Методика проведения аудита товарно-материальных запасов
На ТОО «Гелиос» тщательно и постоянно контролируется ввоз и вывоз материальных ценностей, а именно: соблюдения установленного порядка оформления и регистрации пропусков работниками охраны, своевременности возврата ими в бухгалтерию использованных пропусков, проверяются книги регистрации, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, выполнения других условий. На ТОО «Гелиос» важную роль… Читать ещё >
Методика проведения аудита товарно-материальных запасов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Проверка состояния складского хозяйства и обеспечение сохранности товарно-материальных запасов
При обследовании складского хозяйства отделу внутреннего аудита необходимо обратить внимание на:
состояние и правильное использование складских помещений и измерительных приборов;
эффективность работы контрольно-пропускного пункта;
наличие пожарной и охранной сигнализации;
соблюдение установленных правил приемки, отпуска и хранения материальных ценностей;
подбор и расстановку материально ответственных лиц, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, наличие залежалых, некомплектных и испорченных материалов;
правильность оформления приходных и расходных документов, ведения складского учета и составления отчетности.
Обследование складов и мест хранения материальных ценностей проводится с целью выяснения их пригодности для использования по назначению, соблюдения правил хранения ценностей и противопожарной безопасности, наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и т. д.
Важным условием предупреждения хищений материальных ценностей, является правильная организация пропускной системы на территории их хранения.
На ТОО «Гелиос» тщательно и постоянно контролируется ввоз и вывоз материальных ценностей, а именно: соблюдения установленного порядка оформления и регистрации пропусков работниками охраны, своевременности возврата ими в бухгалтерию использованных пропусков, проверяются книги регистрации, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, выполнения других условий.
На предприятиях могут встречаться разные нарушения: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанные лицами, не имеющими на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т. д.
При появлении нарушителей и злоупотреблений в производственной деятельности цехов (неполном оприходовании производственной продукции, приписках, хищениях, искажениях в учете) пропуска используются в качестве источника контроля. Данные пропусков сопоставляются с фактическим количеством, ассортиментом, качеством и стоимостью вывезенных материальных ценностей, отраженных в счетах-фактурах, приказах-фактурах, приказах-накладных, спецификациях, ярлыках и других сопроводительных документах.
На ТОО «Гелиос» важную роль в обеспечении сохранности имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, имеющие судимость за растраты, уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления, не оправдавшие доверия на прежних работах.
В процессе аудита складского хозяйства особое место отводится проверке материально-ответственных лиц. Кладовщика принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером предприятия.
От занимаемой должности он может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия. Прежде чем приступить к исполнению служебных обязанностей, материально ответственные лица обязаны изучить правила приемки ценностей и документального оформления операций по их приемке и отпуску, а также ведению учета в местах хранения. Материально ответственные лица должны быть ознакомлены с должностными инструкциями, в которых определены обязанности и права работников, порядок приема и отпуска ценностей, их документального оформления, ведения количественного учета, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию.
При злоупотреблениях, неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада можно их обнаружить. Для их выявления в процессе обследования используются данные складского учета. Когда на ТОО «Гелиос» имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных видов ценностей за определенные периоды превышает их приход. Это перерасход перекрывают за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований и сортов.
Сохранность товарно-материальных запасов зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи.
К организации работы складского хозяйства предъявляются следующие требования:
Склады предприятия должны быть специализированны, так как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения;
В соответствии с установленными правилами помещение склада должно быть оборудовано ящиками, контейнерами, стеллажами, полками, шкафами, ячейками для хранения материалов по секциям, а внутри — по группам, типои сорторазмерам;
Должен производится контроль за соответствием фактического наличия их установленным нормам запаса (лимиту).
На материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения, цену и лимит наличия материалов. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.
Все склады ТОО «Гелиос» обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные приборы периодически проходят поверку в специализированных лабораториях.
Таблица № 12.
№ п/п. | Содержание вопроса. | Содержание ответа. | Выводы. |
Имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада? | Да. | Риск хищения низок. Проверить образцы подписей этих лиц находятся на складе. | |
Разработан ли на предприятии номенклатура-ценник? | В первичных документах по движению производственных запасов указаны номенклатурные номера. | Выборочно проверить эти документы. | |
Производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству? | Да. | Проверить соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству. |
Аудитор проверяет правильность составления сличительной ведомости бухгалтерией предприятия и соответствие записей, внесенных в нее работниками бухгалтерии, бухгалтерским данным.
Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах предприятия является проверка складского учета. На предприятиях основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходов остатков («красное» сальдо) по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными карточек складского учета и бухгалтерского учета, завышении количества списываемых документов, неправильном подсчете остатков и т. д.
«Красное» сальдо свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных ценностей, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчет переходящих остатков и т. д.
Отрицательные переходящие остатки того или иного материала после очередного поступления этого вида материала временно закрываются, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.
Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могу не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо внезапно проверить все первичные документы кладовщика.
Случаи злоупотреблений и хищений, связанных с товарно-материальными запасами, могут быть представлены в таблице № 13:
Таблица № 13.
Виды злоупотреблений.
№ п/п. | Содержание вопроса. | Выводы. |
Злоупотребления допускаемые в операциях с товарно-материальными ценностями. | ||
Сокрытие фактически поступивших ТМЦ с целью их присваивания или в целях незадокументирования реализации на сторону. | ||
Фиктивное оприходование поступивших ТМЦ с целью присваивания денежных средств, предназначенных для их приобретения. | ||
Сокрытие ТМЦ, поступивших по железной дороге и другими транспортными средствами, которое может осуществляться следующими способами: | ||
Составление фиктивных актов на недостачи грузов. | Эти нарушения могут быть выявлены в результате сверки документов на не поступившие грузы с ж/д и анализа арбитража об отказе исков. | |
Учет поступающих грузов в составе материалов в пути. | ||
Переадресовка поступающих грузов на другие станции с последующим их учетом в составе утраченных. | ||
Списание грузов с баланса на основании отказа арбитража в удовлетворении исков к поставщикам и транспортным кампаниям, а также по причине истечения срока исковой давности. |
Виды хищений на складе Прямые — носят временный характер до накопления перекрывающих его излишков.
Замаскированные — фиктивные приходные или расходные накладные других мест хранения, с которыми существуют товарные отношения.
Распространенный вид злоупотреблений на складах — накопление излишков ТМЦ посредством неполного отпуска получателям. Как результат сговора получателем и дележа выручки с ним.
Выявляется:
Внезапной инвентаризацией.
Выборочной проверкой по важнейшим группам материалов.
При перемещении со склада на склад в производство:
Недостача может перекрываться суммовыми ризницами, возникающими в результате сознательных ошибок таксировке документов. При этом в обоих экземплярах операций совпадают, но количество неодинаково (со склада списывается больше, чем поступило в производство).
Ошибка в таксировке в одном экземпляре исправляется учетным работником без сверки с первым экземпляром, что ведет к не выявлению хищения.
При отгрузке и реализации:
Возможно сознательное создание недостачи с последующим отнесением взыскиваемых сумм на дебиторский счета. В дальнейшем эти суммы списываются на основание отказа арбитража в иске.
Злоупотребления выявляются:
В процессе проверки посредством анализа документов, предоставляемых одновременно покупателю и арбитражу. Привлекаются эксперты для проверки подлинности подписей и печатей.