Анализ применения компьютерных технологий в ресторане

Автоматизация ресторана. Цель автоматизации — осуществление контроля товародвижения. Товар в ресторане проходит несколько этапов, начиная получением его от поставщиков заканчивая подачей в качестве блюда клиенту для эффективной работы ресторана каждый из таких этапов нуждается в наблюдении и анализе, а также в продуманной обстоятельной организации схемы работы подразделении.

В настоящее время на рынке представлено несколько программ для предприятий общественного питания, более или менее успешно выполняющих задачи по рационализации работы ресторана на каждом участке, и предлагающие различные системы организации бизнес — схемы управления рестораном. В качестве примера рассмотрим систему автоматизации ресторанного бизнеса, разработанную компанией «Рейд». Специалисты компании учли трехлетний опыт работы по автоматизации ресторанов, и создали собственную версию комплексной системы, принимая во внимание все нюансы, возникающие при использовании подобных программ, и реальные пожелания хозяев по организации работы заведения. Одной из отличительных особенностей системы является высокая масштабируемость, позволяющая с равным успехом поддерживать работу кок небольшого кафе, так и большого концептуального ресторана со многими залами или сеть ресторанов. 6.c.45.].

В схемах ресторанного бизнеса принято выделять две части — управление залом, управление складом. Отметим здесь, что подобное, исторически сложившееся разделение, для современных программных комплексов, реализующих, идею корпоративной информационной системы выглядит все более условно.

Основные принципы работы части «Сервис» предназначенной для четкой организации взаимодействия подразделений, обслуживающих клиента (зал, кухня, бар, буфет и т. п.) можно проиллюстрировать следующей схемой.

Рис. 1 Принцип работы части «Сервис»

• 1. Прием заказа у клиента.
• 2. Создание заказа в Системе.
• 3. Заказ приготовления блюд на кухне/в боре.
• 4. Отметка готовности блюд и передача их официанту.
• 5. Закрытие заказа (отправка на кассу).
• 6. Передача счета клиенту, получение денег.

Такая система помимо очевидного упорядочения работы персонала:

• — экономит большое количество времени за счет автоматизации обмена данными между подразделениям;
• — сводится к минимуму вероятность ошибок в работе персонала (например, заказ блюд, отсутствующих на кухне, путаница при обмене блюдами между кухней и залом и т. д.).
• — становится возможным жестко контролировать работу подразделений с помощью данных, предоставляемых в отчетах: марочного (отчета выхода блюд из кухни.), отчета по продажам, отчета по выручке, отчет по всем действиям пользователей системы, аналитические отчеты по лучшим/худшим продавцам, блюдам, столам;
• — программа дает возможность оперативной подготовки и быстрой замены электронного меню (например, замена дневного меню вечерним);
• — интегрированная дисконтная — кредитная система позволяет ввести гибкую систему скидок с поддержкой для каждого клиента индивидуального бюджета;
• — легко организовать специальные виды обслуживания (предоплата, бизнес-ланч, банкет и т. д.)

Система настраивается на желания пользователя как конструктор и позволяет не только построить жесткие схемы последовательности действий работников ресторана, но и оперативно менять их в соответствии с требованиями руководства.

Вторая сторона комплекса управления — программа учета товародвижения на складе, для четкого понимания успешности работы необходимо отслеживать не только прибыль, но и убытки. Программа предназначена для организации работы внутренних подразделений и позволяет проследить следующие действия:

Весь путь движения товара от прихода на склад до продажи клиенту готового блюда, через все стадии (полуфабрикаты и т. д.). Информация о продаже автоматически поступает с интеллектуальной кассы — Состояние любого подразделения (склада, кухни и т. п.).

Сколько товаров находиться, и в каком виде, сколько денег заморожено на складе.

Вовремя информировать о необходимости пополнять запас товаров и многое другое.

Такая система позволяет в любой момент иметь подробную информацию о наличии в любом из подразделений того или иного товара или блюда (включая полуфабрикаты). Грамотное использование системы позволит наладить организацию труда таким образом, чтобы избежать множества просчетов и ошибок при ведении заказов товаров, узнать о наличии товара на складе на основании сообщений компьютера, исключить ошибки в ценах и ассортиментном перечне, комплексно подойти к анализу закупок и, что немаловажно, провести анализ работы предприятия на основании сводных отчетов и других данных в наглядной форме. В принципе, такая система служит хранилищем данных, на основании которых руководитель может четко понять в каком состоянии у него каждая точка учета и почему. Существует немало интересных программных и технических средств, каждое из которых является дополнением к комплексной системе контроля и учета. 12.c.78−93.].

Рис. 2 Путь движения товара

Например, электронные весы, передающие в компьютер информацию о каждом взвешивании (можно использовать при взвешивании дорогостоящих продуктов). Отдельного подробного разговора заслуживают системы контроля и дозирования пролива крепких алкогольных напитков и пива (с калибровкой, передачей данных на компьютер в реальном времени и т. д.), а также кофейные аппараты, подключаемые к системе таким образом, что компьютер, раз решает разлив после оформления заказа.

В заключение необходимо подчеркнуть, что собираясь использовать у себя в ресторане комплексную систему автоматизации, нужно четко представлять, что внедрение подобной системы подразумевает не только технические, но и организационные мероприятия, связанные с изменением сложившегося стиля работы персонала и может потребовать дополнительных усилий. 12.c.109.].

Компьютерные системы фирмы «Инкомсофт».

Компьютерные системы в ресторане используются для следующих целей:

• 1. Учет продаж готовых блюд (кассовая программа), контроль действий персонала (программа менеджера).
• 2. Калькуляция блюд, расчет остатков на складах ресторана (программа калькуляция и склад).

З. Бухгалтерия (бухгалтерская программа).

• 4. Планирование закупок, контроль отклонений (программа управления рестораном).
• 5. Видеонаблюдение, охрана (система безопасности)
• 6. Безопасное и надежное хранение данных (программа ограничения доступа).
• 7. Управление световыми и иными электрическими приборами (генератор световых сцен).

Компьютерные системы производства различных фирм выполняют практически одинаковые функции. Рассмотрим работу систем подробнее.

1. Учет продаж готовых блюд (программа), контроль действий персонала (менеджера).

Работа на кассовой программе для ресторана обычно выглядит так: официант на кассовом терминале формирует заказ для клиента, вводит через клавиатуру или сенсорный экран заказанные блюда. На кухонных принтерах (например, на кухне и в баре) автоматически печатается чек заказа с указанием столика заказа, официанта, который сделал заказ, блюд данной кухни, входящих в заказ. По этому чеку официант получает блюда с кухни и из бара. Марочник на кухне и бармен в баре проверяет отпуск блюд. Таким образом, ограничивается недокументированное получение блюд и одновременно увеличивается скорость обслуживания.

Одновременно на одном терминале до 8 официантов и обслуживают до сотни столов. Для расчета с клиентом официант печатает счет. Если у клиента имеется дисконтная или расчетная карта официант регистрирует ее, клиенту автоматически даются скидки. Кассир принимает деньги у официанта и выдает фискальный чек.

Менеджер ресторана имеет возможность наблюдать все заказы. Обычно только менеджер подтверждает отказы, возвраты, переносы блюд между столами, продажу по свободной цене, дает скидки.

Существуют модификации данной схемы работы — с мобильными терминалом (электронной записной книжкой) официанта, с кухонным дисплеем (вместо принтера) и т. д.

По отзывам владельцев ресторанов, установивших, подобные системы улучшения контроля над продажей блюд увеличило кассовую выручку на десятки процентов.

Но установка одной лишь кассовой программы не позволяет обеспечить полный контроль над работой кухни. Для этого требуется организовать количественный учет на кухне.

2. Программа калькуляция и склад обеспечивает ведение продуктовых складов и учет расходов на производство.

Все проданные через кассу товары автоматически раскладываются на составляющие их ингредиенты, которые списываются со складов бара и кухни. Таким образом, сравнением реальных и расчетных количественных остатков позволяет обнаружить пути утечки продукции предприятия. Кроме этого, становится, виден реальный доход ресторана.

• 3. Бухгалтерская программа в ресторане обычно используется та, на которой уже умеет работать главный бухгалтер. Часто программа бухгалтерии даже не связана с программой «калькуляция и склад», в связи с малым объемом пере даваемых между ними данных.
• 4. Дополнительная программа планирования закупок (управления рестораном) обычно ставится на уже давно работающем объекте для уменьшения требуемых оборотных средств. Программа позволяет проводить планирование закупок для поддержания минимальных запасов, анализировать данные о работе ресторана для принятия решений об установке оптимального уровня цен.
• 5. Видеонаблюдение, охрана (система безопасности).

Современная компьютерная техника позволяет сделать то, что не доступно традиционным системам безопасности. Компьютерная система безопасности может вести запись фотографий всех входящих/выходящих, регистрировать приход на работу персонала, пропускать в подсобные помещения только допущенных лиц, наблюдать за работой персонала с экрана компьютера под соединившегося по телефону или по компьютерной сети, регистрировать телефонные звонки, выполнять функции охранной сигнализации с управлением по телефону.

• 6. Безопасное и надежное хранение данных (программа ограничения доступа). Для защиты конфиденциальной информации используются специальные программы, не разрешающие доступ к данным посторонним лицам.
• 7. Управление световыми и иными электрическими приборами (генератор световых сцен).

Правильно подобранные световые эффекты на дискотеке, в зале ресторана, на сцене, улучшает восприятие шоу программ, и создают качественный имидж ресторана. Генератор световых сцен позволяет записать все световые, звуковые и иные эффекты один раз, а затем управлять ими одним нажатием клавиши компьютера.

В зависимости от ваших требований можно использовать все или только часть систем. 6.c.149.].

Основное различие между компьютерными системами различных фирм-разработчиков — по надежности, по удобству работы, по системе обслуживания и по стоимости.

Выбирая компьютерную систему для ресторана, обязательно стоит поинтересоваться списком ресторанов, где она стоит — надежно работающие фирмы без колебаний выдадут вам список из нескольких десятков ресторанов. Только достаточно надежное программное обеспечение может работать на значительном удалении от разработчика.

Уточнить статистику выездов на объекты (давно работающие рестораны вызывают специалистов не реже одного раза в месяц).

Оценивать удобство работы пригласите управляющего вашего ресторана и главного бухгалтера — их оценки являются определяющими. Не обязательно слушать оценки будущих официантов и барменов, так как они видят работу ресторана только со своего узкого участка работы.

Затем следует поинтересоваться стоимостью обслуживания системы в случае какого-либо сбоя (сильный перепад напряжения в сети, обрывы кабеля, выход из строя техники). Уточните стоимость подменного фонда оборудования на период ремонта.

Какие требования должны быть к специалисту отдела автоматизации — в случае, если у вас более 5 компьютеров, скорее всего, у вас в штате появится такой специалист. Если 95% недорогих и квалифицированных специалистов знают и умеют настраивать только операционные системы фирмы Майкрософт — значит, специалист по обслуживанию компьютеров на базе иных систем обойдется значительно дороже. 12.c.12−17.].

Выбирая кассу, проверьте ее наличие в государственном реестре по вашей категории. Уточнить в налоговой инспекции, возможна ли регистрация данной кассы на вашем предприятии.

Надежность современных компьютерных касс примерно одинакова и определяется в основном, надежностью печатающего механизма. Поэтому ремонт кассы с внешним принтером обычно проходит значительно быстрее.

Нужен ли сенсорный экран? Определяется скорее дизайном вашего ресторана, чем какими-либо еще требованиями. Нужны ли мобильные терминалы официантов? Да, если у Вас имеются удаленные столики (VIP-зал, летнее кафе). Иногда 2−3 мобильных терминалов официанта экономят стоимость стационарного терминала.

Стоимость техники следует сравнивать только в пределах одного класса. Не стоит покупать дешевые бытовые компьютеры. «Начинка» техники должна быть только из качественных комплектующих. Ведь стоимость одного дня простоя ресторана значительно выше экономии на качестве.

Системы различных фирм следует сравнивать только по полной стоимости проекта — с услугами, техникой, программным обеспечением, обслуживанием на квартал и т. д.

Компьютерные системы можно покупать и устанавливать по частям. Однако проект будущей системы следует узнать заранее, и сразу проложить необходимые кабели.

Узнать, как обеспечивается безопасность хранения данных, как защитить конфиденциальные данные от постороннего взгляда, возможно ли обнаружить исправление данных в системе злоумышленником.

Следует узнать, какие расширения в системе будут реализованы в ближайшее время возможен контроль за объектом по телефонной линии. увеличение количества объектов и торговых залов. 15.c.83−85.].