В должностных инструкциях по мере возможности перечислены все функции каждого исполнителя. Должностные инструкции так же могут быть представлены в виде индивидуальных линейных графиков. Это строгий план работы каждого сотрудника, связанного с учетом и отчетностью, это круг обязанностей, за который он отвечает.
Комплект должностной инструкции и индивидуального графика создает как бы график работы бухгалтерии, график составления баланса.
С помощью графика не только организуется составление отчета и планирование работы работников бухгалтерии, но и планируется работа в учетный период. Это обстоятельство очень важно, поскольку в настоящее время значение текущего учета возрастает. Текущий учет обеспечивает доброкачественную справку о состоянии материальных ресурсов, расчетных отношений и т. д.
В связи с этим организация учетного процесса в учетном периоде приобретает особо важное значение. При этом нужно учитывать, что все возможные резервы времени могут быть получены только за счет этого периода.
Для разгрузки более напряженного отчетного периода нужно стремиться к завершению технической счетной работы в учетном периоде. Зачастую в конце месяца, а во многих случаях и в отчетный период, концентрируется и счетно-вычислительная и счетно-суммируемая работа.
Между тем достаточно практиковать подготовку накопительных ведомостей, суммирующих работы в 2−3 приема в течение месяца, например 10, 20 и 30(31) числа. Так освобождается значительная часть времени отчетного периода.
При составлении графиков следует стремиться к большей загрузке работников в учетный период. Приспособление синтетического и аналитического учета к нуждам составления отчетности является одним из солидных источников уплотнения работы в учетном периоде.
Организация учета по графику разрешается ряд практических вопросов:
Равномерно и строго по плану размещается учетный процесс и тем самым достигается рациональная организация текущего учета;
Рационально сочетаются учетный и отчетный периоды, уплотняется первый и максимально разгружается второй, чем обеспечивается предельное сокращение рабочего времени.
