Принципы работы электронной почты

Чтобы обмениваться корреспонденцией при помощи электронной почты, необходимо иметь специальную программу, называемую mailer. Она предоставляет возможности для редактирования текста, ввода адреса получателя, посылки сообщения и т. д.

Если нет полноценного доступа к Internet, электронная почта очень полезна. Можно использовать электронную почту, которая имеется у поставщика услуг. Как и во всех программах, между програмами электронной почты существует различие, разница есть и в интерфейсе почтовых пакетов. Однако, все они имеют общие функции. К ним относятся: подготовка текста, чтение и сохранение корреспонденции, уничтожение корреспонденции, ввод адреса, комментарии и пересылка информации, функции импорта для других файлов.

Для подготовки текста письма, вообще говоря, можно пользоваться любым текстовым редактором. Если письмо небольшое, то достаточно и редактора электронной почты, когда же письмо большое, лучше сделать его в другом редакторе и импортировать этот файл в почтовую программу. Немного информации о текстовых и двоичных файлах.

Большая часть программ электронной почты обеспечивает пересылку файлов как в коде ASCII (текстовый формат), так и в двоичном формате. Наименьшей единицей информации, которой оперирует компьютер есть бит, являющийся 0 или 1. Для кодирования информации 8 битов объединяются в один байт, в результате чего получается 256 комбинаций последовательностей состоящих из 0 и 1.

Код ASCII (Amerucan Standаrt Code for Information Interchange) — американский стандартный код для обмена информацией, являющийся таблицей, у которой каждую букву заменяет соответствующий числовий код. Например, последовательность 1 000 001 означает букву «А». Этот код могут читать все компьютеры. Однако, он позволяет таким образом записывать только текст. Кроме того, он не имеет специальных знаков для шрифтов, которые присущи национальным языкам. [2, с. 26].

Файлы в двоичной системе сохраняют такую информацию, как форматирование, характеристики шрифта и т. д. Поэтому файлы, которые содержат графические и текстовые части являются двоичными файлами.

Если необходимо подготовить письмо к отправке электронной почтой, необходимо пользоваться файлами ASCII, за исключением тех случаев, когда пользователь полностью уверен в том, что адресат имеет необходимое программное обеспечение для обработки бинарных файлов.

Итак, электронная почта повторяет достоинства (простота, дешевизна, возможность пересылки нетекстовой информации, возможность подписать и зашифровать письмо) и недостатки (негарантированное время пересылки, возможность доступа третьих лиц во время пересылки, неинтерактивность) обычной почты. Однако у них есть и существенные отличия. Стоимость пересылки обычной почты очень сильно зависит от того, куда, в сколь удаленную точку планеты она должна быть доставлена, и ее размера и типа. Для электронной почты такой зависимости или нет, или она довольно невелика. Электронное письмо можно шифровать и подписывать гораздо более надежно и удобно, нежели бумажное — для последнего, строго говоря, вообще нет общепринятых средств шифрования. Скорость доставки электронных писем гораздо выше, чем бумажных, и минимальное время их прохождения несравнимо меньше. E-mail универсален — множество сетей во всем мире, построенных на совершенно разных принципах и протоколах, могут обмениваться электронными письмами с Интернет, получая тем самым доступ к прочим его ресурсам. Практически все сервисы Интернет, использующиеся обычно как сервисы прямого доступа (on-line), имеют интерфейс к электронной почте, так что даже если у Вас нет доступа к Интернет в режиме on-line, Вы можете получать большую часть информации, хранящейся в Интернет, посредством дешевой электронной почты. Скорость доставки сообщений электронной почты сильно зависит от того, каким образом она передается. Путь электронного письма между двумя машинами, непосредственно подключенными к Интернет, занимает секунды, и при этом вероятность потери или подмены письма минимальна. С другой стороны, если Вы пользуетесь для передачи своих электронных писем технологиями FTN (последовательной передачи файлов многими компьютерами по цепочке), и посылаете письмо в какую-нибудь экзотическую сеть, то письмо, во-первых, будет идти долго — дни и даже недели, во-вторых, будет иметь большие шансы просто потеряться при обрыве связи во время передачи по цепочке, в-третьих, его могут легко подменить где-то в пути следования. [1, с. 88].

Теперь рассмотрим почтовыю программу Outlook, как одну из самых используемых на сегодняшний момент в Интернет.

Окно программы Outlook разделено на две части. В левой части находится список, содержащий папки с непрочитанными письмами, прочитанными, удалёнными, отправленными. Кроме того, Вы можете создать свои собственные папки для хранения писем, например, сортируя их по тематике. Правая часть служит для отображения содержимого письма, для подготовки и редактирования отправляемого письма и т. п. После запуска программы в правой части показывается меню, содержащее пиктограммки, позволяющие выбрать одно из предложенных действий.

Microsoft Outlook Express умеет создавать и отправлять письма в формате HTML, что позволяет использовать в письме все возможности Web, такие как графика, гиперссылки.

Для создания сообщения выберите в меню Сообщение пункт Создать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl-N. Вы можете воспользоваться при создании сообщения одним из готовых шаблонов, для этого в меню Сообщение надо выбрать пункт Создать с помощью… и в появившемся списке — желаемый шаблон. После этого появится окно «Новое письмо» в котором Вы можете набрать текст письма, вставить картинки, отформатировать текст, используя стандартные кнопки форматирования панели инструментом.

Для успешной отправки письма необходимо заполнить некоторые поля. Во-первых, это поле Кому:. В нём нужно ввести электронный адрес получателя Вашего письма. Электронный адрес всегда записывается в следующем формате xxx@xxx (читается xxx at xxx).

Поле Копия: служит для указания электронных адресов, по которым будут отправлены копии письма. Электронные адреса в этом поле должны быть разделены символом «точка с запятой» (;). Оно очень удобно, когда нужно отправить одно и тоже письмо сразу нескольким получателям, при этом, на почтовый сервер отсылается лишь одна копия письма, что значительно снижает объём переданной информации.

В поле Тема указывается тема сообщения. Указывайте тему сообщения максимально описательно, так как именно его первым видит получатель письма.

После того, как текст сообщения введён и все поля заполнены нажмите кнопку Отправить для отправки письма. Следует заметить, что Outlook Express может работать в двух режимах: online и offline. В первом случае письмо будет немедленно отправлено и помещено в папку «Отправленные», во-втором, оно будет помещено в папку «Исходящие», а отправлено будет только после нажатия кнопки Доставить почту. Переключение между этими двумя режимами производится выбором пункта Work offline меню File.

Свежая почта загружается с почтового сервера либо сразу после запуска Outlook Express, либо после нажатия кнопки Доставить почту (в случае работы в режиме offline). После того, как почта загружена с сервера, она оказывается в папке «Входящие». Список заголовков писем виден в левой части окна программы Ящик входящих писем устроен точно так же, как ящик исходящих писем, только поля адреса и даты имеют в нем другое значение — это соответственно имя (или адрес) отправителя письма и время и дата получения письма. Жирным шрифтом помечены письма, которые еще не были прочитаны.

Чтобы выделить письмо в ящике, щелкните курсором мыши на соответствующей ему строке в списке. Текст письма будет виден справа в нижней части окна. Чтобы открыть письмо в отдельном окне, сделайте двойной щелчок.

Пришедшие письма помещаются в ящик входящих писем и хранятся там до тех пор, пока Вы их не удалите или не перенесете в другой ящик Вы можете сохранить письмо в отдельный файл (меню Файл пункт Сохранить), ответить на письмо, нажав на кнопку Ответить автору, переслать его кому-нибудь еще (кнопка Переслать сообщение), удалить, скопировать или переместить в любую папку программы.

На любое пришедшее письмо Вы можете написать ответ. Откройте папку входящих писем, выбрав «Входящие» («Inbox»). Щелкните мышкой по строчке, представляющей Ваше пробное письмо, чтобы выделить его (сделать текущим). На панели управления нажмите кнопку Ответить автору или из меню Сообщение выберите пункт Ответить автору. Перед Вами появится окно для составления письма, в поле Кому: которого уже вставлен адрес отправителя (в данном случае Ваш собственный адрес, поскольку пробное письмо Вы написали себе сами). Автоматически заполнена и строка Тема:. Текст исходного письма, на которое Вы составляете ответ, включен в Ваш ответ. Перед этим текстом добавлены несколько строк с указанием времени и даты написания исходного письма, а в начале каждой строки текста стоит символ '>' — так принято обозначать цитаты из исходного письма в ответных письмах.

Вы можете редактировать текст и, естественно, добавлять свой собственный. Поместите мигающий маркер выше текста исходного письма и добавьте какой-нибудь текст.

После некоторого времени работы с электронной почтой, обычно обнаруживается, что у Вас образовался довольно широкий круг людей, с которыми Вы переписываетесь и держать в голове их электронные адреса или хранить их визитные карточки довольно неудобно (не говоря о том, что при вводе электронного адреса при отправке письма довольно легко ошибиться). Для решения этой задачи в Outlook Express встроена удобная адресная книга. С помощью которой можно запомнить не только обыкновенный адрес, но и создать группу рассылки. Адресную книгу из главного окна можно открыть выбрав пункт Адресная книга из меню Сервис. В окне создания сообщения адресную книгу можно вызвать, щёлкнув по пиктограмме. Для добавления новой записи в книгу выберите пункт Создать адрес… в меню File. При заполнении обратите внимание, что у любого адресата можно указать несколько почтовых адресов и один сделать основным.

Все записи в Адресной книге можно отсортировать по любому из полей как в порядке возрастания, так и в порядке убывания. Для этого просто щелкните мышью по заголовку поля, либо выберите опцию Сортировка… в меню Вид.

Кроме индивидуальных адресов, программа позволяет задать группу адресов, по которым будет осуществляться рассылка. Выберите в меню Файл пункт Создать группу. В появившемся диалоговом окне, в поле Имя группы, вводится название группы и с помощью кнопок Выбрать участников, Создать адрес или Удалить формируется список адресов.

Если Вы посылаете письмо, как обычно (выбирая пункт меню Сообщение | Создать, то указать адресата Вы можете, написав его имя и фамилию так, как они записаны в адресной книге, либо в меню Сервис выбрать пункт Выбрать получателей… или нажать кнопку на панели управления. В появившемся диалоговом окне выбрать адресата, пользуясь кнопками Кому->, Копия-> и Слепая->).

Вы можете присоединить к письму любой файл. Он может быть как текстовым, так и двоичным. Чтобы вставить в свое сообщение текстовой файл, выберите при создании письма пункт Текст из файла… из меню Вставка. Выберите файл, который Вы хотите вложить. После этого текст выбранного файла появиться в окне текущего письма, и Вы можете редактировать его. Обратите внимание, что файлы с форматированным текстом (например, документы программы Microsoft Word) являются двоичными, а не текстовыми.

Чтобы вложить в свое сообщение любой двоичный файл (картинку, электронную таблицу, форматированный текст), выберите при создании письма пункт Файл из меню Вставка. Выберите файл, который Вы хотите вложить. После этого в нижнем поле окна составляемого письма появится значок с именем вставленного файла.

Вложить файл можно еще проще — «перетащив» (drag and drop) его значок из любой папки на окно составляемого письма.

Составить письмо с вложенным файлом можно и так: щелкнуть правой кнопкой мыши по значку файла и выбрать из контекстного меню пункт Отправить | По почте.

Вы можете вложить в одно сообщение несколько файлов. Однако не увлекайтесь, особенно если файлы большие. Хорошей практикой является «сжатие» вкладываемых файлов любой программой типа WinZip или ARJ. Получатель, конечно, тоже должен иметь такую же программу, чтобы суметь привести файл в исходное состояние.

Для того чтобы получить бесплатно почтовый ящик, необходимо загрузить в интернет браузере страничку сайта предоставляющего бесплатный почтовый сервис. Ниже приведены адреса наиболее известных русских и англоязычных серверов.

Для того чтобы начать работу с Вашим почтовым ящиком, Вам следует ввести имя вашего ящика и пароль в соответствующих полях на веб-странице почтового сервера. После этого нажмите «Вход» («Login»). Если пароль верный — перед Вами появится содержимое Вашего почтового ящика. Интерфейс работы с почтой очень похож на интерфейс программы Outlook Express, за исключением может быть отсутствия адресной книги, хотя в последнее время и это стало доступно на некоторых серверах.