Проверка правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

В ООО «ТРИВИУМ» форма бухгалтерского учетаавтоматизированная. Применяется программа автоматизации бухгалтерского учета «1С: Предприятие 7.7». Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИВИУМ» ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Согласно рабочему плану счетов, разработанному в организации к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами открыты следующие субсчета:

• 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)»
• 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

по дебету по кредиту. Сальдо по счету 71 на начало периода — это остаток долга подотчетного лица на начало периода Остаток дебетовый — выдача денег подотчетному лицу. Остаток кредитовый — списание с подотчетного лица. Сальдо дебетовый на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода. Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. Сальдо по счету отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода [8, c.322].

Данные машинограммы служат регистрами аналитического и синтетического учета подотчетных сумм по каждому подотчетному лицу в разрезе командировочных расходов.

Основанием для заполнения регистров служат авансовые отчеты на израсходованные суммы. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем организации.

Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.

Следует проверять правильность подсчета и выведения сальдо в тех регистрах, в которых ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, и провести их сверку с записями в учетных регистрах бухгалтерского учета. Необходимо также проверить правильность отражения расчетов с подотчетными лицами в балансе организации.

Регистром аналитического учета для отражения операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИВИУМ» является машинограмма «Карточка счета 71» (приложение М). Регистром синтетического учета — «Анализ счета 71» (приложение И).

Проведем проверку правильности корреспонденции счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИВИУМ» в таблице 2.3.

Таблица 2.3.

Ведомость проверки правильности корреспонденции счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИВИУМ».

Далее проверим соответствии оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами в регистрах синтетического и аналитического учета по данным приложений Н, И в таблице 2.4.

Таблица 2.4.

Проверка соответствия оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в регистрах синтетического и аналитического учета в ООО «ТРИВИУМ».

Таким образом, в результате аудита обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в регистрах синтетического и аналитического учета соответствуют.