мере гарантировать стабильность их работы.

Среди прочих задач необходимо выделить защиту помещения от проникновения и возникновения пожара. Этот вопрос необходимо выделить, потому что в случае нештатных ситуаций сотрудники не оценивают свою ответственность за информацию предприятия и не знают полный перечень мероприятий по предотвращению утечки информации. Например по правилам пожарной безопасности сотрудники обязаны оставлять помещения открытыми, но это потенциальная угроза информационной безопасности предприятия.