Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации
Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Российского государственного архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге считается 1801 год. Здесь… Читать ещё >
Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетия, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. 9].
Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х годов XX века и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое влияние.
Классификация архивных документов и дел в Государственном архивном фонде СССР. До 1991 года документов и дел в ГАФ СССР осуществлялась по следующим признакам:
принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);
принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;
принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, регионам);
принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);
способу и технике закрепления информации.
Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных принципов. Принадлежность документов к историческим эпохам. Этот признак организации документов по архивам обусловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается в составе архивных фондов.
Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документам общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота СССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.
К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.
К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения. На практике этот принцип классификации документов реализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения — центральные архивы республик; для хранения документов местного значения — краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.
Принадлежность документов к административно-территориальным единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.
Однако на практике осуществить разделение материалов по административно-территориальным единицам не совсем просто, поскольку в административно-территориальном делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единице). В истории архивного дела использовались оба подхода.
Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве. В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления.
Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении ГАФ в период 1918;1929 годов, когда все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов. Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.
Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т. е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т. е. по тематическим рубрикам.
Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.
Способ и техника закрепления информации. Этот признак классификации документов предполагает создание архивов кинофотофоновидеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фотодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда. 8].
Классификации архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х годов XX века, после распада СССР, возникло новое государство — Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности. 17].
Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Однако изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда РФ, которая осуществляется теперь по следующим признакам:
по формам собственности:
архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;
архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;
архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;
по видам носителей, способам и технике закрепления информации:
архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные документы);
по срокам хранения:
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;
архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.
Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Российского государственного архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге считается 1801 год. Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма и капитализма. Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы Межевого ведомства, охватывающие период с середины XVIII века до XX века. С другой стороны, в РГИА хранится фонд Синода (1721−1918 годы). Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы до 1801 года отправлены в Москву, а после 1801 года — в Санкт-Петербург. Однако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище.
Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в Федеральном законе РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». 16].
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:
государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующий на территории РФ;
государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархива);
юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).
Для документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.
Постоянное хранение — это бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.
Временное хранение — это хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Росархива (Федеральная архивная служба России), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.
Хранение в собственности государства — это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т. д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива (Федеральная архивная служба России), государственного музея и библиотеки. Этим основанием, скорее всего, может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников». Депозитарное хранение документов — это временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату. Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение — государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ.