В данной работе мы рассмотрим основные особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению. Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .
Как следует из ст. 1 указанного закона, он предназначен для регулирования отношений «в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности». Таким образом, в процессе обращения с документами, подлежащими архивному хранению, соответствующими положениями нового закона отныне обязаны руководствоваться руководители государственных, муниципальных и частных предприятий (учреждений) и организаций (в том числе общественных). Поясним, что к архивным документам федеральный закон относит материальные носители (бумажные и иные) с зафиксированной на них информацией, имеющие реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и подлежащие «хранению в силу значимости_ для граждан, общества и государства» .
Хранение указанных документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Хорошо организованный архив имеет следующие характеристики:
быстрый доступ к необходимым документам;
доступ к документам имеют только те сотрудники, которым они необходимы. Есть возможность фиксации попыток несанкционированного доступа;
никто кроме вас (или известного вам ограниченного круга сотрудников) не может внести в документ изменения.
Цель данной работы рассмотреть основные аспекты архивного хранения документов и порядка их использования. С учетом специфики заданной темы структура работы позволяет последовательно осветить общие положения об архиве организации, его комплектование, экспертизу ценности архивных документов, обеспечение сохранности документов в архиве, и их учет.
