Применение информационных технологий

Как и многие предприятия гостеприимства, санаторий-профилакторий «Железнодорожник» оснащён компьютерными технологиями. Для бронирования номеров в санатории используют программу Excel, где администратор составляет «шахматку» и вносит данные клиента, номер его комнаты, сроки проживания и т. д.

Помимо компьютеров, в индустрии гостеприимства популярно использование различных специализированных программ, которые облегчат работу администратора в бронировании номеров. В санатории-профилактории «Железнодорожник» такой программы нет, поэтому я разработала ряд рекомендаций по улучшению обслуживания в санатории-профилактории «Железнодорожник» путём внедрения информационных программ в деятельность предприятия.

Рекомендации по внедрению информационных технологий

Современный уровень развития гостиничного бизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о номерах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков гостей, описаний гостиниц; рассчитывать стоимость номеров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату, формирование финансовой отчетности, перевод экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Exel, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирование документов, но и могут уменьшать стоимость услуг, выбрав оптимальный по цене вариант доставки клиентов, размещения и т. п. Заказ на разработку уникальной информационной системы автоматизации гостиничного офиса стоит достаточно дорого, да и в настоящее время в этом нет особой необходимости, так как существует ряд хорошо зарекомендовавших себя программных продуктов. Разработки специализированных программных продуктов для туристского бизнеса в настоящее время ведут несколько российских фирм: «Мегатек» (программа «Мастер-Тур»), «Арим-Софт» (программы TurWin, «Чартер», «Овир»), «Само-Софт» (программа «Само-Тур»), «Туристские технологии» (программа комплексной автоматизации «Туристский офис»), «Интур-Софт» (программа «Интур-Софт»), ANT-Group (система ANT-Group), «Рек-Софт» (комплекс «Эдельвейс», «Барсум», «Реконлайн») и др.

На рынке программных продуктов представлено несколько компьютерных систем, позволяющих автоматизировать внутреннюю деятельность туристской фирмы. Как правило, эти системы обеспечивают ведение справочных баз данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также ведение туров и учет платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов и т. д. Практически все программные комплексы обеспечивают формирование бухгалтерской отчетности и часто экспорт-импорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.

Санаторию-профилакторию я бы порекомендовала сетевой программный комплекс «Здравница» — информационная система, предназначенная для комплексной автоматизации деятельности основных подразделений санаториев, центров реабилитации, пансионатов.

СПК «Здравница» включает в себя электронную историю болезни и систему диспетчеризации процедур и других лечебных мероприятий, подсистему автоматизации отдела реализации услуг, модуль автоматизации деятельности приёмного отделения.

Особенности программного комплекса:

• · подсистемы комплекса используют единую базу данных.
• · функции конкретных автоматизированных рабочих мест формируются при конфигурировании системы в соответствии с должностными обязанностями работающего на них персонала.
• · для обеспечения конфиденциальности информации СПК имеет многоуровневую систему разграничения прав пользователей и защиты от несанкционированного доступа.
• · используемый системой генератор отчетов позволяет формировать практически любые отчеты.

Преимущества в различных областях санаторной деятельности:

Электронная история болезни.

• · Врачебные и сестринские записи.
• · Гибкая система диспетчеризации назначений, с учётом нюансов оборудования и мест отпуска процедур.
• · Учёт платных услуг: кассовый модуль, выгрузка в бухгалтерский учёт.
• · Учёт медикаментов: списание медикаментов по нормам на процедуры, выдача лекарств отдыхающим
• · Учёт нагрузки медперсонала.
• · Медосмотры по приказу № 302н: подбор назначений согласно факторам и работам, внесение результатов, формирование паспорта здоровья.

Организация питания.

• · Расчёт раскладки для шведского стола и заказного меню.
• · Складской учёт
• · Контроль прохода в зал и/или размещение по местам за столиками.
• · Выгрузка данных в бухгалтерский учёт.

Продажи и планирование.

• · Программа изначально разработана для санаториев.
• · Возможность бронирования как без привязки к комнатам, так и с бронированием конкретного номера.
• · Гибкий учёт реализации путёвок и других услуг, выгрузка в бухгалтерский учёт.
• · Аналитическая отчётность.
• · Развитый алгоритм расчёта цен, с учётом акций, скидок, контрактов и т. д.
• · Автоматизированное формирование специфических документов, которые требуют контрагенты.
• · Учёт бланков путёвок
• · Автоматизированное заполнение граф санаторно-курортной путёвки

Размещение.

• · Контроль реальной занятости номеров даже при делении путёвок и переносах.
• · Оперативная отчётность: сводки, планируемые заезд и отъезд, справка для службы питания и т. д.
• · Выгрузка данных в Федеральную миграционную службу.
• · Быстрое поселение, заполнение данных по предыдущим приездам.
• · Интеграция с системами электронных замков.
• · Справочник характеристик и оборудования номера, постановка на ремонт, изменение категории номера.

Технический сервис.

• · Управление уборками, анализ трудозатрат и подсчёт расходных материалов
• · Электронная система заявок на ремонтные работы с SMS-оповещением мастера и отчётами по выполненным работам в разрезе трудозатрат и потраченных расходников.

Также, санаторию-профилакторию «Железнодорожник» я могу порекомендовать начать использование Booking.com.

Booking.com — система интернет-бронирования отелей, привлекает более 20 миллионов пользователей каждый месяц. Основанная в 1996 году, компания предлагает широкий спектр отелей от люксовых до самых экономичных. В базе данных сайта содержатся примерно 320 тысяч отелей в 184 странах, сайт доступен в 43 языковых версиях^[. Основана в Амстердаме, приобретена в 2005 году за $ 133 млн компанией The Priceline Group (NASDAQ: PCLN), фокусирующейся на европейский рынок. Штаб-квартира компании находится в Амстердаме, (Нидерланды).

Факты о Booking.com.

• · Крупнейший европейский портал бронирования, предлагающий 247 тысяч отелей в 177 странах мира.
• · Сайт переведен на 41 язык, включая русский.
• · Штаб-квартира находится в Амстердаме, местные службы поддержкиво многих странах мира, включая Россию.
• · Подавляющая часть тарифов не предполагает предоплаты, хотя для подтверждения бронирования понадобится номер действующей кредитной карты (не обязательно на имя постояльца). Отменить такое бронирование бесплатно можно самое позднее за сутки до предполагаемого въезда в гостиницу, в противном случае в качестве штрафа снимается стоимость первой ночи.
• · Продвигает свой сервис под лозунгом «Отсутствие платы за бронирование», то есть зарабатывает деньги на комиссии, которую получает от отеля, а не клиента.
• · Предлагает особенно хорошие цены на маленькие независимые отели, не представленные в других системах бронирования.
• · Располагает одной из самых больших баз отзывов на отели. Причем, в отличие от, например, Tripadvisor.com, отзыв может написать только пользователь, останавливавшийся в этом отеле по бронированию Booking.com, что снижает вероятность махинаций.
• · Передает в отель имя, на которое забронирован номер, только за сутки — другие до заезда. Другими словами, если вам нужно подтверждение брони для получения визы, получить его заранее в отеле нельзя — но большинство посольств и визовых центров в России устраивают подтверждения бронирования с сайта Booking.com.
• · На сайте крайне удобно представлены правила тарифов, в том числе — касающиеся оплаты за проживание с детьми, подселение в номер дополнительных постояльцев и т. п. Такую информацию здесь часто легче найти, чем на сайте самого отеля.

Систему онлайн-бронирования Booking.com без преувеличения можно назвать самым популярным интернет-сервисом для самостоятельного поиска и резервирования проживания в гостиницах по всему миру. Все мы когда-нибудь да заходили на этот ресурс — разузнать об отелях в интересующих нас городах, сравнить цены, изучить фотографии и прикинуть расстояние до нужного музея, магазина или паба. Ежедневно на ресурсе бронируется более 300 тысяч ночей (3 ночи в секунду — космические масштабы!), и информация о текущих бронях выводится на страницы сайта в режиме реального времени.

В базе Booking.com на сегодняшний день числится более 200 тысяч отелей в 164 странах мира — от монстров туротрасли, до не самых популярных в «гостевом» плане государств. «Букинг» гарантирует лучшую цену на размещение — и не просто гарантирует, а обязуется вернуть разницу в случае обнаружения клиентом более выгодного предложения. Бронирование производится без комиссии — то есть сам интернет-сервис с вас не берёт ни копейки (прибыль поступает от отелей, за предоставление услуги, а не от клиентов, за пользование услугой). Вдобавок на Booking.com каждый день появляются специальные предложения, по которым те или иные гостиницы со всего света предлагают проживание за полцены.

Политика по оплате проживания также весьма привлекательна. Для начала скажем, что таковая оплата производится не ранее, чем при заселении в отель. Из чего следует, что на «Букинге» отсутствует риск выкинуть пару сотен EUR на ветер, если поездка по каким-то причинам не состоится. Кстати, вы совершенно бесплатно можете отменить бронирование не позднее, чем за сутки до заезда в отель (в некоторых случаях — особенно это касается курортных отелей в высокий сезон — правила ужесточаются до 3−7 суток).

К прочим полезностям Booking.com относится масса объективных отзывов по каждому отелю от пользователей со всего мира, куча фотографий гостиницы и окрестностей и точные расстояния до близлежащих достопримечательностей. Другие приятные фишки для граждан нашей необъятной — интерфейс на русском языке, круглосуточная поддержка клиентов и собственный офис в Москве.

Букинг не отвечает за качество услуг отеля. Если отель не предоставил весь заявленный на сайте Букинга сервис, то претензии надо предъявлять менеджерам отеля. Например, может не быть бесплатного интернета или парковки, хотя на сайте будет написано, что все это включено. Важные моменты лучше уточнить у менеджеров отеля заранее, в письме или по телефону.

Инструкция пользования booking.com.

Ну и напоследок краткая «тонкостная» инструкция по бронированию отелей на Booking.com. Выбираем язык интерфейса, регистрируемся и подтверждаем аккаунт, перейдя по ссылке из высланного вам на электронную почту письма. Заходим на сайт под своим логином и забиваем в окно поиска любую доступную нам информацию: название отеля, города или курорта, аэропорта или достопримечательности. Booking.com выводит нам все имеющиеся варианты, включая отели близлежащих местечек и городов. Штудируем список, изучаем цены и останавливаемся на полюбившейся гостинице. Нажимаем «бронировать», вводим данные туристов и данные кредитки. Подтверждаем бронирование. Ловим электронное письмо о подтверждении (в нём же содержится ссылка для изменения или отмены заказа), распечатываем его и присоединяем к вояж-конверту с документами. На ресепшн отеля показываем распечатку и оплачиваем проживание. И всё — приятный отдых начинается!