На панели Создание выберем Конструктор таблиц:
Описание структуры таблицы Изделие представлено на рис. 5. Рисунок 5 — Структура таблицы Изделие
Описание структуры таблицы ЕдИзм представлено на рис. 6Рисунок 6 — Структура таблицы ЕдИзм
Описание структуры таблицы Склад представлено на рис. 7Рисунок 7 — Структура таблицы Склад
Описание структуры таблицы Цех представлено на рис. 8Рисунок 8 — Структура таблицы Цех
Описание структуры таблицы ЦН представлено на рис. 9Рисунок 9 — Структура таблицы ЦНОписание структуры таблицы СЦН представлено на рис. 10Рисунок 10 — Структура таблицы СЦНОписание структуры таблицы Договор выпуска представлено на рис. 11Рисунок 11 — Структура таблицы Договор
Описание структуры таблицы СДОГ выпуска представлено на рис. 12Рисунок 12 — Структура таблицы СДОГ4.
2. Схема данных в АccessСхема данных в Access строится на основе информационно-логической модели разработанной при проектировании базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при создании форм, запросов, отчетов, а также обеспечивают целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. Для создания схемы данных нажать кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить все таблицы, нажать кнопку Добавить. На экране появятся все выбранные таблицы со списками полей. В главной таблице выбрать поле, по которому устанавливается связь. Затем при нажатой кнопке мыши соединить это поле с соответствующим полем подчиненной таблицы. При установлении связи между таблицами Склад и Изделие связь осуществляется по полю Номер склада. После того, как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 13 — Вид окна Изменение связей
После того, как все связи установлены, схема данных должна иметь вид: Рисунок 14 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.
3. Создание пользовательских форм
Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того как разработаны таблицы и схема данных. Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора. Рассмотрим пример создания однотабличной формы Изделие. Рисунок 15 — Вид формы Изделие
Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы ЕдИзм, Цех и Склад. На основе связанных таблиц можно создать составную форму. Например, составная форма Договор, в которой отражены объединенные данные из таблиц Договор и СДОГ. Рисунок 16 — Вид формы Договор
Далее необходимо аналогично создать составные формы
Склад и ТТН. Для редактирования созданных форм используется Конструктор форм. Для редактирования открытой формы можно использовать кнопку панели инструментов Режим, выбрав из списка Конструктор. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов щелкнуть кнопку Кнопка. Начертить кнопку в области заголовка главной формы. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие
Закрыть форму и нажать Далее. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее, затем Готово. 4.
4. Ввод данных
С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:
Рисунок 17 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными
Рисунок 18 — Вид таблицы ЕдИзм с заполненными данными
Рисунок 19 — Вид таблицы Цех с заполненными данными
Рисунок 20 — Вид таблицы Склад с заполненными данными
Рисунок 21 — Вид таблицы ЦН с заполненными данными
Рисунок 22 — Вид таблицы СЦН с заполненными данными
Рисунок 23 — Вид таблицы Договор с заполненными данными
Рисунок 24 — Вид таблицы СДОГ с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВПеред решением этой задачи составим подробное описание последовательности действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем шаге данными для получения результатов. Алгоритм можно представить в виде словесного описания или блок-схемы. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1.
Из таблиц Договор, СДОГ, Изделие и Складполучить общее количество запланированного к отгрузкезаданного изделия кварталам. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование изделия, Месяц отгрузки, Наименование склада, Код единицы измеренияи Количество. В поле Месяц отгрузки для нахождения квартала введем формулу: Квартал: IIf ([СДОГ]![Месяц отгрузки] In («1″ ;» 2″ ;" 3″);" 1″ ;IIf ([СДОГ]![Месяц отгрузки] In («4″ ;" 5″ ;» 6″);" 2″ ;IIf ([СДОГ]![Месяц отгрузки] In («7″ ;" 8″ ;» 9″);" 3″ ;" 4″))) с помощью построителя выражений. В Условие отбора в поле Наименование изделиявведем: [Введите изделие]. Сгруппируем данные по всем перечисленным выше полям, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А по полю Количество посчитаем сумму, с помощью групповой операции Sum, как показано на рис.
25.Рисунок 25 — Вид запроса Отгрузка по договорам в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 26. Рисунок 26 — Результаты запроса Отгрузка по договорам
Шаг 2. По документам Цеховая накладная получить общее количество выпущенного заданного изделия по кварталам. Этот запрос создается аналогично предыдущему, только выбираются таблицы ЦН и СЦН и в поле Дата сдачи вводится выражение Квартал: Format ([Дата сдачи]; «q») для отображения квартала из даты. Это показано на рис. 27. Рисунок 27 — Вид запроса
Фактически сдано в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 28. Рисунок 28 — Результаты запроса
Фактически сдано
Шаг 3. Получить отклонение как разность между первой и второй суммами в стоимостном выражении. Для определения отклонения от плана используем последние два запроса и таблицу Изделие. При этом запросы объединим связями по полям: Наименование изделия, Квартал, Код единицы измерения иНаименование склада. Далее по созданным связям поочередно щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем второй вариант связи. Это нужно для того чтобы в запросе отображались все поля из запроса Отгрузка по договорам и только те поля из запроса
Фактически сдано, в которых связанные поля совпадают. Это может быть, когда изделие было запланировано по договору, но по каким-то причинам не произведено, например, нет нужного сырья. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование изделия, Код единицы измерения, Наименование склада, Квартали Sum-Количество из запроса Отгрузка по договорам. А также поле Sum-Количество по ЦН из запроса
Фактически сдано. В следующее поле введем формулу: Отклонение: ([Sum-Количество]-Nz ([Sum-Количество по ЦН]))*[Цена], как показано на рис. 29. Функция Nz возвращает ноль и позволяет вести расчеты с полем указанным в скобках. Поле Цена нужно для расчета отклонения в стоимостном выражении. Рисунок 29 — Вид запроса Отклонение в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 30. Рисунок 30 — Результаты запроса Отклонение6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.
1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Рассмотрим создание однотабличного отчета по результатам запроса Отклонение. Отчет будем создавать с помощью Мастера отчетов и редактировать в Конструкторе. Для изделия Хлеб «Дарницкий» отчёт примет вид: Рисунок 31 — Вид отчета Отклонение6.
2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. В режиме Конструктор отчета удалим заголовок отчета. С помощью инструмента Надпись создадим прямоугольную область для нового заголовка отчета и введем
Соответствие плана отгрузки изделия________ факту сдачи на склад. Откорректируем текст подписи поля отчета. Изменим расположения, цвета фона заголовка, цвета и размера шрифта. Далее создадим поле Изделие, следующим образом: нажать на кнопку Поле и в окне свойств на вкладке Данные в поле Данные ввести: [Введите изделие]. В примечании отчета под полем
Отклонение (в руб.) нужно ввести=Sum ([Отклонение]).В результате выполненной корректировки отчет для изделия Хлеб «Дарницкий» примет вид: Рисунок 32 — Вид отчета Отклонение6.
3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 5 — Структура кнопочной формы
Название страницы КФЭлементы
ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход
Выход из приложения AccessДобавление данных
Форма Договор Открытие формы Договор в режиме добавления
Форма Цеховая накладная
Открытие формы Цеховая накладная в режиме добавления
Редактирование данных
Форма Изделие
Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Единицы измерения
Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования
Форма Цех
Открытие формы Цех в режиме редактирования
Форма Склад
Открытие формы Склад в режиме редактирования
Форма Заказчик
Открытие формы Заказчик в режиме редактирования
Подача запросов
Запрос «Отгрузка по договорам» Просмотр запроса «Отгрузка по договорам» Запрос «Фактически сдано» Просмотр запроса «Фактически сдано» Запрос Отклонение
Просмотр запроса Отклонение
Просмотр Отчета
Отчет Отклонение
Просмотр отчета Отклонение
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Балдин К. В. Информационные технологии в менеджменте: учеб. для студ. Учреждений высш. проф образования / К. В.
Балдин. — М.: Издательский центр «Академия», 2012. — 288 с. Дейт К.
Введение
в системы баз данных: проектирование. Реализация и управление. Пер. с англ. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004. — 324 с. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж.
Системы баз данных. Полный курс.Пер. с англ.: — М.: Изд. дом «Вильямс», 2004.
— 1088 с. Кошелев В. Е. Access 2007
Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Кузин А. В. Базы данных: учебное пособие / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. — 2-е издание, стереотипное. — Москва: Академия, 2008. -
320 с. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. —
2-е изд. — М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. —
484 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд. перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 528 с. Мэтью Мак-Дональд. Access 2007
Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н. Н. Гринченко, Е.
В. Гусев, Н. П. Макаров., А. Н. Пылькин, Н. И. Цуканова. ;
М.: Горячая линия-Телеком, 2004. — 240с. Сергеев А. В.: Access 2007
Новые возможности. СПб.: Питер, 2008. — 176 с. Харитонова И., Рудикова Л. M
icrosoftOfficeAccess 2007 — Изд.: «БХВ-Петербург», 2008 — 1280с. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. Проф. А. Д. Хомоненко. — 6-е изд., СПб.: КОРОНА принт, 2009. — 736 с.
