Методические рекомендации по совершенствованию организации аудита использования расчетов с дебиторами и кредиторами

Дебиторская задолженность, как следствие продажи в кредит, отсрочки платежа, действующей в настоящее время системы денежных расчетов между организациями, является атрибутом нормальных хозяйственных отношений, постоянной и важной частью оборотных активов любой организации. Однако практически любая организация сталкивается с существенными рисками, вызванными необоснованным ростом дебиторской задолженности.

Задача аналитика заключается не только констатации уровня финансового состояния предприятия, но и в подготовке предложений по его улучшению. Для этого он должен выявить факторы (причины), оказавшие влияние на финансовое состояние предприятия (варианты предложений) по устранению негативных факторов и усилению позитивных.

В результате работы были выявлены следующие недостатки:

• 1. Большое количество продукции продается в кредит, то есть организация имеет высокую дебиторскую задолженность.
• 2. Наблюдается чрезмерная кредиторская задолженность, а так как дебиторская задолженность значительно меньше, то это ведет к риску непогашения ее в сроки и росту пенни.
• 3. Анализ платежеспособности подтвердил, что оборотных активов предприятия недостаточно для покрытия краткосрочных обязательств, так как все показатели ликвидности ниже нормативов.
• 4. Дебиторская и кредиторская задолженность имеют очень низкие показатели деловой активности, что говорит об их низкой оборачиваемости. Выручка от реализации практически не покрывает задолженности, которые не проходят даже одного кругооборота за год, что говорит об отрицательном влиянии на платежеспособность на предприятия.
• 5. Небольшой собственный капитал, является отрицательной тенденцией и напрямую связано с увеличением заемных средств.

Таким образом, видно, что предприятие полностью зависит от заемных средств, что говорит низкий коэффициент автономии. Он является одним из важных характеристик устойчивости финансового состояния и в данном случае говорит низкой степени независимости и низкой гарантированности предприятием своих обстоятельств.

Далее рассмотрим различные варианты предложений по устранению негативных факторов, которые, в основном, касаются оптимального уровня дебиторской и кредиторской задолженности для устойчивого финансового состояния организации.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия постоянно возникает потребность в проведении расчетов со своими контрагентами, бюджетом, налоговыми органами. Отгружая произведенную продукцию или оказывая некоторые услуги, предприятие, как правило, не получает деньги в оплату немедленно, то есть по сути оно кредитует покупателей. Поэтому в течении периода от момента отгрузки продукции до момента поступления платежа средства предприятия омертвлены в виде дебиторской задолженности, уровень которой определяется многими факторами: вид продукции, емкость рынка, степень насыщенного рынка данной продукцией, условие договора, принятая на предприятии схема расчетов и другое.

Основными видами расчетов за поставленную продукцию являются продажа за наличные деньги и в виде безналичных платежей. Правила проведения и формы безналичных расчетов, в общем, регулируются законодательством РФ, а по технике исполнения — Центральным Банком.

Управление дебиторской задолженностью предполагает, прежде всего, контроль за оборачиваемостью средств в расчетах. Ускорение оборачиваемости в динамике рассматривается как положительная тенденция. Большое значение имеет отбор потенциальных покупателей и определение условий оплаты товаров, предусматриваемых в контрактах.

Отбор осуществляется с помощью неформальных критериев: соблюдение платежной дисциплины в прошлом, прогнозные финансовые возможности покупателя по оплате запрашиваемого им объема товаров, уровень текущей платежеспособности, уровень финансовой устойчивости, экономические и финансовые условия предприятия-продавца (затоваренность, степень нуждаемости в денежной наличности и т. п.).

Оплата товаров постоянными клиентами обычно производится в кредит, причем условия кредита зависят от множества факторов. Вырабатывая политику кредитования покупателей своей продукции, предприятие должно определиться со многими критериями.

Опыт реформирования российских предприятий показывает, что меры по возврату дебиторской задолженности входят в группу наиболее действенных мер повышение эффективности за счет внутренних резервов предприятия и могут быстро принести хороший результат.

Возврат задолженности в сжатые сроки — реальная возможность пополнения дефицитных оборотных средств. Тем не менее, с точки зрения эффективного управления дебиторской задолженностью, важно не только в сжатые сроки вернуть средства, но и не допускать последующего увеличения задолженности выше допустимого предела. Возникает задача планирования и управление дебиторской задолженностью.

С целью максимизации притока денежных средств предприятию следует разрабатывать широкое разнообразие моделей договоров с гибкими условиями формы оплаты и гибким ценообразованием. Возможны различные варианты: от предоплаты или частичной предоплаты до передачи на реализацию и банковской гарантии.

Итак, для того чтобы оптимизировать работу с дебиторами, можно порекомендовать выполнить следующие действия:

• — создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой будет входить систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов с покупателями. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;
• — необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и покупателям, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения. Это в свою очередь позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов дебиторов, кредиторов. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам — сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести больший результат для организации, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;
• — постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• — контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;
• — ввести систему аналитического учета дебиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;
• — контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, то есть ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;
• — имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу: высылать уведомления-претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;
• — разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.

В расчетах с покупателями и заказчиками не все экономические субъекты соблюдают основные аспекты данных нормативно-правовых документов. Организации часто допускают такие ошибки, как отсутствие договоров на поставку продукции, первичных расчетно-платежных документов или неполное их оформление, отсутствие договоров с поставщиками или неправильное их оформление, неправильное оформление и предъявление претензий по договорам. Так же довольно часто встречаются ошибки при регистрации документа, несвоевременная регистрация документа в учетном регистре, нарушение срока хранения документации в архиве, регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной (неутвержденной формы) формы.

Однако, помимо ошибок, представленных выше, организациями могут совершаться недочеты, связанные с неправильным отражением на счетах синтетического и аналитического учета расчетов с покупателями и заказчиками, которые зависят от ряда факторов, в том числе от условий договора и факта исполнения сторонами своих обязательств. Среди существенных условий договора выделяют момент перехода права собственности и условия оплаты. Согласно ГК РФ, переход права собственности по договору купли-продажи происходит в момент передачи вещи покупателю, т. е. в момент отгрузки со склада поставщика. Кроме того, Гражданский кодекс допускает возможность установить другой порядок перехода права собственности.

В договоре может оговариваться оплата денежными средствами, либо иным имуществом. Особым условием договора может быть предусмотрена предварительная оплата (аванс). От условий, перечисленных выше, в каждом конкретном случае будет зависеть определённый порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с покупателями и, следовательно, будет существенно отличаться. Например, для отражения в учете товарообменных операций необходимо правильно определить:

• — выручку от реализации товара по договору мены;
• — стоимость полученного по договору мены имущества;
• — величину оплаты по договору мены.

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками предназначен счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Счет 62 — активно-пассивный, счет расчетов. По дебету счета 62 отражается задолженность покупателей и заказчиков на суммы, на которые предъявлены им расчетные документы и по которым признан доход. По кредиту счета 62 — суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов, предварительной оплаты) в счет погашения задолженности. Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:

• — покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• — покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам;
• — авансам полученным;
• — векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;
• — векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;
• — векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

К счету 62 могут быть открыты субсчета: 62−1 «Расчеты в порядке инкассо», 62−2 «Расчеты плановыми платежами», 62−3 «Векселя полученные» и др. На субсчете 62−1 учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате платежным документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги. На субсчете 62−2 отражают состояние расчетов при длительных хозяйственных связях, когда расчеты носят постоянный характер и не завершаются поступлением оплаты по отдельному расчетному документу. На субсчете 62−3 фиксируют расчеты, обеспеченные полученными векселями.

Для того, чтобы определить пути совершенствования учета расчетов с покупателями и заказчиками, необходимо выявить и свести к минимуму недостатки учета организации. Основным общим недостатком системы учета на экономическом субъекте является недостаточный контроль над деятельностью бухгалтерии со стороны руководства организации. В такой ситуации руководитель не получает бухгалтерской информации в нужной степени. Практически достаточных усилий по контролю руководитель хозяйствующего субъекта не прикладывает, хотя нормативные требования соблюдаются им с наибольшей возможной точностью. Недостаточность контроля со стороны, как главного бухгалтера организации, так и руководителя приводит к ошибкам зачисления поступивших средств и путанице при платежах третьих лиц. Помимо этого, многие экономические субъекты не учитывают то, что счет-фактура должен быть выставлен покупателю в течение 5 дней с момента отгрузки товара, иначе, согласно действующему законодательству он будет считаться недействительным. Фактически же в организации нередки случаи выставления счетов-фактур спустя неделю, а иногда и больше. Так же в некоторых экономических субъектах несвоевременно проводится, проводится частично или не проводится совсем инвентаризация расчетов, хотя это и предусмотрено учетной политикой организации, что не способствует своевременному выявлению просроченной задолженности и принятию мер к ее погашению.

Руководству хозяйствующего субъекта, в свою очередь, не следует забывать о возможности перегруженности работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильность и неоднозначность правил учета и составления отчетности, регулярные изменения, вносимые в руководящие документы, и др.

В любой организации работники бухгалтерии должны осуществлять проверку подготавливаемых ими документов, но, к сожалению, данная проверка «во вторую руку» отсутствует, то есть после составления документа одним работником бухгалтерии другой не проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и не несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ. Несвоевременность предоставления в бухгалтерию документации со стороны отдела продаж, что не способствует сокращению ошибок в учете.

На основании проведенного анализа и приведённых выше недостатков, можно дать следующие рекомендации:

Обязательная внутренняя проверка документов. Проверка документа затрачивает значительно меньше времени, чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно увеличивается. Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах. Наиболее продуктивным способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита.

Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть предусмотрен приказом ее руководителя. В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов. При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме.

Периодическое повышению квалификации учетного аппарата, что позволит сократить до минимума ошибки и неточности в учете. Также можно усилить взаимодействия бухгалтерии и юридического отдела.

Создание комиссии по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной системы, проведение регулярных сверок расчетов с покупателями. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции.

Необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и покупателям, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов дебиторов, кредиторов. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности, по столбцам — сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для организации, а также тех, с которыми должны устанавливаться особые отношения. Способность своевременно погашать свои обязательства и вовремя получать причитающиеся средства являются основой стабильности и эффективности деятельности экономического субъекта. Поэтому объем, структура, сроки погашения и оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности оказывают существенное влияние на финансовое положение организации и должны быть предметом аудита эффективности деятельности на постоянной основе.

Постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности хозяйствующего субъекта.

Контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что экономический субъект реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

В сложившейся ситуации можно посоветовать организовать систему аналитического учета дебиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

На высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Внедрение на предприятии бухгалтерских программных продуктов.

Доступность современных технологий положительно отразится на качестве ведения бухгалтерского учета и позволит сделать работу пользователей эффективнее. Это позволит значительно сэкономить время выполнения некоторых типовых операций и расширить функциональные возможности автоматизированного учета.

Таким образом, вышеизложенные мероприятия будут способствовать совершенствованию в организации учета и контроля расчетов с дебиторами и кредиторами, введение комиссии по работе с дебиторской задолженностью позволит проводить инвентаризацию задолженностей с меньшими ошибками в работе, а так же будет способствовать ускорению ее процесса.

ВЫВОДЫ ПО 3 ГЛАВЕ

По результатам анализа состава, структуры и динамики кредиторской и дебиторской задолженности ГУП РК «Симферопольский КХП"можно сделать вывод, что в целом ситуация в сфере осуществления платежно-расчетных отношений предприятия с его дебиторами и кредиторами не представляет существенной угрозы стабильности финансового состояния предприятия. Тем не менее, динамика роста и кредиторской, и дебиторской задолженности свидетельствует о необходимости пристального внимания руководства к организации платежно-расчетных отношений.

Результаты анализа соотношения дебиторской и кредиторской задолженностей должны учитываться при планировании дальнейшей деятельности предприятия.

Предложенные выше мероприятия по совершенствованию будут способствовать улучшению в организации учета и контроля расчетов с дебиторами и кредиторами, введение комиссии по работе с дебиторской задолженностью позволит проводить инвентаризацию задолженностей с меньшими ошибками в работе, а так же будет способствовать ускорению ее процесса.