Автоматизация операций по начислению заработной платы на примере ТОГБУЗ ГКБ № 4

Рассмотрим начисление заработной платы в ТОГБУЗ ГКБ № 4 в интерфейсе «Расчет зарплаты организаций».

Учет рабочего времени ведется методом отклонений. То есть работникам назначаются графики работы, и, предполагается, что каждый работник работает по своему графику, отрабатывая каждый положенный день и час.

Оплата отработанного по графику времени начисляется с помощью документа «Начисление зарплаты работникам организации».

Отклонения от графика работы фиксируются с помощью специальных документов отклонений. Перечислим самые основные из них:

начисление отпуска работникам организации;

начисление по больничному листу;

оплата по среднему заработку;

начисления по командировкам и др.

Перед выполнением расчета и начисления зарплаты в течение текущего расчетного периода необходимо зафиксировать в системе все имеющиеся документы-отклонения.

Только после ввода этих документов можно производить расчет оплаты отработанного по графику работы времени. Таким образом, документ «Начисление зарплаты работникам организации» должен быть последним оформляемым документом по расчету заработной платы.

Рассчитаем отпуск работнику и произведем начисления по больничному листу.

Начисление оплаты отпусков работникам предприятия оформляется документом «Начисление отпуска работникам организации».

Откроем список начисления отпусков. Номер документа не указываем — программа автоматически присвоит номер при сохранении. В поле «Работник» выбираем фамилию работника, далее на закладке «Условия» в группе «Ежегодный оплачиваемы отпуск» заполняем период отпуска работника. Количество дней отпуска программа рассчитает сама. Автоматически программа устанавливает порядок расчета отпуска «По календарным дням».

Переходим на закладку «Расчет среднего заработка (по календарным дням)», на которой заполняются данные для расчета среднего заработка. Если в программе есть данные по расчетам зарплаты за месяцы, предшествующие месяцу отпуска, то программа сама сделает расчет при нажатии кнопки «Рассчитать средний заработок».

Если же данных в базе нет, то их нужно заполнить вручную. Если у работника еще нет отработанных месяцев, то расчет среднего заработка производим из оклада. После чего программа выполнит расчет и заполнит список, в котором отразит сумму отпускных. Теперь документ сохраняем и проводим.

По документу «Начисление отпуска работникам организации» можно распечатать записку расчет о предоставлении отпуска работнику и расчет среднего заработка.

Далее рассмотрим начисление оплаты больничного листа работнику предприятия, которое производится документом «Начисление по больничному листу» в меню Расчет зарплаты — неявки — больничные листы.

В списке начислений по больничным листам откроем новый документ, номер программа присвоит автоматически. В поле «Работник» выберем фамилию работника для начисления отпуска. На закладке «Условия» выберем причину нетрудоспособности — заболевание или травма. В группе «Освобождение от работы» указываем период нетрудоспособности. Программа рассчитает количество дней (поле «Оплачивать»). В группе «Размер пособия» указываются условия оплаты больничного листа работника. Далее выполняем расчет среднего заработка, чтобы заполнить список расчетов. Затем, как и в примере оплаты отпуска, вручную заносим данные за предыдущий период, проставляем оклад и количество рабочих дней. Перейдем на закладку «Оплата» и выберем вариант «рассчитать начисления». После записи документа программа выполнит расчет, и на закладке «Оплата» появится запись с результатом расчета. Документ проведен.

По документу «Начисление по больничному листу» можно распечатать расчет среднего заработка и оборот листка нетрудоспособности.

Теперь отправим работника в командировку. В соответствие с ТК РФ работнику предоставляются гарантии и компенсации при направлении в командировку. В частности, за работником сохраняется средний заработок. Его мы и рассчитаем и соответствующим образом учтем в программе время командировки.

В интерфейсе «Кадровый учет организаций» в меню «Кадровый учет" — «Занятость» — «Командировки» вводится новый документ «Командировка». Заполняются реквизиты (место назначения, организацию, период) согласно нашим условиям. Номер документу программа присваивает автоматически при сохранении. Через кнопку «Добавить» в поле «Работник» выбирают сотрудника, после чего документ сохраняют и проводят. И в списке командировок появляется созданный документ. Программа позволяет распечатать приказ и командировочное удостоверение.

Далее в интерфейсе «Расчет зарплаты организаций» делаем расчет командировочных для работника. Начисление оплаты по среднему заработку работнику оформляем документом «Оплата по среднему заработку». Выполним команду меню «Расчет зарплаты» — «Неявки» — «расчет по среднему заработку».

Вводим новый документ, номер программа присвоит автоматически при сохранении, дата и месяц заполняются автоматом. Указываем работника и период оплаты. Процент оплаты оставляем 100% и выбираем вид расчета «Оплата по среднему заработку». В документе будут две закладки: начисления, где будет отражен результат начисления после расчета, и расчет среднего заработка, где отражаются данные для расчета среднего заработка (так же как в начислении по больничному листку и в начислении отпуска).

Если в программе есть данные за предшествующие периоды, то кнопка «Рассчитать» позволит ввести их в документ автоматически. После расчета документ сохраним. Программа заполнит таблицу данными для расчета среднего заработка. В конце списка видов заработка увидим сумму оклада работника и количество отработанного им времени. Теперь рассчитаем оплату дней командировки работника на закладке «Начисления» через кнопку «Рассчитать», выбрав вариант «Рассчитать начисления». Документ сохраним, после чего в таблице начислений будет отображена строка с результатом расчета. Документ сохраним и проведем.

Теперь проведем в программе документ по увольнению работника. После занесения операций в интерфейсе «Кадровый учет организаций» произведем расчет выплат работнику при увольнении в интерфейсе «Расчет зарплаты организаций».

В меню «Расчет зарплаты» выбираем «Первичные документы» — «Расчет при увольнении работника» введем новый документ.

Выберем работника. В группе «Приказ на увольнение» в поле «Основание» выбираем наш приказ. Поле с датой увольнения программа заполнит сама. В группе «Компенсации при увольнении» укажем количество дней, за которые надо рассчитать пособие, и заработок на время трудоустройства (если надо). В данном примере укажем только количество дней, за которые выплатим работнику пособие. Укажем характер компенсации, период работы «Компенсировать за неиспользованный». Выберем порядок расчета «По календарным дням» и количество дней, за которые компенсируется отпуск.

В документе увидим две закладки для расчета среднего заработка: расчет среднего заработка и расчет среднего заработка для отпуска. На первой будет рассчитан размер среднего заработка по алгоритму расчета для компенсации при увольнении и сохраняемого заработка, а на второй — по алгоритму для отпуска (по календарным дням).

Рассчитаем только компенсацию отпуска работнику. На закладке «Расчет среднего заработка для отпуска» как и в случае с оформлением командировки заполним данные о заработке автоматически через кнопку «Рассчитать», выбрав вариант «Рассчитать средний заработок».

Документ сохраним, и программа заполнит таблицу данными для расчета среднего заработка. В конце списка видов заработка увидим сумму начисленного оклада работника, и количество отработанного им времени.

На закладке «Начисления» производим расчет зарплаты через кнопку «Рассчитать», выбрав вариант «Рассчитать начисления». Документ сохраним.

В таблице отобразятся строки с результатами расчетов. Сохраним и проведем документ. В списке расчетов при увольнении появится созданный документ.

Из программы можно распечатать расчет среднего заработка и записку — расчет.

После того, как в базе будут зарегистрированы все отклонения от графика работы, нужно будет произвести расчет оплаты труда работников предприятия. Программа на основе тарифных ставок, графиков работ, а также зарегистрированных отклонений рассчитает количество отработанного времени для каждого работника и сделает начисления.

Начисление зарплаты производится документом «Начисление зарплаты работникам организаций». Откроем список начислений зарплаты в меню «Расчет зарплаты» — «начисление зарплаты».

Документ «Начисления зарплаты работникам организации» вводится при расчете месяца в последнюю очередь и делает окончательный расчет всех начислений и удержаний работников, включая НДФЛ.

Для правильного начисления налога необходимо ввести данные о вычетах работников. Это делается в списке сотрудников организации в меню «работники» — «Сотрудники организации». В данных работника есть два поля для ввода информации о стандартных и имущественных вычетах. Вводим информацию и сохраняем ее. В форме работника отобразится информация о стандартных налоговых вычетах — сохраним ее.

После этого можно приступить к расчету начислений в программе. Вернемся к документу «Начисление зарплаты работникам организаций».

Обязательно должны быть заполнены следующие поля: организация, месяц начисления, режим начисления (текущий месяц), за период с__ по__. Проверим их правильность.

Заполним таблицу документа на закладке «Основные начисления». Именно здесь производится расчет основной оплаты работников (оклад). Нажимаем кнопку «Заполнить» и выбираем «По всем работникам». Документ запишем.

После автоматического заполнения мы увидим список всех работников нашей организации с заданными им значениями окладов.

Теперь произведем расчет документа, то есть рассчитаем суммы начислений пропорционально отработанному времени. Нажмем кнопку «Рассчитать» и выберем вариант «Рассчитать (полный расчет)» и запишем документ.

Программа рассчитает документ полностью — все начисления и удержания работников за текущий месяц. В списке основных начислений заполнятся следующие колонки: результат, дней/часов отработано, оплачено дней/часов. Это результат расчета сумм к начислению работников с учетом введенных в базу документов по отклонениям от рабочего графика — отпуска, больничные.

При расчете документа программа заполнила строки списком работников нашей организации и рассчитала НДФЛ для каждого. В таблице отражены налоги на доходы физических лиц (по ставке 13%) за период, соответствующий значению реквизита — «Период регистрации».

После этого документ сохраняем и проводим.

При расчете НДФЛ в документе собираются не только сведения о доходах, которые указаны в таблицах «Основные начисления» и «Дополнительные начисления», но все сведения о доходах по физическим лицам, которые были зарегистрированы другими документами в период регистрации, указанном в документе.

Данный документ был последним по расчету начислений работников. Поэтому, если после расчета начислений этим документом мы будем вносить какие-то изменения данных для расчета за этот месяц, например, изменим период отпуска работнику, то обязательно нужно вернуться в уже сохраненный документ «Начисление зарплаты», перезаполнить его, снова рассчитать и сохранить.

Далее начисленные работникам суммы нужно выплатить. Рассмотрим, как нужно выплатить зарплату наличными деньгами через кассу. Для оформления начисленной зарплаты к выплате нужно сформировать документ «Зарплата к выплате организаций». Откроем список зарплаты к выплате в меню: «Расчет зарплаты» — «Касса и банк» — «зарплата к выплате».

Введем новый документ «Зарплата к выплате организаций». Номер программа автоматически присвоит при сохранении. Дата документа и поля «Месяц начисления», «Организация», «Способ выплаты» и «Выплачивать» уже заполнены автоматически. Внесем список работников при помощи кнопки «Заполнить», выбрав вариант заполнения «Списком работников». Программа откроет окно для указаний отбора условий работников. Нажмем кнопку «Выполнить». В списке отобразятся все работники организации. Для расчета сумм к выплате работникам воспользуемся кнопкой «Рассчитать», выбрав вариант «К выплате за месяц». Запишем документ, и программа заполнит для каждого работника сумму, причитающуюся к выплате (за вычетом НДФЛ).

Через меню «Печать» получим расчетно-платежную ведомость, в которой работник расписывается в получении денег. Затем эти сведения переносим в документ «Зарплата к выплате организаций». Для того чтобы зафиксировать в документе факт получения работником денег, нужно в колонке «Отметка» установить значение «Выплачено». Если все работники получили зарплату, то эту отметку можно заменить автоматически через команду меню «Заменить отметку на__» — «Выплачено». Отметка будет изменена у всех работников, которые были перечислены в списке. Если же требуется изменить отметку только у некоторых работников, то нужно, дважды щелкнув мышью на нужной отметке, выбрать новое значение из списка.

После того, как нужные отметки о получении зарплаты установлены, нужно сохранить данные кнопкой «Записать». Далее на основании ведомости надо сформировать расходный кассовый ордер через меню «Действия» — «На основании» — «Расходный кассовый ордер». Программа автоматически подберет в расходный кассовый ордер нашу еще неоплаченную ведомость и внесет в таблицу данные о документе «Зарплата к выплате».

При сохранении расходного кассового ордера программа автоматически произведет изменения в документе «Зарплата к выплате». После оплаты ведомости расходным кассовым ордером никакие изменения в нее программа уже внести не даст. Расходный кассовый ордер можно распечатать через меню «Печать».

После начисления заработной платы сформируем «Расчетную ведомость» в меню «Расчеты» — «Расчетная ведомость по форме Т-51».

Убедимся в выбранном периоде расчета и нажмем кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет, который можно будет распечатать.

Кроме данной унифицированной формы можно получить ведомость в произвольной форме.

Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией.

Составим свод начислений по организации. Для этого нам нужен отчет «Свод начислений и удержаний по организации», который позволяет получить свод по заработной плате с отбором по организации и работнику за указанный период через меню «Отчеты» — «Свод начислений». Убедимся в выбранном периоде расчета и сформируем отчет. Отчет можно распечатать.

Сформируем табель отработанного времени в меню «Отчеты» — «Табель учета рабочего времени Т-13». Убедимся в выбранном периоде отчета и сформируем его. Получим отчет с отбором по организации, подразделению и работнику за указанный период. Отчет также можно распечатать.

Мы полностью рассчитали все начисления работников за текущий месяц. Рассмотрим теперь, как отразить начисление и удержание налогов в программе. При формировании документа «Начисление зарплаты организации» мы обратили внимание на закладку НДФЛ. Программа автоматически проводит начисление налога при расчете сумм оплаты труда. При проведении «Выплаты зарплаты» документом «Расходный кассовый ордер» начисленный НДФЛ работников принимается к зачету как удержанный. Таким образом, учет НДФЛ в базе ведется автоматически. От нас требуется только контроль полученных сумм. По результатам расчета НДФЛ можно сформировать ряд отчетов.

Начнем с отчета по форме 1-НДФЛ в меню «Налоги» — «Налоговая карточка 1-НДФЛ». Отчет предназначен для составления налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц для работников организации. Убедимся в правильно выбранном налоговом периоде, выберем работника и сформируем отчет 1-НДФЛ, где будут отражены доходы работника, вычеты, а также суммы начисленного и удержанного налога.

Далее сформируем справки о доходах работников для предоставления в налоговую инспекцию, а также для выдачи на руки работнику через документ «Сведения о доходах физических лиц» в меню «Налоги» — «Сведения о доходах физических лиц 2-НДФЛ». В открывшемся списке сведений о доходах физ. лиц выберем новый документ. В сформированном документе «Сведения о доходах физ. лиц» заполним следующие реквизиты: дату документа, налоговый период, ответственное лицо и его должность. Кнопка «Заполнить» позволит автоматически внести в список всех физических лиц, получивших доходы в организации в указанном налоговом периоде.

Чтобы отправить 2-НДФЛ в ИФНС в электронном виде, необходимо открыть созданный документ и выполнить команду «Получить файл на диск», выбрав каталог для сохранения файлов. Автоматически проводит проверку данных и выдает сообщения об ошибках и предупреждениях.

По документу «Сведения о доходах физических лиц» можно распечатать форму 2-НДФЛ, а также реестр справок в ИФНС. Программа создаст две печатные формы: реестр сведений о доходах физических лиц и справки о доходах физического лица (для каждого отдельно).

Также можно распечатать документ «Регистр налогового учета на доходы физических лиц» за определенный период.

Начиная с 2010 года единый социальный налог заменен страховыми взносами в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования (с 2012 года — только в федеральный бюджет) и Фонд социального страхования Российской Федерации.

В настройках параметров учета для корректного расчета страховых взносов указывается: тарифы страховых взносов; предельная величина, размер ставок, скидки к доходам; ставка взносов в ФСС от НС (травматизм).

В сведениях о работниках указываются: сведения о гражданстве и пребывании на территории РФ (с доходов лиц, временно пребывающих на территории РФ, страховые взносы не уплачиваются); сведения об инвалидности (взносы в ФСС от НС для инвалидов рассчитываются только с 60%-ой облагаемой базы).

Указав нужные нам настройки, мы можем в конце месяца рассчитать страховые взносы с помощью документа «Начисление страховых взносов». Данный документ предназначен для: учета начисленных работникам доходов для целей исчисления страховых взносов; исчисления и регистрации сумм обязательных страховых взносов; исчисления и регистрации сумм взносов на страхование от несчастных случаев на производстве.

На закладке «Основные начисления» заполняются: список сотрудников, которым производились начисления в текущем месяце; виды расчета (основные начисления) с указанием кода дохода для целей исчисления страховых взносов; начисление суммы доходов по каждому сотруднику и каждому начислению с указанием периода, за который они рассчитаны.

На закладке «Дополнительные начисления» заполняются: список сотрудников, которым производились начисления в текущем месяце; виды расчета (дополнительные начисления) с указанием кода дохода для целей исчисления страховых взносов; начисление суммы доходов по каждому сотруднику и каждому начислению с указанием периода, за который они рассчитаны.

На закладке «Необлагаемые суммы» указываются примененные скидки к начислениям сотрудников.

На закладке «Пособия по социальному страхованию» и «По уходу за ребенком до полутора лет» учитываются начисленные пособия по страховому возмещению для целей составления отчетности в ФСС РФ.

На закладке «Взносы» производится расчет сумм страховых взносов с помощью кнопки «Рассчитать» или «Пересчитать», если на закладках по начислениям внесены изменения.

Расчеты по страховым взносам проводится документом «Расчеты по страховым взносам». Документом регистрируются (с обязательной привязкой к месяцу начисления взносов или пеней) перечисленные суммы страховых взносов во внебюджетные фонды (ПФР, ФОМС и ФСС), включая взносы на обязательное страхование от несчастных случаев, а также суммы начисленных и уплаченных пеней, штрафов и др.

В документе на закладке «Уплата» регистрируются перечисления по платежному поручению сумм начисленных взносов в фонды. На закладке «Начислено» можно ввести остатки задолженности при начале эксплуатации программы.

В программе можно сделать документ «Карточка учета страховых взносов».

Также для подготовки и передачи сведений о стаже и взносах в ПФР можно воспользоваться обработкой «Подготовка данных для ПФР». Она позволяет заполнять все сведения по сотрудникам и получить печатные формы отчетности. При заполнении создаются документы «Сведения о стаже, заработке и взносах» и «Передача СЗВ в ПФР».

При этом создаются пачки документов СЗВ и АДВ для передачи отчетности в ПФР.

Для анализа налогов и взносов можно создать следующие документы:

Документ «Карточка учета страховых взносов»;

Документ «анализ начисленных налогов и взносов (ПФР)»;

Документ «анализ начисленных налогов и взносов (НДФЛ)».

Программа позволяет вести учет заработной платы. То есть можно распределять начисления и удержания работников по счетам, формировать сводные отчеты по бухгалтерским проводкам заработной платы, а также выгружать сформированные проводки в программу бухгалтерского учета.

Рассмотрим на примере отражение результатов расчетов в бухгалтерском учете — сформируем проводки.

Проводки, отражающие зарплату работников и удержания в бухгалтерском и налоговом учете, содержатся в списке «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». Откроем его через команду меню «Учет зарплаты» — «Способы отражения зарплаты в учете». Каждая строка списка отражения зарплаты в учете представляет собой шаблон проводки, который можно использовать для отражения начислений/удержаний. Можно воспользоваться данными элементами из списка или создать новые.

Для того чтобы указать в программе, каким образом следует отражать зарплату работников и удержания в бухгалтерском учете, нужно создать документ «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете». В нем для каждого работника указать шаблон проводки, по которой будут отражаться его начисления.

Откроем список сведений об учете заработка работников через меню «Учет зарплаты» — «Ввод сведений об учете заработка работников». Откроем новый документ, изменим его дату и дату начала работы организации, чтобы записи о порядке отражения зарплаты действовали с первого дня работы предприятия. Заполним таблицу кнопкой «Заполнить», выбрав вариант «Списком работников» и нажав кнопку «Выбрать».

После этого для каждого работника укажем способ отражения в бухучете и выберем из списка способ отражения «Отражение начислений по умолчанию». Проведем и сохраним документ.

Для формирования проводок для бухгалтерского и налогового учета начисленной зарплаты предназначен документ «Отражение зарплаты в регламентном учете». Через команду меню «Учет зарплаты» введем новый документ «Отражение зарплаты в регламентном учете». Номер программа присвоит автоматически при сохранении. Сформируем проводки через кнопку «Заполнить» и сохраним документ.

Программа заполнит документ, и данные проведенного ранее расчета зарплаты будут отражены в документе следующим образом:

на закладке «Проводки» будут показаны проводки по отражению зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете;

на закладке «Основные начисления» будет показано отражение в бухгалтерском и налоговом учете основных начислений работников (по каждому работнику и виду начислений);

на закладке «Дополнительные начисления» — то же в части дополнительных начислений.

Сохраним и проведем документ.

Для проверки правильности отражения начислений и удержаний в проводках, воспользуемся отчетом «Анализ начислений работникам» через меню «Отчеты». Сформируем отчет, установив его период. В сформированном отчете будут отражены суммы начислений работникам, а также суммы отраженные при формировании проводок.

Через меню «Отчеты» — «Отражение зарплаты в регламентированном учете» получим сведения о проводках, которые должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете.