Организация документов Национального архивного фонда РК включает их классификацию и систематизацию.
Классификация — научная группировка документов по наиболее существенным признакам с целью их правильной организации и всестороннего использования.
Систематизация — физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их классификации.
Организация документов осуществляется:
- — в пределах Национального архивного фонда РК,
- — в пределах конкретного архива;
- — в пределах конкретного архивного фонда.
Организация документов — это совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации документов находится архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялось по следующим признакам:
- — принадлежность документов к историческим эпохам;
- — принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения:
- — принадлежность документов к административно-территориальным единицам;
- — принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
- — принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.
В настоящее время, в связи с изменениями, произошедшими в стране после распада СССР, организация хранения документов РК осуществляется по следующим признакам:
- — по формам собственности — государственная и частная;
- — по видам носителей, способам и технике закрепления информации — письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы;
- — по срокам хранения — постоянное хранение в государственном архиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до передачи документов в государственный архив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хранение документов в государственных архивах.
Все критерии применяются в совокупности.
