Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяются учетные и информационно-поисковые базы данных.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т. д. Внутриархивные БД учетного характера повышают точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, служат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т. п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня. Реквизитами учетных баз данных, также как и в традиционных формах учета являются: архивный фонд, единица хранения, единица учета.

Информационно-поисковые базы данных предназначены для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

К примеру, в Национальном центре археографии и источниковедения действует автоматизировано-информационная база «Электронный архив», содержащая документы, выявленные в рамках Государственной программы «Культурное наследие» в научных учреждениях и архивах зарубежных стран.

Система предназначена для автоматизации учета, хранения и поиска архивных документов, а также научно-справочного аппарата. Система создана на базе программного обеспечения (СУБД) Oracle. База данных состоит из следующих разделов: справочники, каталоги, обзоры, указатели, описи и дела, указатели, отчеты и поиск. Поиск документов, зарегистрированных в системе, ведется по двум направлениям: по критериям и по полнотекстовому тексту. «Полнотекстовый поиск» настроен на работу с поиском по всем реквизитам полного перечня документов, содержащихся в системе. «Поиск по критериям» настроен на работу с поиском по определенным реквизитам определенного вида документа.

При выполнении этой работы можно осуществить следующие функции:

• — поиск данных;
• — экспорт в Excel;
• — открытие записи документа;
• — печать данных документа.

Администратор для ввода новых данных и редактирования работает в локально-вычислительной сети, исследователь (читатель) имеет доступ к информационной системе через Интернет (http://ncai.kz:8091/archapp/faces/login.jsp, пользователь: guest, пароль: гость).

Одним из важнейших направлений компьютеризации является разработка типовых баз данных по основным направлениям работы архивов (комплектование, учет, обеспечение сохранности документов, создание справочников НСА, использование). Внедрение типовых технологий обеспечивает надежность программного обеспечения за счет многократной проверки, совместимость баз данных, созданных различными учреждениями, уменьшает сроки разработки и внедрения, облегчает обучение и повышение квалификации пользователей. Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между государственными архивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. При разработке баз данных следует руководствоваться «Общим международным стандартом описания архивных документов».

Базы данных должны функционировать в локальной вычислительной сети архивного учреждения. В соответствии с порядком доступа к хранящейся информации в базах данных и возможностью выполнения различных служебных функций пользователи системы могут составлять следующие группы: исследователи (читатели); сотрудники и руководители архивов; администраторы системы. Базы данных должны регулироваться системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов.

Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов: информатизация электронный архив документ.

• — Изучение и определение информационного массива для компьютеризации.
• — Разработка технического проекта. Проект должен осуществляться фирмой разработчиком при тесном взаимодействии с сотрудниками архива.
• — Выбор программного продукта и надежность фирмы.
• — Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре необходимо предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, состав документации — сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т. п.
• — Изучение рабочих мест. Установка компьютерного оборудования.
• — Создание, установка и адаптация программы осуществляется фирмой-разработчиком на основе технического задания.
• — Сертифицирование и регистрация программного продукта.
• — Поддержка и обслуживание системы.

Выбор фирмы целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, качестве разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем. Целесообразно заключение с фирмой договора о долговременном сотрудничестве.