Аудит использования материально-производственных запасов

Производственные запасы являются составной частью имущества предприятия. Они существенно влияют на финансовые результаты хозяйственной деятельности предприятия, так как занимают наибольший удельный вес в структуре затрат предприятия различных сфер деятельности.

Производственные запасы определенного ассортимента и качества являются основой и необходимым условием выполнения программы выпуска и реализации продукции, снижения себестоимости. Комплексное использование ресурсов, их рациональный расход, применение более дешевых и эффективных материалов является важнейшим направлением увеличения выпуска продукции и улучшения финансового состояния.

Нормальный ход производственной деятельности предприятия и ее результаты зависят от эффективной организации снабжения в равной мере от правильного и экономного использования материальных ресурсов.

Цели, задачи, источники информации

Целью аудиторской проверки материально — производственных запасов (МПЗ) является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям материальных ценностей «Запасы» и соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения операций с МПЗ действующим в Российской Федерации нормативным документам. Приватное отношение в этом отдается внешнему аудиту.

Основными задачами учета материалов на предприятиях являются:

• · правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
• · контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
• · контроль за использованием материалов в производстве;
• · своевременность выявления ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком;

Исходя из этих задач, аудитору необходимо проверить:

• · правильность оценки материалов в учете;
• · правильность применения первичных документов по учету материалов;
• · правильность организации работы складского хозяйства;
• · имеется ли приказ руководителя предприятия об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада (образцы подписей этих лиц должны находиться на складе);
• · разработана ли на предприятии номенклатура-ценник;
• · назначены ли приказом материально ответственные лица, заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности;
• · производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству;
• · составляются ли коммерческие акты, предъявлялись ли по ним претензии;
• · правильно ли оформлены документы по приходу и расходу материалов, их внутреннему перемещению;
• · правильно ли осуществляется бухгалтерский учет материалов в бухгалтерии предприятия;
• · правильно ли осуществляется получение, расходование, учет и хранение драгоценных металлов и драгоценных камней;
• · правильно ли осуществляется учет заготовления материалов;
• · правильно ли отражены в учете неотфактурованные поставки и материальные ценности, находящиеся в пути;
• · правильно ли отражен учет операций по реализации материалов;
• · выделяется ли в платежных документах и первичных учетных документах НДС;
• · правильно ли произведено списание материалов в случае их порчи или недостач (приняты ли меры к взысканию недостачи с виновных лиц);
• · проводилась ли на предприятии инвентаризация материальных ценностей; оформлены ли ее результаты; правильно ли отражены в учете результаты инвентаризации;
• · правильно ли отражались в учете операции с тарой;
• · правильно ли осуществляется учет товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;
• · правильно ли осуществляется учет строительных материалов открытого хранения;
• · правильно ли осуществляется учет материалов, принятых в переработку.

Информационной базой для проверки МПЗ являются: нормативные документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей (Договора поставки, Положение об учетной политике организации и др); первичные документы по оформлению операций с МПЗ (Приходные ордера, накладные, товарно-транспортные накладные, Счета-фактуры, доверенности; Акты о приемке материалов, лимитно-заборные карты, требования-накладные, накладные на отпуск материалов на сторону; Карточки учета материалов, Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей, сличительные ведомости результатов инвентаризации).

Важнейшими документами, регулирующими организацию и ведение бухгалтерского учета в России, являются:

• 1. Закон о бухгалтерском учете «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, согласно которому бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
• 2. Положения по бухгалтерскому учету: ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утверждают общий порядок учета в той или иной области бухгалтерии; ПБУ1/98 «Учетная политика организации»
• 3. План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н, применение которого является обязательным для всех предприятий и организаций России. Инструкции и методические указания, существующие для разъяснения и детализации применения нового плана счетов, а также порядка учета по конкретным вопросам.

Проведение инвентаризации Для более полного охвата аудитором хозяйственной ситуации заключается договор аудита еще до начала инвентаризации. В ходе аудиторской проверки аудитор наблюдает за процессом проведения инвентаризации и не является членом комиссии проверки.

Отсутствие объективной информации о состоянии и стоимостной оценке товарно-материальных ценностей негативно отражается на финансовом состоянии предприятия, поскольку, во-первых, администрация предприятия не имеет возможности точно планировать деятельность предприятия, во-вторых, искажаются показатели финансового состояния предприятия, и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности предприятия, в-третьих, происходит искажение сумм налогов.

До проведения инвентаризации аудитору следует запросить документы о результатах инвентаризации за прошлые периоды, проанализировать изменения в количестве и структуре запасов, обсудить с администрацией вопросы организации и проведения контрольно-инвентаризационной работы; ознакомиться с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей, а также получить информацию обо всех местах их хранения; выявить дорогостоящие объекты и методы их учета; проанализировать систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей; договориться об участии в инвентаризации компетентных специалистов и проинструктировать их.

Сроки и частота проведения инвентаризаций предусмотрены Законом о бухгалтерском учете и отчетности. При смене материально-ответственных лиц, изменении формы собственности предприятия также требуется обязательное ежегодное проведение инвентаризации в конце года, но не ранее 1 октября отчетного года.

Права аудитора при проведении инвентаризации регулируются п. 13 Временных правил аудиторской деятельности в Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации «Об аудиторской деятельности в РФ» от 22 декабря 2003 года № 2263. Следует иметь ввиду, что в обязанности аудитора не входит проведение инвентаризации, так как в Законе о бухгалтерском учете и отчетности эта обязанность возложена на руководителя предприятия.

Аудитору следует убедиться в том, что проведение инвентаризации начинают с получения последнего товарного отчета со всеми документами, а также подписи материально-ответственного лица о том, что все товарно-материальные ценности и все документы как по приходу, так и по расходу им предъявлены.

При проведении инвентаризации аудитор не должен входить в состав инвентаризационной комиссии, но наблюдая за ее работой, он следит за правильностью выполнения процедур, которые позволят правильно идентифицировать запасы, определить их количество. Аудитор проводит контрольные проверки, время от времени сверяя свои записи с записями инвентаризационной комиссии. Прежде всего он обращает внимание на дорогостоящие, устаревшие или поврежденные ценности; исследует, хранятся ли запасы третьим лицам отдельно с тем, чтобы отследить правильность их отражения в учете. На основе этого устанавливается достоверность определения остатков ценностей.

Особое внимание при проведении инвентаризации следует обращать на номера, марки, наименования товарно-материальных ценностей. Иногда при сличении номеров и марок, указанных в паспортах и данных приходных документов, обнаруживается замена нового автомобильного мотора бывшим в употреблении или дорогостоящего дешевым.

При аудите запасов и незавершенного производства их неправильное отражение непосредственно сказывается на финансовых показателях. Необходимо проверить правильность отнесения операций к данному отчетному году, для чего аудитор должен сосредоточиться на ряде моментов.