Нормативно-правовое обеспечение бухгалтерского учета расчетов с дебиторами и кредиторами

Бухгалтерский учет — это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального отражения всех хозяйственных операций.

Целью бухгалтерского учета расчетов с дебиторами и кредиторами является обеспечение полной, достоверной и своевременной информацией о состоянии данных расчетов всех заинтересованных пользователей — внутренних и внешних. В соответствии с этой целью задачами учета расчетов с покупателями и заказчиками являются:

• — рациональное формирование учетной политики в области расчетов с дебиторами и кредиторами;
• — правильное и своевременное документальное оформление расчетных документов;
• — правильное исчисление налога на добавленную стоимость, налога с продаж, акцизов и т. д.;
• — организация аналитического учета по каждому дебитору и кредитору, а также по каждой сделке;
• — достоверное отражение расчетов с дебиторами и кредиторами на счетах синтетического учета и в бухгалтерской отчетности.

В настоящее время система нормативного регулирования бухгалтерского учета в России состоит из документов четырех уровней. Основные документы, регулирующие бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами, отражены в табл. 1.1.

Таблица 1.1 Перечень нормативных актов, на основании которых организуется бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Рассмотрим типичные ошибки и нарушения, которые могут возникать в бухгалтерском учете при расчетах с дебиторами и кредиторами.

Нередко товар поступает на склад без сопроводительных документов, и его надо оприходовать. Подобные операции имеют свою специфику, и те, кто ее не учитывает, могут нарушить правила учета и заплатить штраф по статье 120 Налогового Кодекса РФ. Например, штраф грозит тем, кто не выпишет документов на полученные ценности. Если это товары, то надо составить акт по форме N ТОРГ-4 (утверждена постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132). Когда же поступают «незадокументированные» материалы, то потребуется акт об их приемке. Так сказано в пункте 37 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, одобренных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н, поэтому нужно заполнить акт по форме N М-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. Тулякова А. Коллекция ошибок при расчетах с поставщиками // Двойная запись № 6, 2004. с. 25.

И в форме N ТОРГ-4, и в форме N М-7 следует показывать цену, но если товар еще не оплачен, то его точная цена может быть неизвестна. Тогда нужно смотреть так называемую плановую цену (указанную в договоре). По ней товар числится до тех пор, пока не придут документы и не выяснится его фактическая стоимость. То, что нужен именно такой учет, и логично (договорная цена наиболее близка фактической), и косвенно подтверждено в ПБУ 5/01 (п. 26).

Если в поступивших позднее документах цена товара будет отличаться от плановой, то бухгалтер должен откорректировать свои записи — сторнировать или доначислить разницу и НДС. Но по этой схеме действуют только в том случае, если бумаги приходят в том же отчетном периоде, в котором получен товар. Если же документы поступают уже после сдачи годовой отчетности, то корректируются расчеты с поставщиком, но стоимость товара остается неизменной, а разница отражается на счете 91 как прибыль или убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году.

Рассчитываясь наличными денежными средствами, некоторые предприятия до сих пор забывают о том, что юридические лица не могут выдавать друг другу по одной сделке более 60 000 рублей и эта сумма относится к платежам в рамках одного договора (совместное письмо МНС России от 1 июля 2002 г. N 24−2-02/252, ЦБР от 2 июля 2002 г. N 85-Т). Покупателя — нарушителя могут оштрафовать по статье 15.1 КоАП РФ (на сумму от 400 до 500 МРОТ с предприятия и от 40 до 50 МРОТ — с должностных лиц). Тулякова А. Коллекция ошибок при расчетах с поставщиками // Двойная запись № 6, 2004. с. 24.

Нередки случаи, когда предприятия не составляют никаких договоров с кредиторами. Существует устная договоренность, а поступающий товар сразу оплачивается на основании сопроводительных документов (накладных, счетов-фактур). Закону это не противоречит, так как в пункте 2 статьи 159 Гражданского Кодекса РФ четко указано, что если для сделок не предусмотрена письменная форма и по ним сразу проводится расчет, то достаточно устного соглашения. Однако иногда в подобных ситуациях инспекции штрафуют за отсутствие первичных документов на 5000 рублей (ст. 120 Налогового Кодекса РФ). Кроме того, отсутствие договора, согласно пункту 1 статьи 162 Гражданского Кодекса РФ, при возникновении спора не даст фирме права ссылаться на свидетельские показания. Там же, с. 26.

Часто встречается и такая распространенная ошибка: даты выписки счета-фактуры и накладной отличаются. Накладная может быть выписана раньше или позже выставления счета. В первом случае волноваться не о чем, если разница в датах составления документов не более пяти дней, ведь именно этот срок после реализации товаров (работ, услуг) Налоговый кодекс предусматривает для выставления счетов-фактур (п. 3 ст. 168). А во второй ситуации (когда сначала составлен счет-фактура, а потом уже отгружены товары и выписана накладная) возможны проблемы. Налоговый инспектор, заметив подобное несоответствие, откажет в вычете НДС на основании пункта 2 статьи 169 Налогового Кодекса РФ, мотивируя свое решение тем, что при выставлении счета-фактуры нарушен порядок, указанный в пункте 5 этой статьи (неверная дата).

Кроме вышеперечисленных, встречаются и другие типичные ошибки и нарушения по разделу учета с дебиторами и кредиторами: Ширкина Е. И. Аудиторская проверка внешних расчетных операций // Бухгалтерский учет № 22, 2000. с. 20.

• — Счетные ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размеров и т. п);
• — Несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;
• — Регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы (в случае если для данной операции унифицированный документ предусмотрен);
• — Отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;
• — Нарушения, допущенные при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное хранение, нарушения при внесении исправлений в первичный документ);
• — Отсутствие графиков документооборота;
• — Ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры);
• — Несвоевременная регистрация документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном регистре по отдельным первичным документам);
• — Нарушения сроков хранения документации в архиве;
• — Уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;
• — Нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов);
• — Перекрытие задолженности одного кредитора авансами, выданными другому кредитору;
• — Несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• — Возмещение входящего НДС по поставкам, обеспеченным выданными организацией собственными векселями;
• — Несвоевременное предъявление претензий поставщикам;
• — Счетные ошибки при исчислении курсовых разниц;
• — Отражение суммовых разниц на счетах учета прочих доходов и расходов, а не на счетах учета запасов и затрат;
• — Списание безнадежного долга на счет прочих доходов и расходов при наличии ранее образованного резерва под эту задолженность;
• — Неправомерное признание задолженности безнадежной и ее списание на счет внереализационных доходов;
• — Отсутствие аналитического учета по поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам, по неотфактурованным поставкам, по авансам выданным, по выданным векселям, по просроченным оплатой векселям и др.;
• — Нарушение методологии учета в части неверно составленных корреспонденций счетов

Приступая к анализу состояния расчетов с дебиторами и кредиторами, очень важно определить его цели, задачи и методы. Данному вопросу посвящен следующий раздел работы.