Разработка и исполнение конфиденциальных документов

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях.

Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:

• — получение руководителем, сотрудником (исполнителем) поступившего документа;
• — письменное или устное указание вышестоящего руководителя;
• — устный запрос на информацию или принятие решения от других организаций, учреждений и отдельных лиц;
• — задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы;
• — полезная информация, полученная из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий.

В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений.

Для использования в работе обычно поступают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация [12, c. 80].

Процесс ознакомления с конфиденциальным документом — это информирование сотрудника организации или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры.

В ходе исполнения конфиденциальных документов могут возникнуть следующие основные угрозы:

• — утрата (разглашение, утечка) ценной информации за счет ее документирования на случайном носителе, не входящем в сферу контроля службы КД;
• — подготовка к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью или не разрешенного для издания, т. е. документирования определенной информации;
• — включение в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны фирмы;
• — случайное или умышленное занижение грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;
• — изготовление документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя, конфиденциальность информации;
• — утеря оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчание этого факта и попытка подмены утраченных материалов;
• — сообщение содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу, несанкционированное копирование документа или его части (в том числе на неучтенной дискете);
• — утечка информации по техническим каналам;
• — ошибочные действия работника службы КД, особенно в части нарушения разрешительной системы доступа к документам [12, c. 84].

Важно, что в отличие от исполнения открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную различными технологическими этапами и процедурами, основными из которых являются:

• — установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
• — оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;
• — составление и изготовление конфиденциального документа; издание конфиденциального документа;

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией [12, c. 86].

Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе; ценная информация немедленно подвергается угрозе при возникновении необходимости ее документирования.

В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна начинать функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т. е. до создания будущего документа.

Прежде чем создать документ, следует установить, является ли данная информация конфиденциальной и какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен в случае положительного ответа.

Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, — первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.

Основу присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять: перечень конфиденциальных сведений организации, требования партнеров, а также перечень конфиденциальных документов организации.

Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему [10, c. 99].

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

• — первый, массовый уровень — грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «Коммерческая тайна», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу;
• — второй уровень (достаточно редкий) — грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль» .

Они присваиваются документу лично первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хранение документов с графом второго уровня также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» .

Написание грифа ограничения доступа, указываемого на документе, не сокращается. Под обозначением грифа указываются номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.

Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р6.30−2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.

В службах КД коммерческих фирм бумажные носители текстовой и технической информации ставятся на инвентарный (перечневый) учет. В этих структурах учет носителей целесообразен только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концентрируется вся действительно ценная информация. На уровне исполнителей документирование элементов конфиденциальной информации ведется на носителях, не учитываемых предварительно [10, c. 98].

Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях управления подлежат магнитные носители информации, для которых любые угрозы представляют значительно большую опасность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений. Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентарного номера, даты регистрации, наименования структурного подразделения и фамилии исполнителя.

Надписи делаются механическим путем, стойким красителем, которым одновременно окрашиваются винты и другие детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализирования об их несанкционированном вскрытии.

Этап оформления и учета носителей конфиденциальной информации, выдачи их исполнителям и приема от исполнителей выполняется в службе КД как в традиционном, так и автоматизированном режимах и включает в себя следующие процедуры:

• — первичное оформление носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов;
• — традиционный или автоматизированный учет носителя, при котором документируется факт его включения в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера;
• — окончательное оформление носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации;
• — выдача учтенного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепление за исполнителем персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность и целевое использование;
• — выдача исполнителю при необходимости дополнительных учтенных листов, форм и бланков;
• — прием от исполнителя носителя информации, в процессе которого проверяются комплектность носителя, наличие оправдательных отметок за отсутствующие элементы и документирование факта передачи носителя в службу КД;
• — ежедневная проверка правильности учета носителей и их наличия.

При работе с исполнителями работник службы КД педантично решает следующие задачи защиты информации:

• — предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с составлением конкретного документа или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);
• — выявление факта утраты носителя или его частей, организация поиска носителя и проведения служебного расследования;
• — предотвращение нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем информации;
• — обнаружение факта подмены носителя другим, фальсификации части носителя;
• — обнаружение фактов случайной или умышленной порчи носителя (изменения формата, нумерации листов, вырывания листов, их загрязнения, склеивания и т. п.);
• — предотвращение несанкционированной и не оправданной деловой необходимостью передачи носителя между руководителями и исполнителями;
• — предотвращение несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носителе, в процессе его выдачи исполнителю и приема от исполнителя [6, c. 177].

Следовательно, до начала составления черновика конфиденциального документа должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.

Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.

Однако исполнитель должен помнить, что конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы.

Кроме того, с точки зрения защиты информации важно учитывать, что процесс ее документирования предполагает распространение информации во времени и пространстве, которое объективно увеличивает число опасных источников и каналов ее утраты. Уязвимость информации резко возрастает.

Передача конфиденциальной информации по заранее установленной нормами права или договорами деловой необходимости партнерам, учредителям, клиентам и другим юридическим и физическим лицам допускается только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений" [13, c. 122].

Информация всегда передается в письменном виде за подписью полномочного руководителя фирмы с соблюдением порядка; обращения с отправляемыми конфиденциальными документами: Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.

Составление текстов особо ценных конфиденциальных документов обычно относится к компетенции руководства фирмы. Менее значимые конфиденциальные документы по отдельным функциональным вопросам составляются децентрализованно руководителями структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы и иногда допущенными к этой работе исполнителями (опытными менеджерами, экспертами).