Разработка информационной базы данных для гостиницы «Hilton Garden Inn»

• Оглавление
• Введение
• 1. Создание базы данных
• 1.1 Описание предприятия Hilton Worldwide
• 1.2 Описание услуг Hilton Garden Inn
• 1.3 Теоретическое описание баз данных Hilton Garden Inn
• 1.4 Тестовый пример
• 2. Системы бронирования
• 2.1 Описание системы бронирования
• 2.2 Внедрение системы бронирования в Hilton Garden Inn
• Заключение
• Список литературы
• Введение
• Компьютеры играют огромную роль в жизни крупных и малых предприятий. Ни одна гостиница не может обойтись без базы данных.
• Компьютерные системы бронирования также необходимы для удобной работы в гостинице и не только. Именно они объединили тур агентов, туроператоров и работников отелей.
• В ходе выполнения данной контрольно-курсовой работы необходимо разработать информационную базу данных для гостиницы «Hilton Garden Inn», которая поможет сотруднику легко оформить бронирование.
• Цель контрольно-курсовой работы:

· ознакомление с процессом создания базы данных для отеля;

· выбор системы бронирования и разработка внедрения ее в отель.

Сеть отелей Hilton существует с 1925 г. Именно тогда Конрад Хилтон открыл свой первый отель, он хотел создать лучший отель в Техасе. В результате его усилий, лидерства и внедрения инноваций Hilton сегодня — это один из самых уважаемых брендов в мире.

1. Создание базы данных

1.1 Описание предприятия Hilton Worldwide

Глобальная компания, имеющая более чем 4000 отелей в 90 странах, не стоит на месте за счет нововведенений и четкого распределения обязанностей. В компании «Hilton Worldwide» широко используется линейно-функциональная структура управления (структура органов управления, состоящая из: линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу и обслуживающих функциональных подразделений.)

При линейно-функциональном управлении линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю вырабатывать и принимать конкретные решения. Организационная структура представлена на рисунке 1

Рисунок 1 — Организационная структура Hilton Worldwide

Компания Hilton Worldwide предлагает отдых в отелях для людей с любым доходом. Одиннадцать брендов мирового уровня ни кого не оставят равнодушными. Рассмотрим 3 самых знаменитых.

Для любителей роскоши отлично подойдет бренд «Waldorf Astoria Hotels & Resorts». Расположенные в самых необычных и красивейших местах мира эти отели отражают неповторимую культуру и историю своих регионов, а также новые, современные мотивы богатого наследия Waldoft Astoria. Waldorf Astoria предлагает гостям исключительно комфортные условия проживания и характерное для Waldorf индивидуальное обслуживание, оставляя незабываемые впечатления.

Также существуют бренды, включающие в себя полный комплекс услуг, например, «Double Treeby Hilton», ведь все начинается с теплого печенья с кусочками шоколада — простая услуга, которая создает особую атмосферу на весь период пребывания в отеле в Double Treeby Hilton понимают, что небольшие услуги порой могут означать очень много. Такие услуги и удобства, как кровать с системой Sweet Dreams, бодрящий завтрак «шведский стол» Wake-up Double Tree Breakfast, а также просторный тренажерный зал заставят любого путешественника вновь почувствовать себя человеком.

«Hilton Garden Inn» — это сеть высококлассных, но доступных по ценам отелей, отмеченных различными наградами, которая предоставляет современным путешественникам с напряженным графиком все необходимое, чтобы за время поездки они смогли успеть как можно больше.

В своей работе я буду рассматривать бренд Hilton GardenInn

1.2 Описание услуг Hilton Garden Inn

Процесс бронирования Hilton Garden Inn состоит из следующих этапов:

· Заявка С заявки начинается процесс сотрудничества клиента и гостиницы. Каждая заявка на бронирование регистрируется отделом бронирования. В заявке клиент сообщает фамилию, имя, отчество, контактный телефон, дату прибытия и дату отъезда, категорию и количество желаемых номеров.

· Определение номеров для бронирования После получения заказа осуществляется анализ номерного фонда. Этот этап особенно важен для имиджа и эффективности функционирования отеля. Тщательный анализ заказа номерного фонда необходим для избежания приема предварительных заказов на количество номеров превышающих количество свободных.

· Регистрация заказа После поступления заявки и проверки наличия номеров в отеле, сотрудник осуществляет учетную запись. Далее сотрудник заносит информацию о клиенте: ФИО клиента, контактный телефон, код категории номера, наличиеоплаты и дополнительных услуг. Данная информация может стать основой построения индивидуального подхода в обслуживании клиента и проверки его платежеспособности. После внесения необходимой информации, отдел бронирования присваивает клиенту его код для подтверждения бронирования.

· Подтверждение бронирования В технологии бронирования этап подтверждения согласовывает готовность отеля предоставить услуги по размещению, а клиенту подтвердить намерения воспользоваться его услугами. Бронирование подтверждается специальным сообщением, направленного отелем клиенту.

1.3 Теоретическое описание баз данных Hilton Garden Inn

Необходимо создать таблицы: Клиент, Номерной фонд, Типы номеров, Заказы.

В базе данных содержатся сведения о клиентах в таблице «Клиент» (Рисунок 2), которая создается при помощи конструктора, куда заносятся следующие данные:

· Код клиента (ключевое поле, тип данных — счетчик).

· ФИО клиента (тип данных — текстовый, размер поля — 255).

· Контактный телефон (тип данных — числовой).

Рисунок 2 — Таблица «Клиент»

Для удобного поиска клиента по фамилии в дальнейшем использовании, разобьем колонну «ФИО» на 3 колонны: «Фамилия», «Имя», «Отчество» при помощи языка программирования SQL. Для этого удалим колонну «ФИО» с помощью следующего кода: ALTERTABLE Клиент DROP COLUMN ФИО TEXT (Рисунок 3)

Рисунок 3 — Удаление колонны «ФИО»

Поочередно добавим в таблицу колонны «Фамилия», «Имя», «Отчество» с помощью следующего кода: ALTERTABLE КлиентADDCOLUMNФамилия/Имя/Отчество TEXT (Рисунок 4)

Рисунок 4 — Создание колонн: Фамилия, Имя, Отчество

В таблице «Номерной фонд» (Рисунок 5) содержатся данные о категориях номеров:

· Код номера (ключевое поле, тип данных — счетчик).

· Код категории номера (тип данных — числовой).

· Состояние (тип данных — логический).

Рисунок 5 — Таблица «Номерной фонд»

В таблице «Типы номеров» (Рисунок 6) хранятся следующие данные :

· Код категории номера (ключевое поле, тип данных — счетчик).

· Название (тип данных — текстовый, размер поля — 255).

· Цена (тип данных — числовой).

Рисунок 6 — Таблица «Типы номеров»

Последняя таблица — Заказы (Рисунок 7). Данная таблица будет являться связующей. Ключевых полей в ней не будет. Для заполнения таблицы используем «Мастер подстановок». В таблицу «Заказы» вводятся следующие данные:

· Код заказа (тип данных — счетчик).

· Код клиента (тип данных — числовой).

· Код номера (тип данных — числовой).

· Дата заезда (тип данных — дата/время).

· Дата выезда (тип данных — дата/время).

· Дополнительные услуги (тип данных — логический).

· Оплата (тип данных — логический).

Рисунок 7 — Таблица «Заказы»

Связи баз данных, созданные с помощью мастера подстановок представлены на рисунке 8

Рисунок 8 — Связи БД Hilton Garden Inn

В результате создана связь типа 1: М, т. е. одной записи в таблице «Клиент» может соответствовать несколько записей в таблице «Заказы»

Для более удобной работы с БД необходимо создать стартовую форму. Форму целесообразно создавать в Конструкторе форм. Для этого открываем конструктор форм и добавляем на него 3 вкладки, именуя их следующим образом: поиск, ввод данных, отчеты (Рисунок 9)

Рисунок 9 — Добавление вкладок для создания стартовой формы Далее оформляем вкладку «Отчеты»: поместим надпись «Клиенты» и расположим кнопку (Рисунок 10)

Рисунок 10 — Оформление вкладки «Отчеты»

Теперь сотрудники имеют доступ к отчетам (Рисунок 11)

Рисунок 11 — Результат создания вкладки «Отчеты»

Аналогично оформим вкладку «Поиск», только расположим кнопку «Быстрый поиск клиента по фамилии» (Рисунок 12)

Рисунок 12 — Результат создания вкладки «Поиск»

Последнюю вкладку «Ввод данных» оформим без использования мастера (Рисунок 13)

Рисунок 13 — Оформление вкладки «Ввод данных» без использования мастера Для этого необходимо создать макрос для вкладки «Ввод данных» (Рисунок 14).

Рисунок 14 — Создание макроса для вкладки «Ввод данных»

Теперь сотрудники могут вводить новые данные о заказах (Рисунок 15)

Рисунок 15 — Результат оформления вкладки «Ввод данных»

Также в БД необходимо создать запрос «Быстрый поиск клиента по фамилии». Для этого используем конструктор запросов, добавим необходимую информацию о клиентах, которую мы хотим видеть при быстром поиске: код клиента, Фамилия, Имя, Отчество, Название категории номера, Дата заезда и выезда, наличие дополнительных услуг и оплаты. Поставим условие отбора «Фамилия» (Рисунок 16).

Рисунок 16 — Создание запроса на быстрый поиск клиента по фамилии

Теперь при запуске запроса «Быстрый поиск клиента по фамилии», БД запрашивает фамилию клиента (Рисунок 17)

Рисунок 17 — Результат запроса «Быстрый поиск по фамилии»

При вводе фамилии будет выводиться необходимая информация о клиенте (Рисунок 18)

Рисунок 18 — Результат запроса «Быстрый поиск по фамилии»

Для удобного заполнения таблиц при поступлении заказа создадим форму при помощи мастера построения форм, которая будет называться «Клиент». Для этого необходимо создать запрос на форму (Рисунок 19),

Рисунок 19 — Создание запроса на форму «Новый заказ»

Выбрать поля, которые будут отображаться в форме (Рисунок 20),

Рисунок 20 — Выбор полей для формы Выбрать вид для представления данных и дизайн (Рисунок 21).

Рисунок 21 — Выбор вида представления данных Теперь можно беспрепятственно просматривать информацию о клиентах и вводить новую (Рисунок 22).

Рисунок 22 — Форма «Клиент»

Также можно создать запрос о свободных номерах, который назовем «Состояние номеров». Запрос «Состояние номеров» предназначен для того, чтобы предоставить клиенту выбор категории номера, если он не решил, в какой номер будет заезжать. Для этого при помощи конструктора запросов создадим запрос «Состояние номеров», куда занесем всю необходимую информацию о номерах: код номера, код категории номера, название, состояние, цена (Рисунок 23).

Рисунок 23 — Создание запроса на состояние номеров Теперь у нас есть свободный доступ ко всем номерам и их состояниям на данный момент (Рисунок 24).

Рисунок 24 — Результат запроса «Состояние номеров»

Для ежегодной отчетности о принятых заказах создадим отчет на основе запроса «Запрос на заказы клиентов». Отчет будем создавать с помощью мастера отчетов, который будет носить название «Клиент». Для этого запустим мастер создания отчетов и выберем источник информации для полей и поля для отчета (Рисунок 25).

Рисунок 25 — Создание отчета «Клиент»

Теперь отчет можно распечатать и предоставить начальству (Рисунок 26).

Рисунок 26 — Результат создания отчета «Клиент»

В данном разделе созданы и заполнены таблицы Клиент, Номерной фонд, Типы номеров и Заказы. Для удобного использования персоналом создана стартовая форма, которая запускается автоматически при открытии БД. В стартовую форму занесены запросы: всех клиентов, быстрого поиска клиента по фамилии и отчет по всем клиентам.

1.4 Тестовый пример В этом разделе представлен тестовый пример заполнения таблиц БД для Hilton Garden Inn. На рисунке 27 представлен пример заполнения таблицы «Клиент»

Рисунок 27 — Заполнение таблицы «Клиент»

Заполненная таблица «Номерной фонд», используемая для проверки состояния номеров на данный момент представлена на рисунке 28.

Рисунок 28 — Проверка состояния номеров

Таблица «Заказы» (Рисунок 29), где выставляется код клиента, код номера, дата заезда и выезда, дополнительные услуги и наличие оплаты заполнена в самом конце, потому что она имеет собирательные данные о заказах.

Рисунок 29 — Заполнение таблицы «Заказы»

В разработанной базе данных имеется 4 таблицы, данные в которых были занесены вручную. Также была создана стартовая форма, для облегчения ввода данных, новые данные возможно также внести через нее.

2. Системы бронирования

2.1 Описание системы бронирования В мире действует множество систем бронирования, но для такого крупного предприятия как Hilton недостаточно просто системы бронирования. Поэтому в работе представлен системный комплекс Алеан.

Системный комплекс Алеан — компьютерная система бронирования нового поколения, построенная на новейших технологиях Интернет, позволяющая в любое время дня и ночи получать самую точную информацию о свободных местах в гостиницах и санаториях. Она также очень полезна для туристических агенств, т.к. здесь содержится информация с фотографиями около 900 объектов размещения, так и для самих объектов размещения, т. е. гостиниц, пансионатов, турбаз и т. п.

Системный комплекс Алеан состоит из информационно-поисковой системы и системы бронирования и продаж. Информационно-поисковая система — это подробное иллюстрированное описание стран, регионов и свыше 600 объектов размещения. Система бронирования и продаж — это инструмент управления деятельность предприятия, ведение финансового учета, полная автоматизация процесса купли-продажи, сопряжение с любыми корпоративными системами управления.

Системный комплекс Алеан предлагает объектам размещения:

· отсутствие необходимости квотирования мест или услуг между партнерами;

· управление процессом продаж со своими постоянными партнерами;

· контроль за динамикой реализации и бронированием мест;

· возможность оперативных изменений предоставляемых услуг (тарифов, инфраструктуры и т. д.);

· бронирование и продажа дополнительных услуг;

· готовую сеть сбыта из турагентств и туроператоров в 26 городах России;

· расширение рынка реализации услуг и развитие агентской сети;

· расширенная рекламная компания и бесплатное участие в различных выставках.

Существует две формы сотрудничества с компанией Алеан. Первая, подразумевает размещение информации о гостинице в рекламно-информационном каталоге, расположенном на сервере в разделе «Справочник». Внесение объекта в каталог — бесплатное. Вторая, внесение гостиницы в Глобальную компьютерную систему бронирования и продаж. Для этого необходимо заключить договор на комиссию и предоставить информацию о самой гостинице, ценах и фотографии. Внесение объекта с систему бронирования — бесплатно.

2.2 Внедрение системы бронирования в Hilton Garden Inn

В данном разделе представлен процесс внедрения системы бронирования Алеан в предприятие Hilton Garden Inn, описание которого представлено в пункте 1.1. Внедрение происходит в 5 этапов, созданных в MS Project и представленных в виде диаграммы Ганта (Рисунок 30)

Рисунок 30 — Внедрение системы бронирования

Цель внедрения данной системы бронирования заключается в том, что подключение к ней Hilton Garden Inn сразу повысит продажи, минуя телефонную и бумажную волокиту. Кроме того, это прекрасный инструмент мониторинга рынка, возможность менять во время цены, увеличивать или уменьшать количество выставляемых номеров на продажу.

Этапы внедрения системы бронирования «Алеана» в Hilton Garden Inn:

1 Анализ Во время данного этапа президенты подразделений с исполнительными вице-президентами анализируют систему бронирования, производят подготовку предложений, согласовывают и утверждают выбранную систему бронирования с президентом и генеральным директором Hilton. Данный этап длится 5 дней.

2 Подготовительные работы На этом этапе исполнительными вице-президентами производится подготовка и заключение контракта. Также работниками отдела IT технологий в Hilton производится налаживание оборудования, после чего происходит подключение к системе бронирования и её развертывание. Все это производится бесплатно через сеть интернет. Этот этап займет 3 дня.

3 Обучение персонала Одновременно с предыдущим этапом отделом кадров проводится обучение персонала, на которое не требуется много времени, т.к. выбранная система бронирования очень легка в использовании

4 Заполнение первичными данными Руководителями отдела производится заполнение системы бронирования первичными данными о сотрудниках и номерах, на что отводится 2 дня.

5 Эксплуатация На данном этапе осуществляется полный переход на данную систему бронирования, длительность данного этапа 2 дня Рассмотренная система бронирования Алеан прекрасно подходит Hilton Garden Inn, т.к. она объединяет в единое целое клиентов, туроператоров, тур агентов, объекты размещения и др. поставщиков услуг (авиа и ж/д билеты, трансферты, экскурсии и т. д.).

отель бронирование номер алеан

Заключение

В контрольно-курсовой работе изучена база данных для предприятия «Hilton Garden Inn». Назначение разработки заключается в обеспечении удобной работы сотрудников предприятия и повышении производительности. Вся информация, касающаяся работы предприятия хранится в БД, следовательно, нельзя недооценить её значимость.

Также была рассмотрена глобальная система бронирования Алеан, которая облегчит и автоматизирует работу отеля. Внедрение данной системы в предприятие разработано с помощью MS Project.

1 Портфолио брендов Hilton Worldwide

2 Номера Hilton Garden Inn Krasnodar

3 Исполнительный комитет Hilton Worldwide

4 Технология бронирования номеров в гостиницах

5 Автоматизированные системы бронирования