Разработка шаблона товарно-транспортной накладной средствами Microsoft Excel

Информационные технологии широко вошли в нашу жизнь и затронули все сферы деятельности, включая бухгалтерские системы, для которых характерной особенностью является использование специализированных программ, сочетающих в себе функции текстовых и табличных редакторов, электронных таблиц и систем управления базами данных. Все вышеперечисленные программы предназначены для автоматизации подготовки первичных бухгалтерских документов предприятия и их учета, для ведения счетов плана бухгалтерского учета, а также для автоматической подготовки регулярных отчетов по итогам производственной, хозяйственной и финансовой деятельности в форме, принятой для предоставления в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистического учета и другие.

Примером такого документа служит товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).

Предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций-владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации-владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация-владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику автотранспорта, а четвертый — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:

первый и второй экземпляры передаются организации-владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации-владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;

третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

После получения продукции заказчик должен произвести оплату, которая оформляется платежным поручением, выписанным на основании товарно-транспортной накладной. Общая часть платежного поручения включает номера товарно-транспортной накладной и платежного поручения, и дату оплаты. Спецификация включает вид и количество оплачиваемой продукции.

Конечно же, учет удобнее всего вести с помощью какой-либо специализированной программы, например, базы данных 1С: Предприятие. Но данная программа доступна не каждому пользователю, в силу достаточно дорогой цены за её лицензию, обновления документов, установку и т. д. Также отталкивает сложность в работе данной программы, чего нельзя сказать о текстовом процессоре Microsoft Excel. Бесспорно, что он ни один текстовый процессор не может заменить базу данных.

Тем не менее, Microsoft Office Excel 2003 содержит достаточный ряд функций, позволяющих не просто набирать и форматировать текст, но и составлять таблицы и даже выполнять вычисления в таблицах, например, вычисление итоговой суммы для подведения итогов.

Все вышеперечисленные функции текстового процессора мы применим для создания шаблона товарно-транспортной накладной.

1. Предметная область автоматизации

1.1 Описание предметной области и функции решаемой задачи

Ввод информации на рабочий лист.

Данные в программе Excel всегда вносят в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами.

Выбор ячеек.

В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек. Для того чтобы произвести такую операцию, нужные ячейки необходимо выбрать. Выбранная группа ячеек выделяется на экране: их содержимое отображается белым цветом на чёрном фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой.

Проще всего выбрать прямоугольную область, то есть ячейки, попадающие в определённую область столбцов и строк. Для этого надо перевести указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать кнопку мыши и, не отпуская её, протянуть указатель в противоположный угол области. После отпускания кнопки мыши все ячейки в прямоугольнике выделяются инвертированным цветом. Цвет первой ячейки остаётся неинвертированным, чтобы показать, что она является текущей. Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон.

Для выбора целых столбцов или строк можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области.

Щелчок на кнопке в левом верхнем углу рабочей области позволяет выбрать весь рабочий лист целиком.

Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приёмом можно создавать даже несвязанные диапазоны.

В шаблоне Excel ввод текста производится в незащищенные ячейки.

Выбрать нужную ячейку, ввести текст, число или формулу. Нажать любую из клавиш перемещения по листу, например, клавишу со стрелкой или Enter, чтобы перейти к следующей ячейке.

В Excel защита ставиться так: следует выделить ячейки которые не надо защищать. Делается это с помощью меню Сервис>Защита>Разрешить изменение диапазона>Создать. После этого ставим защиту всего листа. Документы были сохранены как шаблоны и получили расширение.xlt.

Если подготавливается таблица для неопытных пользователей, есть смысл защитить все ячейки, данные в которых не должны изменятся (ячейки с константами, заголовки таблиц, строк и столбцов, ячейки с формулами).

На самом деле все ячейки изначально защищены, только эта защита не активизирована. Поэтому работать необходимо как раз теми ячейками, в которые в дальнейшем предполагается вводить данные. Надо выделить такие ячейки (если ячейка одна, сделать ее активной) и выбрать опцию Ячейки пункта меню Формат. Другой вариант — опция Формат ячеек контекстного меню. В появившемся диалоге необходимо перейти на вкладку Защита и сбросить флажок Защищаемая ячейка.

Теперь необходимо активизировать защиту. Выберите опцию Защита пункта меню Сервис, а в дополнительном меню-опцию Защитить лист. В появившемся диалоговом окне установите все флажки и щелкните по кнопке [ОК].

При необходимости вы можете задать Пароль на снятие защиты.

Снять активизацию защиты можно, выбрав опцию Защита пункта меню Сервис, а в появившемся дополнительном меню-опцию Снять защиту листа. Она заменит находившуюся там ранее команду Защитить лист.

1.2 Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи

Проанализирована печатная унифицированная форма товарно-транспортной накладной № 1-Т;

Литературные источники по бухгалтерскому учету в сети Internet;

Описание конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» 1С: Предприятие 7.7.;

Знакомство со справочными системами Microsoft Windows и Microsoft Excel.

2. Постановка задачи

2.1 Сущность задачи

Для оформления товарно-транспортной накладной необходимо обязательно заполнить реквизиты документа по обоим его разделам.

Таким образом, при автоматизации документа время на его внесение значительно сокращается.

2.2 Описание входной информации

Документ предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Из документа формируется печатная форма, которую и необходимо заполнить бухгалтеру вручную.

2.3 Описание выходной информации

Поскольку при создании шаблона в Microsoft Excel используется в основном таблица, то все данные будут вноситься в ячейки. Таким образом, для того, чтобы облегчить внесение данных необходимо применить формулы, а также функции копирования содержимого ячеек, например, для подведения итогов.

Таким образом, в эти ячейки числовые данные вносить не следует — они появятся автоматически.

3. Выбор программного обеспечения

Задача по созданию шаблона была реализована с помощью редактора Microsoft Excel 2003.

Совокупность удачных стилевых настроек форматирования сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть — это шаблоны.

Microsoft Excel — мощный табличный процессор, предназначенный для выполнения различных расчетов, составление ведомостей, отчетов и прочих документов, где нужно оперировать с цифрами. Это достаточно сложная программа. Кроме работы с таблицами Microsoft Excel позволяет оформлять графически данные электронной таблицы, сортировать данные, осуществлять поиск, выполнять расчеты по различным формулам. А также он поддерживает многие возможности других программ Microsoft Office, например, он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира, автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта. Microsoft Excel позволяет работать одновременно с несколькими рабочими листами, а вся электронная книга называется рабочей книгой.

Автоматизация

Многие таблицы могут содержать в ячейках одни и те же данные. Уже по первой букве программа «догадывается», что хочет ввести пользователь.

Чтобы автоматизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных подчиненных несложному закону изменения, надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить её.

После этого установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Это — маркер заполнения. Указатель мыши примет форму крестика.

Перетаскивание маркера заполнения позволяет размножить содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу.

Создание и использование простых формул Электронные таблицы позволяют организовывать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели ячейках таблицы используют формулы.

Программа Excel рассматривает содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства. Тем самым, чтобы начать ввод формулы в ячейку, достаточно нажать клавишу «=». Под формулой понимается всего лишь набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединенных знаками математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле её имя. Это можно сделать вручную, или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы.

По окончании ввода формула в таблице не отображается. Вместо неё в ячейке размещается вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул.

Абсолютные и относительные адреса ячеек У каждой ячейки есть свой адрес. Он однозначно определяется номерами столбца и строки, т. е. именем ячейки. В формулах может быть использовано четыре вида записи адреса ячейки.

А1

$A1

A$ 1

$A$ 1

Знак $ обозначает абсолютную адресацию, без этого знака адрес считается относительным. При абсолютной адресации адрес ячейки не изменяется, если над ячейкой производятся операции копирования и перемещения. При относительной адресации адрес ячейки подвержен изменению.

Сортировка данных Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных, то есть их упорядочение. Данные (числа, текст, даты) в электронных таблицах можно сортировать по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию данные выстраиваются в следующем порядке:

Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

Текст сортируется в следующем порядке: числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит;

Пустые ячейки всегда помещаются в конце списка.

Для сортировки строк таблицы необходимо выбрать столбец, данные которого будут упорядочиваться, после сортировки изменяется порядок следования строк, но сохраняется их целостность.

Можно проводить вложенные сортировки, то есть сортировать данные последовательно по нескольким столбцам. При вложенной сортировке строки, имеющие одинаковые значения в ячейках первого столбца, будут упорядочены по значениям в ячейках второго столбца, а строки, имеющие одинаковые значения, во втором столбце будут упорядочены по значениям третьего столбца.

Поиск данных В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствии с заданными условиями. Такие условия называются ФИЛЬТРОМ. В результате поиска будут найдены строки, удовлетворяющие заданному фильтру.

Условия задаются с помощью операций сравнения. Для числовых данных это операции РАВНО (знак =), МЕНЬШЕ (знак <), БОЛЬШЕ (знак >) (МЕНЬШЕ ИЛИ РАВНО (знак <=), и БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО (знак >=). Для задания условия необходимо выбирать операцию сравнения и вводить число.

Для текстовых данных возможны операции сравнения РАВНО, НАЧИНАЕТСЯ С (сравниваются первые символы), ЗАКАНЧИВАЕТСЯ НА (сравниваются последние символы), СОДЕРЖИТ (сравниваются символы в любой части текста). Для задания условия необходимо выбрать операцию сравнения и задать последовательность символов.

Можно осуществлять поиск данных, вводя условия поиска для нескольких столбцов. В этом случае фильтр будет содержать несколько условий, которые будут выполнятся одновременно.

Условная функция и логические выражения Условная функция. Общий вид условной функции следующий:

ЕСЛИ (<�условие>,<�выражение 1>,<�выражение 2>)

Условие — это логическое выражение, которое может принимать значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. <�выражение 1> и <�выражение 2> могут быть числами, формулами или текстами.

Условная функция, записанная в ячейку таблицы, выполняется так: если условие истинно, то значение данной ячейки определит <�выражение 1>, в противном случае <�выражение 2>.

Логические выражения. Логические выражения строятся с помощью операции отношения (<, >, < = (меньше или равно), > = (больше или равно), =, < > (не равно)) и логических операций (логическое И, логическое ИЛИ, логическое отрицание НЕ). Результатом вычисления логического выражения являются логические величины ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Существуют особенности записи логических операций в табличных процессорах: сначала записывается имя логической операции (И, ИЛИ, НЕ), а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды.

4. Технология решения задачи

Для создания нового шаблона документа в Excel выполнить следующие действия.

1. Создать новую таблицу в редакторе Excel:

транспортный товарный накладная еxcel

Рис. 1

Внести в книгу необходимые изменения и дополнения, чтобы она отвечала требованиям для шаблона документа:

Рис. 2

3. Выполнить команду Файл>Сохранить как, чтобы открыть окно Сохранение документа.

4. В поле Тип файла выберите из раскрывающегося списка вариант Шаблон. При этом в поле Папка будет автоматически установлена системная папка Шаблоны.

5.Ввести имя нового шаблона в поле Имя шаблона и нажать кнопку Сохранить:

Рис. 3

После этого созданный шаблон появиться на вкладке Общие окна Шаблоны, и его можно будет использовать для создания новых документов.

Заключение

Общее название программных средств, предназначенных для создания, работы с таблицами и расчетными данными — табличные процессоры. Одним из самых известных и мощных табличных процессоров является Excel фирмы Microsoft, входящий в состав интегрированной среды Microsoft Office. Им пользуются как профессионалы, так и начинающие пользователи для работы с числовой информацией. Одной из граней профессиональной компетентности современного специалиста является владение им информационной технологией работы в среде табличного процессора Excel.

В ходе изучения литературы, справочных систем Microsoft Windows и Microsoft Excel 2003, анализа печатной формы товарно-транспортной накладной получен шаблон товарно-транспортной накладной, позволяющий вносить данные, заполненные подотчетным лицом, вычислять итоговые суммы. Все заполненные документы можно сохранять непосредственно на жестком диске компьютера в определенном каталоге, при необходимости к которым можно обращаться.

Созданный шаблон занимает 36 кБайт информационного пространства, данный файл можно внедрить непосредственно в систему Microsoft Office, сохраняя его в подкаталоге /Microsoft/Шаблоны, либо в каком либо другом каталоге. Поскольку данный файл создан в приложении Microsoft Office 2003, то возможна работа с данным файлом-шаблоном и в других, более поздних версиях Microsoft Office, например Office 2007.

В каком бы каталоге ни находился чистый бланк товарно-транспортной накладной, при заполнении его данными, сохранять файл необходимо под другим именем, для того, чтобы всегда оставался чистый бланк. Заполнять данные в таблице необходимо используя стрелки-курсоры, поскольку результаты работы с клавиатурой быстрее работы с мышью в несколько раз.

Библиографический список

2. Макарова Н. В. Информатика. Практикум по информационным технологиям: базовый курс. — Питер, 2006. — 288 с.

3. Информатика и ИКТ. Задачник по моделированию. Базовый уровень/ Под ред. проф. Н. В. Макаровой. — Питер, 2007. — 192 с.

4. Информатика. Базовый курс. 2-е издание / Под ред. С. В. Симоновича. — СПб.: Питер, 2006. — 640 с.

5. Описание конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных учреждений». 1С: предприятие, 2006, 730 с.

6. Угринович Н. Д. Информатика и информационные технологии. Учебное пособие. М: Лаборатория знаний, 2005. — 511с.

7. Учебные проекты с использование Microsoft Office: Учебное пособие. — 2-е изд. — М.:БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. — 230 с.